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Remboursement des frais de déplacement professionnel : Mode d’emploi

Frais de déplacement professionnel : tout savoir sur le remboursement

Pour les besoins de son activité, une entreprise a souvent besoin d’envoyer ses collaborateurs en déplacement, au plus près des clients et des partenaires. Chaque déplacement engendre des frais, parfois considérables. Et chaque frais, des tâches administratives. Votre objectif : assurer un remboursement rapide tout en respectant les règles de l’Urssaf et de l’administration fiscale.

Définition des indemnités de déplacement

Commençons par la base. Au rayon des frais professionnels, les frais de déplacement occupent une place de choix. Ils correspondent aux dépenses engagées par un salarié en mission loin de ses bases et qui doivent lui être remboursées par son employeur sous la forme d’indemnités calculées au forfait ou au réel.

Ces indemnités de déplacement concernent :

  • Les frais de transport dont les indemnités kilométriques
  • Les frais de repas dans le cadre de petits déplacements (au terme desquels le salarié regagne son domicile)
  • Les frais de repas d’affaires
  • Les frais de grand déplacement
  • Les frais de mission à l’étranger, etc.

Rembourser les frais réels ou au forfait ?

Une entreprise peut décider d’allouer une somme déterminée à l’avance pour couvrir les frais professionnels de ses salariés. Il s’agit alors d’un montant forfaitaire et on parle d’un remboursement des frais au forfait.

Mais le plus souvent, les sociétés optent pour un remboursement des frais réels (appelé aussi remboursement au réel). Dans ce cas-là, le collaborateur en déplacement avance tous les frais, conserve les justificatifs et remplit une note de frais détaillée. Celle-ci validée par le service comptable de son entreprise, il sera remboursé de la somme exacte dépensée.

Mais pour lui comme pour l’entreprise, le remboursement des frais réels nécessite de nombreuses tâches administratives sources d’erreurs et d’embûches. Selon la fondation de la Global Business Travel Association (GBTA), le traitement d’une seule note de frais nécessite 20 minutes de temps de travail et coûterait à l’entreprise un peu plus de 50 € ! Un poids financier loin d’être négligeable.

Mais faut-il privilégier le remboursement des frais réels ou au forfait ? Difficile de trancher tant la réponse dépend des spécificités de chaque entreprise et de sa politique en matière de frais professionnels. Si l’approche forfaitaire peut simplifier la vie du salarié, en lui épargnant les notes de frais, pour l’entreprise, les deux méthodes demeurent assez chronophages et lourdes à gérer.

La réponse est sans doute à chercher du côté des nouvelles technologies. Investir dans des outils innovants de gestion des notes de frais, comme Rydoo et ses solutions Travel et Expense, permet en effet de soulager ses équipes en misant sur l’automatisation et l’optimisation des tâches, grâce, entre autres, à l’intelligence artificielle ou au machine learning. Nous y reviendrons.

Comment fonctionnent les indemnités de grand déplacement ?

Quand le remboursement au forfait est préféré, l’entreprise peut se reposer sur une grille de calcul établie par l’Urssaf : le barème des indemnités de grand déplacement

Ces allocations forfaitaires versées par l’entreprise sont exonérées de cotisations sociales tant qu’elles ne dépassent pas les limites fixées par le barème. Elles sont censées couvrir les dépenses de repas et de logement supplémentaires d’un salarié en déplacement. A certaines conditions : pour en bénéficier, ce dernier doit se trouver en mission à plus de 50 km ou 1h30 de transport en commun de son domicile.

Le barème établit des montants forfaitaires pour les repas ainsi que pour les frais de logement (incluant le petit-déjeuner). Pour ces derniers, les montants varient selon que l’employé doit se loger à Paris et dans les départements de la petite couronne d’Ile-de-France – Hauts de Seine (92), Seine-Saint-Denis (93) et Val-de-Marne (94) –, ou partout ailleurs en France métropolitaine.

Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?

Vos employés utilisent leur voiture ou leur moto pour partir en mission ? Alors ils peuvent bénéficier des indemnités kilométriques, parfois abréviées en IK. Ces indemnités couvrent :

  • La dépréciation du véhicule
  • L’entretien et les réparations
  • Les dépenses de pneumatique
  • La consommation de carburant
  • Les primes d’assurances

Le plus souvent, les entreprises calculent les IK à partir du barème kilométrique mis à jour et fourni chaque année par l’administration française. Là aussi, ces remboursements sont exonérés de cotisations sociales dans la limite du barème.

Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?

Pour les obtenir, il suffit de multiplier le nombre de kilomètres parcourus annuellement par le coefficient du barème qui correspond à la puissance fiscale du véhicule et à la tranche de kilométrage. Il existe un barème pour les voitures, les motos et les cyclomoteurs de cylindrée inférieure ou égale à 50 cm3.

Les frais de trajet domicile-travail

La prise en charge par l’employeur des frais d’abonnement aux transports en commun pour les trajets domicile-travail des salariés est une obligation légale. L’entreprise est tenue de rembourser au moins 50 % du coût de l’abonnement de train, de métro ou de bus, basé, le cas échéant, sur les tarifs de la 2e classe.

Quand les employés se rendent au travail avec leur véhicule personnel, l’entreprise n’a aucune obligation de les rembourser. Si elle décide toutefois de le faire, ces montants ne peuvent pas être exonérés de cotisations sociales, sauf dans de rares cas, comme lorsque l’employé est domicilié dans une zone rurale dépourvue d’offre de transport en commun ou s’il doit travailler de nuit.

Seule exception à la règle : le vélo ! Depuis 2016, les déplacements domicile-travail effectués à vélo peuvent être remboursés par l’employeur sous la forme d’indemnités définies d’après un barème spécifique. En 2019, les indemnités kilométriques vélo étaient fixées à 0,25 €/kilomètre. Ces remboursements, facultatifs, sont exonérés de charges sociales dans la limite de 200 € par an.

Les frais de stationnement

Les dépenses de stationnement ou de péage n’ont pas leur place dans les indemnités kilométriques. Si elles ont été réalisées dans le cadre d’une mission professionnelle, elles doivent faire l’objet de notes de frais séparées.

Dans certains cas, les frais de stationnement sur le lieu de travail peuvent être remboursés et exonérés de cotisations sociales, précise l’Urssaf. Cela concerne les salariés « qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre sur leur lieu de travail en raison de contraintes liées à leurs horaires de travail ou à l’implantation géographique de leur domicile (scolarité des enfants…) et non en raison de convenance personnelle ».

Les frais de voyage d’affaires en Outre-Mer et à l’étranger

Quand un salarié est envoyé en voyage d’affaires hors de métropole, l’entreprise choisit la plupart du temps de lui rembourser ses dépenses professionnelles engagées sur place aux frais réels. Mais il existe aussi un barème établi par l’Urssaf au cas où l’employeur préférerait opter pour des indemnités forfaitaires pour les frais de repas et de logement.

En Outre-Mer, le taux maximal de l’indemnité de mission va de 90 € par jour (Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon) à 120 € (Nouvelle-Calédonie- Wallis et Futuna, Polynésie française). Ces indemnités sont réduites selon la durée du séjour ou encore si le salarié bénéficie d’un logement ou d’un ou de plusieurs repas gratuits par jour.

A l’étranger, les indemnités forfaitaires de mission varient d’un pays à l’autre. Les barèmes sont consultables sur le site du ministère de l’Economie. Dans ce cas précis, l’administration fiscale et l’Urssaf tolèrent le panachage des modes de remboursement, autrement dit quand l’entreprise rembourse les frais d’hébergement au réel mais les frais de repas au forfait.

Calculez le montant de vos indemnités kilométriques

Comment alléger la gestion des remboursements ?

Sans surprise, la gestion des remboursements des frais de déplacement ne s’improvise pas. Pour les collaborateurs en mission comme pour les équipes comptables, les Travel Managers ou les services administratifs et financiers, il s’agit d’un temps considérable passé à remplir des notes, contrôler, valider, réunir les justificatifs, retrouver ceux qui ont été égarés, corriger les erreurs, etc.

Depuis peu, des solutions innovantes révolutionnent toutefois la gestion des frais professionnels en mettant à disposition des entreprises des logiciels ou des applications mobiles capables de centraliser, d’optimiser et d’automatiser tous les process. C’est le cas de Rydoo, avec ses solutions Travel et Expense qui génèrent des gains de temps et de productivité considérables en optimisant les tâches, depuis l’envoi des justificatifs  totalement dématérialisés, jusqu’à leur validation et leur archivage. Ces solutions technologiques permettent de dégager du temps pour les équipes, de précieuses heures de travail réinvesties dans des missions à haute valeur ajoutée.

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