Employee Mileage

Les entreprises sont-elles obligées de payer des indemnités kilométriques à leurs employés ?

Ecrit par Renata Taunay
Renata is Content Marketer at Rydoo.

Dois-je rembourser mes employés pour les kilomètres parcourus avec leur véhicule personnel ? Si la question des indemnités kilométriques vous taraude, cet article est fait pour vous. Devenez un expert de la question grâce à notre série sur les indemnités kilométriques et découvrez tout ce que vous voulez savoir sur le remboursement des frais kilométriques à vos employés.

Dans ce deuxième article, vous découvrirez pourquoi vous devez rembourser les frais kilométriques de vos employés et comment le faire correctement. Poursuivez votre lecture, et si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à consulter le premier article de cette série, Ne négligez pas le remboursement des indemnités kilométriques à vos employés (en anglais).

Pourquoi devrais-je rembourser mes employés pour leurs frais kilométriques ?

Généralement, les employeurs ne sont pas tenus par la loi de rembourser les frais de route engagés par les employés, mais, dans certains pays, c’est une obligation pour les frais kilométriques liés à l’activité professionnelle. Par conséquent, il est important de toujours vérifier vos obligations auprès des administrations locales.
Quelles que soient vos obligations légales, voici quatre raisons pour lesquelles vous devriez verser des indemnités kilométriques à vos employés :

  • Avantages fiscaux substantiels. Lorsque vous remboursez vos employés selon les barèmes officiels, vous pouvez déduire ce montant de votre résultat imposable dans votre déclaration de revenus des sociétés.
  • Une mesure appréciée des salariés. Bien qu’il soit légal de rembourser les frais kilométriques à un taux inférieur au barème standard, les employés n’apprécient pas généralement que ce soit le cas. Les frais d’essence et de réparations sont payés directement par les employés. S’ils sont remboursés une seule fois par an (au moment des déclarations de revenus), cela peut représenter une charge financière importante pour eux.
  • Fidélisation des employés. Si les employés se sentent considérés et traités de manière juste, ils voudront rester dans l’entreprise plus longtemps.
  • Une bonne image employeur. C’est une pratique standard et convenable dans les entreprises. La plupart des sociétés remboursent leurs employés. Vous risqueriez de vous faire remarquer négativement en ne remboursant pas les dépenses engagées pour votre société.

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Qu'est-ce qui est considéré comme une « utilisation professionnelle » remboursable ?

Pour être considéré comme une dépense professionnelle, le remboursement des frais kilométriques doit être effectué uniquement pour l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles : rendre visite à des clients, aller à la banque pour effectuer des dépôts ou aller acheter des fournitures de bureau, par exemple. Les trajets du domicile au lieu de travail habituel ne sont pas considérés comme des dépenses professionnelles. Les employés ne peuvent pas faire de courses personnelles pendant un déplacement professionnel, à l’exception des arrêts indispensables comme les pauses déjeuner.

Employee Mileage reimbursement rates

Questions fréquentes sur les indemnités kilométriques

Vous ne savez toujours pas exactement quand vous devez rembourser les frais kilométriques de vos employés ? Nous avons répondu à certaines des questions que vous vous posez peut-être encore ci-dessous.

Dois-je rembourser mes employés pour les kilomètres parcourus avec leur véhicule personnel ?

Comme nous l’avons déjà mentionné, cela dépend de l’endroit où vous résidez et du fait que vos employés touchent ou non le salaire minimum. Par conséquent, il est important que vos équipes Finance et RH comprennent exactement les exigences et mettent en place une politique et des procédures de remboursement correctes. Nous avons également discuté des raisons pour lesquelles nous pensons que vous devriez rembourser les frais kilométriques de vos employés, même si cela n’est pas exigé par la loi.

Dois-je rembourser les kilomètres parcourus depuis et vers le lieu de travail ?

Seuls les trajets liés à des tâches professionnelles spécifiques peuvent être remboursés. Cela signifie que les déplacements entre le domicile personnel et le lieu de travail ne sont pas couverts.

Tous mes employés peuvent-ils déduire leurs indemnités kilométriques ?

Pas exactement. Vos employés ne peuvent pas utiliser le barème kilométrique standard après avoir demandé d’autres déductions pour un même véhicule, comme la déduction des frais réels. Ils ne peuvent pas non plus utiliser le barème professionnel pour plusieurs véhicules en même temps. Et bien sûr, ils ne peuvent pas déduire les trajets depuis ou vers leur domicile. Si vous voulez simplifier les choses pour votre équipe, vous pouvez leur proposer des avantages spécifiques à leurs trajets domicile-travail.

Comment puis-je rembourser mon équipe ?

Si vous remboursez vos employés, il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion des dépenses pour les payer toutes les deux semaines ou tous les mois par exemple, au barème de votre choix. Définissez un taux, demandez aux employés d’entrer le nombre de kilomètres parcourus et calculez le montant que vous leur devez. Vous pouvez ensuite les rembourser via votre logiciel de paie. Gardez à l’esprit que lorsque vous versez à vos employés une indemnité supérieure au barème légal, le supplément sera considéré comme une rémunération imposable pour l’employé.

Les entreprises versent parfois des indemnités kilométriques anticipées. C’est pratique lorsque l’un de vos employés se déplace hors de la ville, par exemple. Toutefois, vos employés sont tenus de reverser tout remboursement excédentaire. En tant qu’entreprise, vous pouvez également définir un taux d’indemnités kilométriques inférieur au barème légal pour les déplacements professionnels. Dans ce cas, vos employés ont le droit de demander la différence à titre de déduction fiscale. Par exemple, si vous payez 40 centimes par kilomètre et que le barème standard est de 54,8 centimes, votre employé peut déduire 14,8 centimes par kilomètre de déplacements professionnels lors de sa déclaration de revenus.

Quelles sont les règles de déductions fiscales et les justificatifs à produire pour les indemnités kilométriques ?

Les employés qui notent les kilomètres parcourus à des fins professionnelles peuvent déduire ce kilométrage, en utilisant les taux de déduction fiscale légaux ou les coûts réels d’utilisation de leur véhicule personnel. Ils doivent tout documenter à l’aide d’une application de suivi du kilométrage ou d’une solution de gestion des dépenses comme Rydoo, ou encore simplement d’une feuille de calcul, afin de conserver une trace de leurs déplacements professionnels. Ils doivent ensuite soumettre ces informations à intervalles réguliers. Par exemple, votre entreprise peut demander à ses employés de remplir un compte-rendu de frais kilométriques à la fin de chaque période de paie. Pour chaque déplacement professionnel, ce compte-rendu doit indiquer le relevé du compteur kilométrique au début et à la fin du voyage, ainsi que la distance, le but, la destination et la date.

Il est important de définir clairement les exigences pour vos employés, car s’ils ne suivent pas les règles établies par les administrations compétentes, ils risquent de ne pas pouvoir bénéficier des avantages fiscaux, tout comme votre entreprise.

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