Comment la digitalisation se met au service des responsables achats

Et si la direction des achats était en train de devenir the place to be en entreprise ? Loin de la vieille image d’exécutants adeptes du cost killing, les acheteurs deviennent des moteurs d’innovation de premier plan.

Rôle du responsable des achats en entreprise

On l’appelle le directeur ou le responsable achats, ou encore le décideur achats. Homme ou femme de négociation par excellence, il est en charge de la stratégie des achats au sein d’une entreprise. Sa mission est de garantir l’acquisition des matières premières, produits finis et services indispensables au bon fonctionnement et à l’activité de la société.

Aidé par une équipe d’acheteurs, il analyse le marché et les besoins internes, réalise le sourcing des fournisseurs avec qui il est appelé à négocier les meilleures conditions de vente et d’approvisionnement. Une fois la commande passée, il veille à ce que la livraison soit réalisée dans les délais et que le produit ou le service respecte le cahier des charges. Il est en lien direct avec les directions Supply Chain et générale.

Rôle responsable achats

Le responsable achats joue un rôle stratégique. La politique qu’il mène doit :

  • Protéger l’entreprise en garantissant le bon fonctionnement, la continuité et la productivité de l’activité. Elle doit ainsi éviter les ruptures de stock ou les litiges avec les fournisseurs.
  • Réduire les coûts, soutenir la rentabilité et contribuer à améliorer les résultats financiers de la société.
  • Participer à l’innovation

 

La fonction achats en pleine évolution

Un cost killer, un point c’est tout ? Cette image a longtemps collé à la peau des responsables achats, mais le métier a changé. S’il est vrai que jusqu’à récemment, la fonction tournait souvent autour de la réduction des coûts pure et simple, elle a, depuis, profondément évolué.

Dans un contexte de crise économique globale, les services achats ont cessé de se limiter à un soutien logistique pour occuper une place stratégique plus large : la protection des marges. Devenu risk manager, le responsable achats n’hésite plus à miser sur l’innovation. Et dans un contexte de préoccupation environnementale croissante, il doit également veiller à effectuer des achats durables.

En première ligne face aux fournisseurs, les acheteurs ont un pouvoir de négociation accru. Ce sont des experts qui savent anticiper, détecter et préconiser, quand il le faut, des solutions innovantes pour améliorer les marges et sécuriser les achats. A leur tête, le responsable achats fait figure de véritable éclaireur.

Des process achats en cours de digitalisation

Cap sur le digital ! Les services achats accélèrent depuis quelques années leur transition technologique. Au menu : intelligence artificielle, automatisation, analyse des données issues du Big Data, robotisation…

 

Une étude menée par le cabinet de conseil PwC France [1] et Afrique francophone révèle que 60 % des entreprises interrogées ont amorcé en 2018-2019 la digitalisation de leurs processus stratégiques d’achats , alors qu’elles n’étaient que 21 % en 2017 ! Un bond spectaculaire qui cache toutefois une marge de progression encore élevée.

En moyenne, 2,5 processus d’achats sur 7 sont digitalisés dans les entreprises européennes. Dans cette dynamique, les grands groupes tertiaires se montrent les plus audacieux. Les PME, elles, « n’en font pas une priorité stratégique mais plus de 80 % d’entre elles ont l’intention d’investir afin de combler l’écart », lit-on dans l’étude.

Selon une autre étude, Global CPO survey 2018 de Deloitte [2], seulement 16% des directions achats concentrent aujourd’hui leur programme de formation sur le digital. Ce chiffre devrait néanmoins grimper dans un avenir proche. Le mouvement de digitalisation ne fait que débuter.

Une meilleure qualité de la donnée achats

La digitalisation s’appuie sur des solutions de numérisation et d’automatisation, sur l’intelligence artificielle ou le machine learning, pour optimiser le traitement de tâches parfois lourdes et chronophages.

L’un de ses atouts est d’améliorer de façon spectaculaire le recueil de données plus précises et fiables. Le cabinet PwC estime que la « qualité des données est le premier défi des acheteurs ». 43% des décideurs achats interrogés affirment pourtant que la mauvaise qualité des informations constitue l’obstacle principal à leur utilisation intelligente.

La data représente pour les services achats une mine d’informations capitale. Des données de qualité favorisent la détection des failles, la réduction des coûts et la maîtrise des risques. On comprend mieux pourquoi elle est si précieuse… et pourquoi les responsables achats sont aujourd’hui prêts à investir dans des nouvelles technologiques de recueil, d’exploitation et d’analyse.

Automatisation des transactions

Mais le phénomène ne se limite pas à la data. Via le sourcing des fournisseurs ou le Purchase to Pay (appelé aussi Procure to Pay, de l’achat au paiement en français), l’automatisation des transactions est l’une des autres grandes tendances de fond.

Son but ? Réduire le cycle d’appels d’offre, fluidifier les relations avec les fournisseurs, réduire les risques découlant du non-respect des contrats d’achats et, in fine, améliorer le contrôle des dépenses.

Robot

Automatisation des tâches redondantes

Les tâches routinières à faible valeur ajoutée, comme la gestion des notes de frais, sont un cauchemar pour les services achats, administratifs ou financiers. Les nouvelles technologies proposent justement de nombreuses solutions pour les alléger.

Grâce à la robotisation (à travers les Robotic Process Automation, RPA), les services achats peuvent compter sur une automatisation de nombreuses tâches courantes longues et pénibles, comme l’est la gestion des frais professionnels.

A l’image des solutions SaaS de gestion des notes de frais ou de voyages d’affaires Rydoo, ces outils innovants de nouvelle génération sont rapides à mettre en place. Agiles, ils sont conçus pour s’adapter à chaque entreprise.

Des réservations d’hébergement ou de transport au traitement des données, en passant par la transmission des justificatifs, la puissance des nouvelles technologies vient soulager le quotidien des responsables achats comme des collaborateurs. De telles solutions permettent de réduire les erreurs et les abus tout en récoltant des données précieuses sur les dépenses, dont l’analyse permet de bâtir des stratégies d’optimisation toujours plus efficaces.

Sources:

[1] Etude PWC

[2] Global CPO survey 2018 Deloitte

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