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Automatisation de la gestion des dépenses : l’arme secrète pour les entreprises

Ecrit par
Renata is Content Marketer at Rydoo.

La gestion des dépenses est un outil imparable pour augmenter le retour sur investissement (ROI, Return on Investment) et la rentabilité des entreprises, mais beaucoup d’entre elles ont totalement délaissé cet aspect de leurs finances.

Les sociétés ont tendance à se focaliser sur les changements apportés aux systèmes de grande ampleur, qui nécessitent énormément de ressources pour un ROI souvent discutable.

La mise en place d’un outil de gestion des frais professionnels peut pourtant offrir un retour financier important, et ne nécessite pas d’énormes ressources.

Offrez-vous un Vodka Martini – comme tout bon agent secret – et laissez-nous vous expliquer pourquoi vous devriez inclure cette arme spéciale dans votre arsenal.

Les composants du ROI

Commençons par poser les bases du ROI. Le retour sur investissement est composé de plusieurs éléments mais, d’après notre expérience, de nombreux clients ne se concentrent que sur un ou deux de ces éléments.

La plupart considèrent uniquement le coût du système. C’est naturel, car il s’agit après tout de la première chose que vous devez connaître si vous souhaitez mettre en place une nouvelle solution de gestion des dépenses.

Mais vous devez également y ajouter tous les coûts de configuration supplémentaires. Même si le prix de base d’un système semble abordable, il peut vite s’envoler si vous y ajoutez tous les modules supplémentaires et autres extensions nécessaires.

Pour les solutions sur site, vous devrez peut-être ajouter de l’espace serveur et améliorer vos connexions entrantes et sortantes. Vous devrez également tenir compte de la connectivité avec les autres systèmes (vous aurez sûrement besoin d’un module différent pour chacun d’entre eux) et vous devrez peut-être acheter différentes licences, en fonction des utilisateurs du système.

Si vous optez pour un système SaaS, le prix initial paraît en général raisonnable mais grimpe rapidement dès que vous ajoutez des fonctionnalités.

Avec Rydoo, vous paierez le prix affiché. Et vous pourrez bénéficier d’une solution de gestion des dépenses automatisée complète, avec toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Bien sûr, si votre entreprise a besoin d’une aide spécifique pour les audits externes ou souhaite obtenir des informations encore plus détaillées sur les dépenses, Rydoo peut vous proposer des modules complémentaires.

Mais, contrairement à bien d’autres outils, Rydoo ne vous fera pas la mauvaise surprise d’augmenter ses tarifs lorsque vous souhaiterez ajouter une filiale ou un niveau de contrôle supplémentaire au moment de l’implémentation.

La formation de votre personnel peut également entraîner des frais supplémentaires. Ne sous-estimez pas les besoins de formation, car si vos employés ne savent pas comment utiliser le nouvel outil, il y a de fortes chances qu’ils n’essaient tout simplement pas, ou qu’ils ne l’utilisent pas correctement. Vous devrez aussi dans certains cas affecter des ressources internes à la mise en œuvre et à la configuration.

L’autre composante de cette équation, c’est l’argent que vous pouvez gagner ou, dans le cas de la gestion des dépenses, économiser, grâce au nouveau système.

Un excellent ROI est le résultat de coûts faibles associés à des bénéfices élevés.

mock up mobile expenses

Implémentation rapide = faible coût

Plus la mise en œuvre d’une solution est longue et plus elle sera chère. Vous aurez besoin de mobiliser davantage de ressources en interne, et le fournisseur vous facturera sûrement des frais de conseil plus élevés.

De plus, si l’activation du système est retardée, vous devrez également attendre avant de pouvoir profiter de ses bénéfices.

C’est l’une des raisons pour lesquelles NTT Disruption a choisi Rydoo. Et le résultat a été à la hauteur de leurs espérances : avec le soutien d’un Customer Success Manager (CSM) dédié de l’équipe Rydoo, l’implémentation n’aura pris en tout et pour tout que trois semaines !

Comme l’explique Ignacio Diaz, responsable de l’innovation : « Nous souhaitions une configuration simple et sans problème. Rydoo a facilité la mise en œuvre et nous avons pu lancer le système très rapidement. »

En mettant en place vos outils financiers aussi rapidement que possible, vous améliorez le ROI de votre projet.

Diminution du travail manuel = économies

La plupart de nos clients passent à Rydoo à partir de systèmes Excel ou papier.

Ils savent que la répétition de tâches manuelles est coûteuse. Ils recherchent donc un système qui permette de réduire le travail manuel et qui évite d’avoir à saisir deux fois les données.

Le temps passé par votre personnel sur ce type de tâches implique aussi qu’ils ont moins de temps à consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée. Le traitement manuel représente donc également un coût d’opportunité.

C’est l’un des éléments qui a poussé Chris Walker, gestionnaire des dépenses chez le fournisseur de matériel médical Arjo, à rechercher une nouvelle solution. Comme il l’explique : « Les employés sont ravis de pouvoir utiliser l’application mobile et la fonctionnalité d’e-mail, car cela leur permet de se remettre plus rapidement à leurs tâches quotidiennes. »

L’entreprise est ravie que les employés ne perdent pas de temps à remplir des notes de frais papier, et les employés, eux, apprécient de pouvoir demander facilement et rapidement le remboursement de leurs dépenses. Chris poursuit ainsi : « Des collègues sont venus me voir pour me dire que Rydoo était l’une des meilleures améliorations que nous avions apportées dans l’entreprise. »

Une solution de gestion des dépenses permet ainsi de gagner sur bien des plans : elle supprime la double saisie, elle réduit les tâches manuelles et elle automatise de nombreux processus, comme l’approbation des dépenses par les managers.

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Coûts plus faibles et ROI excellent : de bonnes raisons de ne plus ignorer la gestion des dépenses

Certes, nous ne sommes pas totalement objectifs, mais nous pensons que les entreprises qui souhaitent améliorer leurs technologies financières devraient toujours commencer par envisager des solutions à rentabilité immédiate.

Et Rydoo fait sans conteste partie de ces solutions. Réduisez vos coûts en implémentant rapidement une solution de gestion des dépenses intuitive pour satisfaire vos employés et profiter d’une plateforme solide sur laquelle vous pourrez ultérieurement bâtir d’autres systèmes.

Grâce à la rapidité d’implémentation de notre solution et au peu de formation nécessaire, vous pourrez rapidement commencer à économiser de l’argent et vos employés auront davantage de temps à consacrer à l’amélioration d’autres aspects de votre entreprise. Il est peut-être temps pour vous de contacter notre James Bond de la gestion des dépenses ?

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