Dématérialisation de reçus

Les avantages de la dématérialisation des notes de frais

Les avantages de la dématérialisation des notes de frais avec Rydoo Expense

Grâce à un scanneur de factures automatique, la dématérialisation de reçus n’a jamais été aussi simple. Et elle pourrait bien changer la vie de vos services comptables et financiers, comme celle de vos employés. Rydoo vous explique pourquoi.

Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?

La vraie question devrait être : pourquoi ne pas le faire ? Pourquoi continuer à amasser les reçus papier quand on peut faire autrement ? Les avantages de la dématérialisation de reçus et justificatifs de notes de frais sont nombreux et bien documentés. En voici les principaux.  

Gain de temps 

20. Comme vingt minutes. C’est le temps qu’il faut à une entreprise pour traiter une seule note de frais au format papier, d’après une étude de la Global Business Travel Association. En dématérialisant ces opérations grâce à des solutions innovantes comme Rydoo Expense, vous accélérez à toutes les étapes : envoi, vérification, traitement, classement, stockage et archivage. Le gain de temps est impressionnant.

 

Gain d’espace et désencombrement 

Le nombre de justificatifs de notes de frais produits chaque année dans une entreprise nécessite de grands volumes pour les stocker : classeurs, armoires, salles d’archives… Le processus de dématérialisation des reçus libère votre espace de travail et le simplifie. Derrière, ce sont de nouveaux mètres carrés disponibles et une approche zéro papier vertueuse. 

Going Paperless

Traitement automatique des données 

La numérisation intelligente des reçus revient à automatiser des tâches chronophages autrefois « réservés » à vos salariés. L’application mobile Rydoo Expense mâche le travail : une fois le justificatif scanné, toutes les données utiles (prix, devise, date, lieu, type de dépense…) sont automatiquement extraites grâce à la technologie de Reconnaissance optique de caractères (OCR en anglais). Du côté de la comptabilité, le traitement des données est ensuite lui aussi automatisé, au moins en partie. 

Sécurité des données confidentielles

Le stockage physique d’archives n’a jamais garanti la sécurité totale des données d’entreprise. Rydoo Expense stocke les reçus numérisés dans le Cloud, au sein de data centers ultra-sécurisés situés dans l’Union européenne. Et là, la sécurité est maximale.

Stockage à long terme

En France, vous avez l’obligation de conserver les justificatifs de notes de frais pendant 6 ans. Chez Rydoo, nous avons choisi d’étendre cette période à 10 ans, histoire de voir large. Une décennie au cours de laquelle votre reçu dématérialisé restera intact et accessible à tout moment.

Centralisation des reçus

Numérisés des reçus professionnels permet aussi de les centraliser, les classer et de les consulter en quelques clics. Pour vous, l’avantage est une sécurité renforcée et une rapidité d’accès aux informations grâce au moteur de recherche intégré. Vous limitez aussi le risque de perte de documents.

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Les reçus numériques : documents légaux reconnus par l'administration fiscale

Depuis mars 2017, grâce à l’article L120 B du Livre des procédures fiscales, les factures et reçus numériques ont valeur légale auprès de l’administration fiscale française et de l’Urssaf. Vous n’êtes donc plus tenu de conserver les originaux papier. D’ailleurs, Rydoo Expense vous permet de présenter des factures dématérialisées et légalement valides dans plus de 20 pays.

 Conversion automatique des devises

Vos salariés se déplacent à Chicago, Lagos ou Tokyo où ils régleront leurs frais en devises étrangères ? Un solution innovante est capable de convertir instantanément la plupart des devises mondiales selon les derniers taux de change en vigueur.

Intégration avec les logiciels de comptabilité

Si les solutions digitales SaaS de gestion de notes de frais changent la vie, c’est aussi parce qu’elles permettent une intégration à la plupart de vos outils et logiciels de gestion et de suivi des dépenses. Avec la fonction du line by line expensing (gestion par ligne de dépense) imaginée par Rydoo, les dépenses sont intégrées « en direct » à votre comptabilité.

Concilier les reçus avec les transactions

Vous pouvez directement connecter votre compte Rydoo à votre compte bancaire pour concilier les transactions à vos reçus. Ou, plus simplement encore, prendre une photo de votre relevé. L’appli se charge du reste.

Saisie des données précise

Le recours à un scanneur intelligent de reçus réduit à néant ou presque les oublis et erreurs de comptabilité. Chaque justificatif est décrypté par le logiciel avec un taux d’exactitude de près de 100 %. La précision des nouvelles technologies est redoutable.

Suivi des dépenses d’affaires et de voyages

En permettant à vos voyageurs d’affaires de scanner leurs reçus en mission, vous rendez possible un suivi en temps réel des dépenses de vos équipes en déplacement. C’est une manière intelligente de responsabiliser toutes vos équipes et de sécuriser vos budgets.

Comment utiliser le scanneur de reçus de Rydoo Expense

L’app Rydoo Expense s’utilise aussi facilement que toutes les applications que nous utilisons tous au quotidien. La marche à suivre pour utiliser le scanneur de reçus intelligent est simplissime :

  1. Ouvrez l’application
  2. Photographiez votre reçu (ou téléchargez-le)
  3. Laissez le lecteur optique de caractères le décrypter automatiquement
  4. Ajoutez des détails ou des métadonnées au besoin
  5. C’est fait. Le reçu numérisé est envoyé au siège pour approbation, puis intégré à votre comptabilité !
notes de frais
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