Comment choisir son outil de gestion des dépenses et frais professionnels ?

Plus votre entreprise grandit, plus vos salariés peuvent engager des frais professionnels. Sauf que la gestion de ces dépenses vire vite au casse-tête et peut devenir une source de baisse de productivité. Alors comment choisir un outil de gestion des dépenses qui corresponde pleinement à vos besoins ? Rydoo vous éclaire.

Qu'est-ce qu'un outil de gestion des dépenses professionnelles?

Il s’agit d’une solution informatique permettant d’automatiser en entreprise tout ou partie des tâches liées au traitement des notes de frais professionnels. Il peut prendre la forme d’un outil sur site ou d’une solution SaaS (software as a service, ou logiciel en tant que service) couplée à une application mobile. Cette solution, désormais privilégiée, est celle choisie par Rydoo avec Rydoo Expense.

Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR en anglais), une telle application peut décrypter automatiquement un reçu grâce à une simple photo prise avec son smartphone. Dans la foulée, les infos-clés sont transmises au siège, pour approbation et intégration à la comptabilité.

Les outils digitaux innovants révolutionnent la politique de gestion des notes de frais. Cette révolution est rendue possible grâce à la dématérialisation des suppots, l’essor de l’intelligence artificielle et l’intégration de ces solutions aux logiciels comptables d’entreprise les plus courants.

Les avantages de la dématérialisation des notes de frais

Pourquoi y avoir recours?

Parce que frais professionnels = prise de tête. Leur gestion a la réputation d’être chronophage et pénible. Pour les entreprises, c’est un casse-tête coûteux touchant un grand nombre de collaborateurs, depuis le salarié en déplacement jusqu’à l’expert-comptable en charge du traitement des justificatifs de dépenses.

Objectif, donc : gagner du temps et de la sérénité. Un outil de gestion des dépenses professionnelles performant est avant tout un simplificateur. Il permet :

  • de réduire considérablement le temps passé à ces tâches (par exemple en supprimant les rapports de dépenses), donc les coûts. Il améliore la productivité des équipes ;
  • de lutter contre les erreurs, fraudes ou pertes d’informations sensibles ;
  • d’offrir une vue d’ensemble des dépenses en temps réel ;
  • d’améliorer le bien-être de vos salariés en leur simplifiant la vie et en accélérant le remboursement des frais professionnels.

Il s’agit de l’une des rares plate-formes ayant un effet positif sur chaque collaborateur de votre entreprise.

Étapes pour bien choisir son outil de gestion de notes de frais

Faire le point sur la situation actuelle de l’entreprise

Cette première étape vous permet d’identifier les besoins réels de vos équipes. Qu’ils se déplacent dans la région d’à-côté ou à l’autre bout du monde, vos collaborateurs nomades affichent des exigences variables. La question de la mobilité de l’outil sera bien sûr déterminante.

Du côté des managers, du service comptable ou administratif, cernez les points de friction. Ils peuvent se porter davantage sur les transmissions, la vérification, l’approbation, le classement, l’intégration comptable ou l’archivage des notes de frais.

Identifier les tâches les plus chronophages

Quelles sont les tâches qui pénalisent le plus vos salariés en déplacement, mais aussi vos managers, comptables ou responsables administratifs ? Il est indispensable de les identifier, car elles nuisent à la productivité et peuvent être facilement optimisées.

Consulter l’ensemble de vos salariés

Obtenez l’adhésion de vos équipes ! C’est la clé avant l’adoption d’un nouvel outil de gestion des frais professionnels. Faites-en vos alliés en les consultant… et n’oubliez personne. Interrogez aussi vos équipes RH et TI (technologies de l’information), détentrices de précieuses informations sur les données, la sécurité et la confidentialité.

Répondez aux questions suivantes

Une fois le recueil d’informations terminé, vous devriez disposer d’une image complète de de vos forces et besoins, ainsi que des attentes de vos employés. Vous serez normalement en mesure de répondre à des questions telles que :

  • Sommes-nous prêts à remettre en question nos processus et outils actuels ?
  • Quelles sont mes priorités et quelles répercussions positives dois-je attendre d’un nouvel outil digital ?
  • Quelles intégrations automatisées devrions-nous prendre en compte ?

Critères importants pour le choix de son outil de gestion des dépenses professionnelles

Avant de choisir votre nouvel outil de gestion des frais professionnels, passez en revue les 6 critères qui feront la différence :

La législation

Votre future solution digitale doit garantir un respect rigoureux des lois et règles administratives en France et dans les pays où vous intervenez. Cela concerne la dématérialisation des justificatifs de notes de frais comme l’archivage des factures et autres tickets de caisse. L’administration fiscale et l’Urssaf ne plaisantent pas avec ces sujets.

La personnalisation

Un outil qui ne serait pas personnalisable perdrait presque tout son intérêt. Interface, alertes, historique… Une application mobile performante doit aussi être évolutive, pensée pour s’adapter aux variations de votre politique de frais professionnels.

La mobilité

C’est la base. Un salarié en mission à l’extérieur est par nature… en mouvement. Il lui faut donc un outil complet à portée de main pour lui permettre d’envoyer ses factures en quelques minutes et garder le lien avec le siège (et vice versa). Bref, une application mobile remplit ce rôle à la perfection.

L’ergonomie

L’application mobile doit être aussi simple d’utilisation que celles que nous utilisons au quotidien pour nous déplacer, commander un repas ou un chambre d’hôtel. Comprendre en un clin d’œil et agir en une seconde.

Le service

Exigez un accompagnement humain et une réactivité du service en cas de pépin sur votre outil de gestion des dépenses professionnelles ou d’imprévu. Derrière, vous devez être sûr de trouver un partenaire à l’écoute, capable d’intervenir ou de modifier un aspect de la solution rapidement. Une solution française ou européenne est donc idéale.

Le suivi en temps-réel

Pour finir, gardez en tête qu’une solution de gestion innovante est conçue pour fournir en temps réel des données sur les frais professionnels engagés par tous vos salariés. Elle devient dès lors un outil de suivi qui vous permet de classer par types de dépenses, croiser et analyser les informations. Pour, in fine, faire des économies.

Planifier l’avenir

S’ils étaient pertinents il y a 15 ans, les tableurs Excel à remplir manuellement sont désormais des boulets pour les entreprises. De même, les outils sur site se trouvent de plus en dépassés, notamment par des solutions SaaS plus légères à installer et à prendre en main. Simplifier et accélérer, voilà justement ce que vise notre outil Rydoo Expense.

En choisissant une solution innovante décentralisée et mobile, vous faites le choix de l’agilité et préparez au mieux l’avenir. Votre solution idéale de gestion des frais professionnels doit se révéler aujourd’hui suffisamment évolutive pour convenir à votre entreprise dans cinq ans. Pensez-y !

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