Numériser notes de frais

6 bonnes raisons de numeriser ses notes de frais

Pour une jeune pousse comme pour un grand groupe, la gestion des notes de frais professionnels engendre des tâches pénibles et propices aux erreurs… voire aux fraudes. Numériser ses notes de frais n’est donc pas un luxe, mais une petite révolution pour toutes vos équipes. Découvrez les 6 avantages d’une gestion digitale des notes de frais.

Gérez vos notes de frais dans un seul endroit

La digitalisation permet d’abattre des frontières physiques et de fluidifier des tâches connues pour leur aspect chronophage et désagréable. Numériser ses notes de frais ouvre la voie à une centralisation efficace car dématérialisée.

Dans une approche que l’on pourrait appeler traditionnelle, où les justificatifs papier et les fichiers Excel dominent, le processus se révèle morcelé et prend du temps. Il fonctionne de cette façon :

En amont, votre salarié en déplacement professionnel doit :

  • remplir une note de frais, par exemple sur Excel
  • conserver son justificatif papier
  • transmettre sa note de frais et son justificatif physique à son manager ou au service comptable

Ensuite, votre service comptable doit :

  • traiter la note de frais et contrôler le justificatif
  • intégrer la dépense manuellement dans la comptabilité
  • procéder à l’archivage des documents
  • enclencher le remboursement de la dépense professionnelle

Les solutions innovantes comme Rydoo Expense mettent fin à cet éclatement. Le salarié se contente de scanner son reçu avec son smartphone : les données-clés du justificatif sont automatiquement reconnues, extraites et transmises au siège. Là, les services administratifs et comptables n’ont plus qu’à approuver. Résultat, chacun peut se recentrer sur ses missions essentielles et plus aucun justificatif ne finira déchiqueté dans une machine à laver ou oublié au fond d’un siège de taxi !

Numériser notes de frais

Gagnez du temps (et de l'argent)

C’est évidemment la première raison qui pousse aujourd’hui les entreprises à numériser les notes de frais et choisir des solutions innovantes permettant l’automatisation de leur traitement : gagner du temps. Rappelez-vous que traiter une seule note de frais au format papier nécessite 20 minutes, selon une étude de la Global Business Travel Association.

Dématérialisation des justificatifs de frais professionnels, utilisation de technologies intelligentes capables de décrypter les reçus, automatisation de la transmission et de l’approbation… Toutes ces innovations développées par des solutions comme Rydoo Expense font gagner un temps fou aux voyageurs d’affaires comme aux équipes administratives.

Soyez mobiles

Vos salariés en déplacement professionnel sont… mobiles ! Leur offrir une solution adaptée aux mobilités professionnelles relève donc du bon sens. Pour eux, le gain de temps et de confort est incomparable. Voilà pourquoi les outils digitaux les plus performants intègrent désormais une application mobile intuitive et complète. Grâce à son smartphone, le salarié en voyage prend simplement une photo de son reçu et le logiciel fait le reste grâce à la technologie de la Reconnaissance optique de caractères (OCR).

Pour être efficace, une application mobile de notes de frais doit être ergonomique et sa prise en main immédiate. Chez Rydoo, nous avons souhaité que la nôtre soit aussi simple d’utilisation que toutes les applications que nous utilisons au quotidien pour nous déplacer, commander un repas ou nous loger. La simplicité dans la mobilité, c’est ce que toutes les entreprises veulent.

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Facilitez le travail du service comptabilité

Adieu donc tâches manuelles et vérifications interminables. Numériser les notes de frais ouvre de nouveaux horizons à vos services comptables :

  • Transmission. Grâce à l’application mobile, la note de frais et son justificatif arrivent en une minute déjà décryptés et prêts à être approuvés.
  • Archivage. Les justificatifs des notes de frais sont stockés numériquement. Les avantages sont nombreux : libération d’espace de travail, mais aussi stockage, classement et recherche facilités.

Intégration comptable. Les solutions digitales de gestion des notes de frais permettent une intégration automatisée des données à vos logiciels de gestion, de paie et ERP.

Contrôlez et analysez les dépenses

Là où la digitalisation marque aussi un tournant dans la vie des entreprises, c’est en leur offrant pour la première fois une vision en temps réel des dépenses professionnelles. Les salariés sur le terrain transmettent leurs frais au fil de l’eau au siège et aux managers. Conséquence, vous savez le jour même ce qui est dépensé, où et par qui. En cas de dérapage, vous pouvez intervenir rapidement. Le contrôle et l’analyse des dépenses changent de dimension.

Limitez la fraude

Numériser vos notes de frais participe à renforcer la transparence autour des dépenses professionnelles effectuées par vos collaborateurs. En vous appuyant sur une application mobile dotée d’un scanneur intelligent, vous limitez les approximations, les oublis, les erreurs et même les abus volontaires. Tout justificatif est décrypté sur le champ et la moindre fraude est facilement identifiée. En bout de ligne, la dématérialisation sécurise également l’archivage des reçus et des notes de frais. En cas de contrôle de l’administration fiscale ou de l’Urssaf, vous êtes irréprochable.

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