Dépenses professionnelles : comment les entreprises améliorent-elles leur conformité ?

Respecter les règles et se prémunir des sanctions sont bien sûr les premières raisons qui poussent les entreprises à rechercher la conformité en matière de données comptables mais c’est loin d’être la seule ! Économies, efficience, découvrez-les au fil de cet article ainsi que nos conseils pour une politique de frais conforme et mieux appliquée.

4 axes pour plus de conformité

La conformité, parfois appelée compliance, regroupe « l’ensemble des actions visant à respecter les lois, les règlements et autres normes applicables par l’entreprise, ses dirigeants, ses salariés, mais également par tous tiers ayant des interactions avec eux » (KPMG, 2016). Dans le champ des dépenses professionnelles, nous avons listé quatre composantes qui peuvent permettre aux entreprises de progresser sur ce plan.

Indemnités journalières

Les indemnités journalières correspondent à un forfait attribué au salarié en déplacement. Préalablement définies, elles génèrent moins d’ambiguïté pour les collaborateurs et représentent moins de travail administratif et de traitement pour les équipes. Néanmoins, quand le déplacement se déroule à l’étranger, elles peuvent se transformer en casse-tête du fait des différents régimes locaux.

« Notre équipe étant internationale, il était impératif que la solution retenue soit conforme avec les différentes législations locales. En effet, chaque pays possède ses propres règles pour rembourser les frais engagés par les collaborateurs. Pour avoir étudié les différentes solutions disponibles, il est clair que Rydoo se démarque dans sa capacité à proposer une approche conforme aux dispositions légales de chaque pays. » – M. Lecoq, directeur administratif et financier Fromi.

Indemnités kilométriques

Concernant les indemnités kilométriques, l’enjeu de conformité consiste à la fois à détecter les fraudes, malheureusement assez fréquentes, et à respecter le barème fixé par l’administration fiscale.
Encore peu répandues en France, les indemnités kilométriques vélo (IVK) sont pourtant applicables depuis février 2016 et très courantes dans d’autres pays européens.

« Deux ans après la mise en place de cette mesure, moins de 1 % des actifs français travaill[ai]ent pour une structure qui propos[ait] l’IKV, contre 83 % des actifs belges ». – Matthieu Orphelin, député du Maine-Et-Loire

Récupération de la TVA

La réglementation en matière de TVA fluctue : de nouvelles règles sont régulièrement adoptées comme lors du Brexit ou plus récemment avec la révision du système de TVA de l’UE, entrée en vigueur au 1er juillet 2021. Rydoo s’appuie aujourd’hui sur des partenaires dont VAT IT, afin de gérer simplement la récupération de la TVA. Vous évitez ainsi les erreurs et êtes assurés d’être toujours en phase avec la législation locale. Enfin, que la TVA soit récupérable ou non, la conservation des justificatifs reste nécessaire comme nous le verrons dans le point suivant.

Zéro papier

Si les modalités et les durées de conservation peuvent varier d’un pays à l’autre, le zéro papier représente pour beaucoup le principal avantage de la digitalisation. Gain de place, de temps, réduction des erreurs et meilleure visibilité séduisent en effet les services financiers.

Chris Walker, gestionnaire de frais chez Arjo, explique ainsi que sa société rencontrait toute sorte de problèmes avec son processus papier : justificatifs manquants, associés à la mauvaise note ou encore égarés avant même d’arriver à l’équipe finance.

« Autant d’argent sorti des caisses d’Arjo sans que l’on ait de trace de la façon dont il avait été utilisé », regrette-t-il.

Compliance peut aussi rimer avec économies

La conformité présente des intérêts évidents tels que pouvoir prouver aux autorités que vous respectez les règles et que vos employés suivent vos directives en matière de dépenses. Pour cela, il est indispensable de bien connaître les éléments requis en cas de contrôle notamment les documents à présenter au format papier et ceux qui peuvent être numérisés.

Mais ce n’est pas le seul bénéfice d’une telle démarche. Chaque année en France, la fraude à la note de frais engendre un coût de 1,2 milliard d’euros. À l’échelle mondiale, le montant de TVA non récupérée par les entreprises avoisine les 20 milliards de dollars annuels. Enfin, le zéro papier supprime une étape de tri manuel très chronophage tout en réduisant les coûts d’impression et le temps perdu à compenser les erreurs humaines.

Le guide complet pour garder une longueur d'avance en matière de conformité des frais professionnels.

Faire de la conformité une réalité

Pour profiter des avantages d’une conformité accrue, trois prérequis s’imposent aux entreprises : dans un premier temps, il leur faut suivre les évolutions réglementaires. Ensuite, leur politique de frais doit être compréhensible et régulièrement mise à jour. Enfin, tout changement de politique doit également faire l’objet d’une communication claire.

Quelle méthodologie employer ?

Préapprobation
Cette étape consiste à configurer le barème légal et la date à laquelle il s’applique directement dans le système. De cette façon, l’employé n’a qu’à entrer le nombre de kilomètres parcourus et Rydoo applique le taux en vigueur pour calculer les indemnités kilométriques.

Systématiser la demande de remboursement de TVA
En utilisant un outil dédié (VAT IT), Rydoo prépare les demandes de remboursement de TVA et assure leur conformité avec les différentes réglementations fiscales.

Circuit de validation et visibilité globale
Il est important de formaliser le flux de validation des frais professionnels pour plus d’efficacité et de transparence.

Pour René Gotza, contrôleur financier chez Burger King Allemagne, la visibilité contribue également à augmenter le niveau de conformité global. « En effet, le système Rydoo permet [aux managers et superviseurs] de vérifier la conformité des dépenses avec la politique voyages grâce à des alertes automatiques lors de la réservation d’hôtels et de transports, » explique-t-il.

Contrôle
En complément de ces alertes de non-conformité, les solutions de gestion en ligne des frais professionnels comme Rydoo permettent de réaliser facilement des audits trimestriels ou annuels.

« Auparavant, nous recevions des dépenses parfois datant de six mois. Or, notre politique de frais prévoit un remboursement dans un délai maximum de trois mois. Aujourd’hui, la règle est beaucoup mieux respectée. Quand ce n’est pas le cas, il est plus facile de la faire appliquer car nous avons accès à l’historique de chaque dépense. » – Chris Walker, gestionnaire de frais Arjo

Travailler à une meilleure conformité en entreprise est donc non seulement un impératif réglementaire, mais aussi une opportunité d’amélioration de la performance globale. Nous l’avons vu, les pistes d’amélioration sont multiples, il peut donc être utile de bénéficier d’un accompagnement comme l’indique René Gotza, contrôleur financier, Burger King Allemagne : « [notre Customer Success Manager dédié] Connor a été très efficace et son soutien a été déterminant pour la mise en œuvre facile de la solution. C’était vraiment parfait. »

Pour découvrir comment Rydoo a travaillé avec Deloitte à optimiser la gestion des indemnités journalières, téléchargez notre eBook dédié à la conformité des frais professionnels !

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