La digitalisation et les données exactes sont la priorité de 20 % des entreprises en 2021

Les entreprises comptent plus que jamais sur la digitalisation pour accéder aux données fiables dont elles ont besoin pour faire face aux exigences d’un monde post-covid.

C’est ce que révèle notre première enquête annuelle « Frais et déplacements ». Nous avons interrogé des services financiers à travers l’Europe sur leurs priorités pour 2021, et nous avons constaté des différences frappantes.

Les services financiers ont su faire preuve de résilience et de créativité pour s’adapter aux bouleversements profonds liés à la COVID-19.

Nous nous sommes appuyés sur les données d’utilisateurs Rydoo en France, en Allemagne, en Autriche, en Suisse et au Royaume-Uni, collectées entre septembre 2019 et octobre 2020. En complément, nous avons fait appel aux services d’un cabinet externe, Censuswide, qui a interrogé plus de 200 directeurs financiers au sein de sociétés de 500 à 5 000 employés.

Les résultats montrent une large gamme d’opinions, très variables d’une région à l’autre sur certains points.

Qu'entendons-nous par « systèmes digitalisés ?

Les recherches montrent que l’origine et l’utilisation du terme anglais « digitization », « digitalisation » en français, font débat.

Cependant, la plupart des professionnels de la finance s’accordent à définir la digitalisation comme l’utilisation de systèmes digitaux pour connecter les personnes, les systèmes, les sociétés, les produits et les services.

La digitalisation de la fonction finance peut donc englober l’interconnexion de vos systèmes internes, l’utilisation de logiciels et d’applications à la place de méthodes analogiques pour enregistrer les données, et la connexion à des agences externes pour envoyer et recevoir des informations.

Le système Rydoo de gestion des déplacements et frais professionnels illustre parfaitement comment une méthode analogique de collecte de notes de frais (en version papier donc) peut être remplacée par une méthode digitale.

Les systèmes digitaux sont plébiscités depuis quelque temps déjà pour améliorer l’efficacité des processus et la fiabilité des données, et notre étude montre que leur adoption ne cesse de s’accélérer.

À la question de savoir si leurs activités étaient déjà digitalisées, deux tiers des sondés ont répondu « Complètement, tous nos processus sont dématérialisés et se déroulent en ligne » ou « Majoritairement, toutes les activités principales sont digitalisées ».

Cela prouve que les bénéfices de la digitalisation sont désormais clairement intégrés par tous : des systèmes digitalisés permettent d’obtenir des données précises.

Les données de notre enquête s’arrêtant en août 2020, il sera intéressant d’observer si les nouveaux confinements ont persuadé davantage de sociétés de passer à de nouveaux systèmes.

État de la gestion des frais professionnels 2021.

Un rapport exclusif pour les directeurs et responsables financiers.

Quels sont les secteurs les plus connectés ?

Puisque l’adoption de systèmes digitalisés permet d’obtenir des données plus précises, il semble logique que les entreprises du secteur financier soient parmi les premières à passer au numérique. Notre enquête montre que c’est bien le cas.

Il est plus surprenant toutefois de constater que dans le commerce, les médias et le marketing, les entreprises ont aussi largement digitalisé l’ensemble de leurs opérations. Cela prouve que les sociétés de la tech ne sont pas toujours les premières à adopter les nouvelles technologies.

L’avancée de la digitalisation est aussi très variable selon les pays en Europe.

Si les services financiers veulent mettre en œuvre des systèmes digitalisés, une collaboration efficace avec l’équipe IT est indispensable.

Au Royaume-Uni, 2 sondés sur 5 indiquent que leurs équipes IT et finance travaillent main dans la main, mais en Allemagne, en Autriche et en Suisse, seule une entreprise sur 14 privilégie la coopération de ces équipes.

survey findings

L'évolution des équipes finance

Nous voulions également au travers de notre étude mieux comprendre l’évolution des services financiers.

Les effets positifs de la digitalisation et ceux, négatifs, de la pandémie de COVID-19 se sont conjugués pour produire quasiment les mêmes effets sur la composition et la taille des équipes finance.

D’après notre enquête, 50 % des entreprises ont réduit la taille de leur équipe finance. C’est particulièrement vrai en Allemagne et en Suisse, où le pourcentage monte à près de 60 %.

L’un des plus grands avantages du passage à un système digital tel que Rydoo est que les employés peuvent être redéployés sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Ils n’ont plus à passer des heures à saisir et vérifier manuellement des données, et ce temps gagné peut donc être utilisé à quelque chose de plus précieux.

Au Royaume-Uni, près de 45 % des entreprises sondées ont indiqué avoir remanié leur équipe afin d’attribuer de nouveaux rôles à chacun.

En France, au contraire, seulement 25 % des sociétés ont profité de cette opportunité offerte par la digitalisation. Cette différence est très révélatrice de l’usage variable des systèmes selon les pays.

La priorité : des données exactes et fiables

Comme l’on pouvait s’y attendre, l’exactitude est un critère majeur en matière de digitalisation.

À la question « Quelles sont les priorités comptables actuelles de votre service finance ? », 30 % des personnes interrogées ont répondu qu’il s’agissait soit de la connexion et de l’exactitude des données, soit de la facturation rapide.

La digitalisation des systèmes implique une réduction des processus manuels, et ainsi du risque d’erreur humaine.

Le contrôle des coûts est également une priorité pour 16 % des sondés. C’est exactement l’un des avantages que nos utilisateurs apprécient lors de l’adoption de Rydoo comme solution de gestion des déplacements et frais professionnels.

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La pandémie a accéléré le changement

La montée de la digitalisation était déjà palpable avant la pandémie, mais le recours au télétravail a accéléré le mouvement.

Les équipes finance s’adaptent à cette nouvelle situation. Bien que dans de nombreux cas, cela implique une diminution du nombre d’emplois dans ces services, les postes disponibles sont désormais plus intéressants et sans doute mieux rémunérés.

L’exactitude et la précision des données sont toujours aussi essentielles, si ce n’est plus, et les entreprises cherchent à s’assurer que leurs mesures de contrôle des coûts sont efficaces et adaptées.

Notre toute première enquête européenne sur les frais professionnels a révélé de nombreux résultats intéressants, dont certains sont assez inattendus.

Si vous souhaitez consulter le rapport dans son intégralité, cliquez ici pour le télécharger.

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