Réduire les dépenses d'entreprise

Comment réduire les dépenses d’entreprise?

Comment réduire les dépenses d'entreprise et augmenter la productivité de vos salariés ?

Réduire les dépenses d’entreprise tout en améliorant les performances de ses équipes est l’équation parfaite que toute entreprise rêve de résoudre… surtout en période de récession. Une partie de la réponse se trouve dans la digitalisation des tâches. Explications.

Combien d'argent perd votre société ?

Si on peut facilement calculer les revenus d’une entreprise, savoir avec précision ce que votre société dépense inutilement n’est pas toujours facile. Car entre une dépense totalement infondée et un coût qui pourrait être optimisé, il y a deux mondes.

Les frais généraux représentent jusqu’à 25 % de votre chiffre d’affaires. En période de crise, c’est ici que vous pouvez traquer les gâchis et dépenses superflues pour réaliser des économies sans toucher à la rentabilité de l’entreprise, voire en l’améliorant.

Souvent manuelles, les tâches répétitives auxquelles vos équipes sont confrontées forment un sérieux gisement d’économies. Parmi elles, la gestion des notes de frais occupe une place centrale. Une étude de la Global Business Travel Association (GTBA) faisant autorité en la matière, a mesuré à 20 minutes le temps nécessaire pour traiter une note de frais quand sa gestion est manuelle et non-dématérialisée ! Le tout pour un coût moyen de 53 €. C’est cher payé pour une seule note de frais, surtout quand on sait que 19 % d’entre elles ne sont pas conformes et que la correction de ces erreurs nécessite ensuite 18 minutes en plus, pour un surcoût d’environ 48 €.

Bien sûr la perte d’argent en entreprise peut survenir ailleurs que sur le volet des frais professionnels et des frais de voyages. Téléphonie, énergie, prestataires extérieurs, fournitures de bureau… Des frais généraux excessifs peuvent se cacher partout. Il est donc indispensable de passer toutes vos dépenses d’entreprise au crible.

Réduire les dépenses d'entreprise

Étapes pour réduire les dépenses de votre entreprise

Toute opération de réduction des dépenses d’entreprise doit être menée de façon rigoureuse. Voici les étapes incontournables.

1. Faites l’inventaire de vos contrats et de vos factures 

Première chose à faire : épluchez vos factures. Ce passage obligé est souvent négligé. Or, vous pourriez bien y découvrir des aberrations, des dépenses inutiles voire farfelues. Il vous faut dresser l’état des lieux le plus complet possible des contrats en cours et des dépenses sur les 6 ou 12 derniers mois.

Ensuite il est nécessaire de déterminer si une dépense a été utile ou non, c’est-à-dire si elle a eu un impact économique positif pour votre organisation, si vos employés ont gagné en productivité. Par exemple, vérifiez si les outils ou services auxquels vous avez souscrits ont été réellement utilisés. En parallèle, fixez des objectifs de réduction des coûts par famille ou sous-famille de dépenses. Faites la chasse aux dépenses inutiles !

2. Listez les dépenses indispensables à votre entreprise

Salaires et primes, sous-traitance, coûts de production ou de livraison, loyers, assurances, frais de licence… Évidemment, il existe des dépenses vitales pour votre entreprise. Mieux les lister dans un premier temps permet de recentrer votre attention sur la zone grise des dépenses dont l’utilité n’est pas établie à 100 %.

3. Listez les dépenses utiles à votre entreprise

L’utilité d’une dépense n’est pas toujours évidente à déterminer. Si vous payez pour un service que vous n’utilisez pas, aucun doute : vous pouvez y mettre un terme. Dans les autres cas de figure, il faudra vous pencher sur le retour sur investissement des dépenses ciblées. Améliorent-elles la productivité de vos salariés ? Il existe des effets positifs plus difficilement mesurables, comme le bien-être au travail, la motivation ou encore le renforcement de l’esprit d’équipe, mais ceux-ci participent aussi aux bonnes performances générales. Ne les négligez pas.

4. Listez les dépenses inutiles à votre entreprise et supprimez-les !

Une dépense inutile est une dépense qui ne permet pas d’améliorer les performances de votre entreprise, que ce soit à court, moyen ou long terme. Vous payez sûrement tous les mois ou tous les ans pour des services, des biens ou des abonnements qui servent peu, voire plus du tout. Exit.

5. Faites jouer la concurrence

Il existe des dépenses utiles mais dont le coût s’avère excessif. Dans ce cas, renégociez les contrats et faites jouer la concurrence. Cela touche souvent l’énergie, les fournitures de bureau, la téléphonie mobile ou certaines tâches sous-traitées. De manière générale, il est toujours bon d’engager régulièrement la discussion avec ses fournisseurs, une façon d’identifier de réaliser des économies potentielles. Mais ne sacrifiez pas vos exigences de qualité sur l’autel des économies, cela pourrait se retourner contre vous !

6. Automatisez les tâches qui peuvent l’être grâce à des outils adaptés

Que ce soient pour la gestion des factures ou des projets, les ressources humaines, la comptabilité, la communication ou la gestion des notes de frais professionnels, l’arrivée de nouveaux outils numériques a offert une véritable bouffée d’oxygène. Car digitalisation rime avec automatisation, simplification et accélération. Sur site ou mobiles, les logiciels innovants prennent désormais en charge un maximum de tâches répétitives, tout en sécurisant les process. Avant d’opter pour une solution innovante, vérifiez toutefois qu’elle a fait ses preuves et jouit d’une bonne notoriété.

Dématérialisation de la fonction finance

quel est l’impact du digital sur les équipes ?

7. Gestion des dépenses : pensez à la digitalisation !

S’il y a bien un domaine où la digitalisation a changé la donne, c’est dans le traitement des dépenses professionnelles, ô combien chronophage. Cela explique pourquoi les nouveaux outils capables d’automatiser la gestion de ces frais sont aujourd’hui si prisés. Ils ont pu voir le jour grâce aux innovations technologiques, mais aussi à l’arrivée de l‘archivage à valeur probante et de la dématérialisation en général. Les avantages de la digitalisation sont bien connus : allègement des tâches, réduction des erreurs et des abus, amélioration de la capacité d’analyse et de maîtrise des dépenses… Elle participe ainsi à réaliser des économies non négligeables et améliorer la productivité de vos collaborateurs.

8. Utilisez un logiciel de gestion des notes de frais

Qu’il soit installé sur site ou, comme dans le cas de Rydoo Expense, sous la forme d’une solution SaaS avec application mobile, ce type de logiciel simplifie de fond en comble la prise en charge des notes de frais. Le perfectionnement d’une technologie appelée reconnaissance optique de caractères (OCR en anglais), y est pour beaucoup dans ce bond en avant. Et pour cause : une simple photo avec son smartphone permet désormais de scanner et décrypter automatiquement un justificatif de frais professionnels, avant envoi et intégration, là-aussi en partie automatisés, à la comptabilité.

Réduire les dépenses d'entreprise

Gestion des notes de frais manuelle

Comme évoqué plus haut, la gestion manuelle d’une note de frais papier nécessite en moyenne 20 minutes et coûte 53 € à une entreprise. Elle est par ailleurs propice aux erreurs, voire aux abus et aux fraudes, et génère des tensions entre salariés.

Gestion des notes de frais 100% digitale

Une étude a montré qu’une gestion digitale des notes de frais réduisait à 5 minutes le temps total de traitement d’une note de frais, pour un coût moyen de 14 €. En plus, elle permet d’atteindre jusqu’à 95 % de contrôle automatique.

Envie d’en connaître plus sur toutes les possibilités offertes par les solutions Rydoo Expense et Rydoo Travel ? Suivez le guide !

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