Utiliser Excel pour la gestion des dépenses, un risque et un coût inutiles !

The Institute of Finance and Management rapporte qu’en moyenne plus de 10% du budget d’une entreprise est consacré aux frais relatifs aux déplacements professionnels. Ce qui constitue le deuxième poste budgétaire après les salaires. Malgré le volume représenté, 80 % des entreprises avouent ne pas savoir combien leur coûte la gestion de leurs dépenses.

Sur l’ensemble des entreprises pilotant la gestion de leurs dépenses, les organisations qui ont recours à un traitement manuel (63 % des PME 38 % des grands groupes) dépensent en moyenne 26,63 $ (23,20 €) par note de frais réalisée. En revanche, les entreprises qui disposent d’un système de gestion des dépenses entièrement automatisé dépensent 6,85 $ (5,97 €) seulement par note de frais.

La différence de coûts est impressionnante ; l’utilisation d’Excel (ou d’un autre système manuel) a des impacts sous-évalués et expose les entreprises à des risques inutiles, tout en ayant un impact budgétaire non-négligeable.

Sécurité, stockage et 0 papier !

Le volume croissant de reçus relatifs aux frais professionnels alourdit la charge de travail des équipes. En outre, un fichier Excel, utilisé pour faire une note de frais, peut facilement être corrompu ou écrasé.

Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises s’appuient sur le cloud pour garantir la sécurité de leurs données ; l’approche manuelle pour la gestion des dépenses fait un peu figure de dinosaure. Un système automatisé comme Rydoo Expense vous permet de faire passer la gestion de vos frais professionnels à l’ère du cloud. En outre, Rydoo Expense vous permet de passer au 0 papier : notre solution de dématérialisation est ç valeur probante. Concrètement, Rydoo est en conformité avec les exigences législatives françaises issues des arrêtés ministériels de mars 2017 et mai 2019 : PDF horodaté, signature électronique, audit-trail et bien sûr, hébergement sécurisé dans nos serveurs pendant plus de 6 ans. En cas de contrôle URSSAF, tous vos justificatifs leur sont opposables.

Fraude

Pour une personne mal attentionnée, les fonctions visant à sécuriser un fichier Excel ne sont pas un problème. La faible sécurité et le manque de contrôles font qu’il est facile d’effectuer des changements quasiment indétectables par une équipe comptable.

Vous pensez que cela ne peut pas vous arriver ? Erreur. En moyenne, une entreprise fait l’objet de 3,8 menaces internes (des gens faisant partie de votre organisation qui essaient de lui nuire ou d’en profiter) chaque année. Vos fichiers de notes de frais sont une cible idéale. Même si vous trouvez des éléments suspects, il est difficile de prouver l’existence d’une fraude.

Erreurs de l’utilisateur

Les chercheurs de l’université d’Hawaï ont trouvé qu’environ 88 % des feuilles de calcul contenaient des erreurs. Par ailleurs, ils se sont aperçus que même en vérifiant minutieusement les données, une personne ne détectait en moyenne que 50 % de ces erreurs.

Même si votre équipe est composée d’experts en Excel, vous vous exposés statistiquement à un grand nombre d’erreurs.

Combien d’erreurs de dépenses se cachent vos feuilles de calcul ?

Rapport et analyses

Les informations contenues dans les fichiers relatifs aux notes de frais permettent l’identification de schémas de comportement et de leviers d’optimisation de coûts. Malheureusement, la plupart des entreprises ont recours à un système manuel, il leur est donc quasiment impossible d’accéder à ces données.

Excel n’est pas l’outil adéquat et sa complexité tableur est souvent source d’erreurs –  sans de l’aspect chronophage d’un tel processus… autant d’heures que vos collaborateurs pourraient plutôt consacrer à ce qui compte vraiment et crée de la valeur pour l’entreprise.

Une solution de gestion des dépenses automatisée peut facilement fournir ces informations et les bénéfices sont assez parlants ! Vous pouvez identifier quels sont les collaborateurs qui dépensent plus pour leurs déplacements car réservant à la dernière minute et ainsi travailler sur des leviers d’optimisation des coûts se chiffrant à plusieurs dizaines de milliers d’euros pour votre organisation.

Intégrations

Les données relatives aux frais professionnels remontent généralement dans plusieurs logiciels clés de l’entreprise, comme l’ERP par exemple. Importer des données depuis Excel est loin d’être une approche fiable car source de nombreuses erreurs. En effet, la feuille de calcul doit être correctement formatée pour chaque logiciel et les pré-requis diffèrent d’un système à l’autre. Dès que le formatage est modifié, le risque d’erreurs croît de façon significative.

Un système de gestion des dépenses automatisé permet de facilement exporter les données vers plusieurs logiciels d’entreprises, sans risque d’erreurs.

Temps de travail des employés

En optant pour une solution entièrement automatisée, les coûts de traitement d’une note de frais, notamment le temps qui y est consacré, sont divisés par 4 et passent ainsi de 23,20 € à 5,97 €.

Sur quelles nouvelles initiatives ou projets innovants votre équipe pourrait-elle travailler si elle était libérée de cette activité chronophage ?

Prochaines étapes

Il est facile d’automatiser, de rationaliser et de dématérialiser le process complet de gestion des dépenses avec Rydoo. Nous vous aidons à éliminer les coûts inutiles d’une gestion manuelle afin que vous puissiez vous consacrer sur ce qui compte vraiment et crée de la valeur pour l’entreprise.

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