Barème des frais kilométriques : comment l’utiliser pour votre entreprise ?

Comment se calculent vraiment les indemnités kilométriques des salariés ? Sont-elles imposables ? Comment en faciliter la gestion au quotidien ? Rydoo vous dévoile tous les secrets du barème kilométrique.

Le barème kilométrique : Que faut-il savoir ?

Les salariés appelés à faire de la route dans le cadre de leur travail ont tous entendu parler de lui. Le barème kilométrique est la grille de calcul incontournable pour se faire rembourser par son employeur.

Pourquoi utiliser un barème kilométrique

Mis à jour chaque année par l’administration fiscale, le barème kilométrique sert de base légale au calcul des indemnités kilométriques (parfois abréviées en IK) dues par un employeur à tout salarié utilisant son véhicule personnel dans le cadre de son travail. Pour les entreprises, ces remboursements sont exonérés de cotisations sociales dans la limite du barème.

Le barème prend en compte trois critères :

  1. Le type de véhicule utilisé
  2. La puissance fiscale du véhicule
  3. Le nombre de kilomètres parcourus

En 2020, ce barème est resté inchangé après avoir été revu à la hausse en 2019.

Ajoutons que le barème permet également aux salariés de déterminer la valeur des frais kilométriques qu’ils pourront déduire de leur impôt sur le revenu. Nous y reviendrons.

Calculer le montant de vos indemnités kilométriques

Que couvrent les indemnités kilométriques ?

Comme le rappelle le ministère de l’Economie sur son site, le barème a été mis au point pour couvrir tous les frais d’usage du véhicule relatifs à :

  • La dépréciation du véhicule
  • L’entretien et les réparations
  • Les dépenses de pneumatique
  • La consommation de carburant
  • Les primes d’assurances

Et vos dépenses de parking ? Oubliez. Le barème ne prend pas en compte les frais de stationnement ou de péage, qui doivent faire l’objet de notes de frais séparées.

Le barème kilométrique concernant les voitures

En 2019, après des années sans modification, le taux a été revu à la hausse pour les voitures de 3 CV et 4 CV. Depuis quelques années en revanche, les grosses cylindrées sont pénalisées : le barème kilométrique est désormais plafonné à 7 CV fiscaux.

Il est à noter que pour l’année 2020, les taux sont restés similaires à ceux de 2019.

 

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Le barème kilométrique pour les motos (de cylindrée supérieure à 50 cm3)

 

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Le barème kilométrique pour les cyclomoteurs et scooters (de cylindrée inférieure à 50 cm3)

 

Comment calculer l'indemnité kilométrique

Le montant de l’IK s’obtient en multipliant le nombre de kilomètres parcourus annuellement par un coefficient du barème correspondant à la puissance administrative du véhicule et à la tranche de kilométrage.

Exemple. Suivant le barème kilométrique 2020. Commerciale dans une PME, Pauline a parcouru 5 500 km cette année dans le cadre de son travail. Sa voiture personnelle présente une puissance fiscale de 5 CV. Son employeur devra donc lui rembourser au titre des indemnités kilométriques : 5500×0,305 € + 1188 €, soit 2865 €.

Bien que n’importe qui puisse effectuer ces calculs, ils s’avèrent fastidieux et très chronophages pour les services comptables des entreprises. Cette tâche peut être grandement facilitée si le logiciel de gestion des notes de frais utilisé par votre entreprise intègre cette fonctionnalité et vous permet ainsi de calculer automatiquement les indemnités kilométriques.

Quels trajets sont concernés ?

Tous les déplacements effectués par le salarié avec son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle doivent être indemnisés par l’entreprise. Et comme le rappelle l’Urssaf, « la preuve de l’usage professionnel du véhicule personnel incombe à l’employeur ».

Quid des trajets domicile-travail ? A de rares exceptions près (comme, par exemple, lorsque l’employé habite dans une zone rurale totalement dépourvue d’offre de transport en commun, ou encore s’il travaille de nuit), ils ne sont pas remboursés.

En revanche, depuis 2016, les déplacements réalisés à vélo (même électrique) peuvent être remboursés par les employeurs qui le souhaitent. Le barème des indemnités kilométriques vélo 2019 est de 0,25 €/kilomètre. Exonérées d’impôts dans la limite de 200 € par an, ces indemnités prennent tout leur sens au cœur d’une démarche de Responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) en vue de promouvoir des modes de transport agréables et propres.

Quels justificatifs fournir ?

Pour obtenir un remboursement des indemnités kilométriques de la part de son entreprise, un salarié doit obligatoirement présenter un justificatif lisible et indiquant :

  • La date
  • L’objet du déplacement
  • La distance en kilomètres

En début d’activité, il aura fourni en outre une copie de la carte grise mentionnant la puissance fiscale du véhicule utilisé à des fins professionnelles.

L’envoi des notes de frais kilométriques peut se faire au fil de l’eau ou, selon la politique de l’entreprise dans le domaine, de manière hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

Comment calculer les distances parcourues ?

A chaque entreprise sa méthode. Une règle toutefois : elle doit être la même pour tous les salariés. Choisissez, par exemple, de vous fier à un seul site de calcul d’itinéraires, comme Google Maps ou ViaMichelin, ou uniquement aux relevés des compteurs kilométriques. Aujourd’hui, des solutions innovantes sont capables de calculer automatiquement les distances, déchargeant les employés et les services administratifs de ces besognes si gourmandes en temps.

La politique d’entreprise en matière de notes de frais doit préciser la méthode utilisée.

Comment déduire les frais kilométriques de vos impôts

Tout contribuable peut déduire ses frais kilométriques dans sa déclaration de revenus. Deux solutions se présentent à lui, comme le rappelle la Direction générale des Finances publiques :

  1. Déduire de ses revenus les frais réels, ce qui implique alors de fournir tous (oui, vous avez bien lu : TOUS) les justificatifs de ses dépenses (factures de carburant, d’entretien et de réparations, assurance…) sur l’année écoulée ;
  2. Déduire des frais estimés grâce au barème kilométrique de l’administration. Dans ce cas, il devra uniquement justifier le caractère professionnel des déplacements déclarés ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.

Alors qu’ils ne sont pas remboursés par les employeurs, les frais engagés pour les déplacements domicile-travail peuvent être déduits des impôts dans une limite de 40 km par trajet (aller ou retour), soit 80 km maximum par jour.

Les frais kilométriques en entreprise

Comme toute dépense professionnelle, les frais kilométriques font l’objet de notes de frais que chaque employé doit envoyer à échéance régulière au service comptable, administratif ou financier de son entreprise afin d’être remboursé.

Même si les directions mettent à disposition de leurs collaborateurs des modèles de note au format Excel intégrant le barème kilométrique en vigueur, cette routine se révèle souvent chronophage et pénible. Les oublis, les pertes de temps et les conflits sont fréquents.

Mais des innovations technologiques s’imposent depuis peu. Solution mobile de gestion des notes de frais, Rydoo intègre par exemple des calculateurs de distances et d’indemnités kilométriques, allège, optimise et accélère toutes les tâches d’un bout à l’autre du process.

Grâce à la centralisation des justificatifs dématérialisés, la technologie rend aujourd’hui possible un traitement et un contrôle des frais en temps réel, réduisant de manière considérable le risque d’erreurs ou d’abus. Une économie de temps et d’énergie pour les employés comme pour les directions.

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