Qu’est-ce que le fichier des écritures comptables (FEC) ?

Fichier des écritures comptables (FEC) : tout savoir !

En quelques années, les FEC se sont imposés comme des éléments incontournables de la comptabilité des entreprises. Les fichiers des écritures comptables sont désormais au cœur de toute la stratégie de contrôle fiscal de l’administration. Alors gare aux erreurs ou aux imprécisions, elles vous coûteront très cher ! Tout ce que vous devez savoir sur le sujet.

Pourquoi concevoir le fichier des écritures comptables ?

Depuis 2014, toute entreprise qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatiques, comme un logiciel de note de frais, doit être capable de la transmettre à tout moment à l’administration fiscale. Elle doit alors prendre la forme d’un fichier dématérialisé spécifique : le FEC, pour fichier des écritures comptables.

Vos logiciels de comptabilité habituels sont programmés pour éditer des FEC conformes. De même, votre expert-comptable doit être en mesure de les produire dès que nécessaire.

Pour rappel, les entreprises concernées par les FEC sont :

  • les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés
  • les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu (catégories BIC, BNC, BA)

Ne sont pas concernés :

  • les micro-entrepreneurs (anciennement auto-entrepreneurs)
  • les SCI (sociétés civiles immobilières) en sont dispensés.

Une volonté de l'administration d'optimiser le contrôle fiscal

La Direction générale des finances publiques (DGFiP) a imposé les fichiers des écritures comptables dans le but d’accélérer et d’améliorer les contrôles fiscaux, tout en incitant les entreprises à renforcer d’elles-mêmes leur vigilance avant toute opération de vérification. Le ministère de l’Économie et des Finances dispose désormais d’algorithmes de data-mining capables de traquer automatiquement les anomalies de comptabilité. Ça ne plaisante plus !

Quand concevoir le fichier des écritures comptables ?

Le FEC doit être remis par l’entreprise ou son expert-comptable à l’administration fiscale au début des opérations de contrôle. Soit :

  • en cas de vérification de comptabilité, la procédure « classique » du contrôle fiscal. Celle-ci se déroule dans vos locaux. Le FEC doit être remis au vérificateur dès son arrivée (annoncée dans l’avis de vérification que vous recevez en amont).
  • en cas d’examen de comptabilité. Depuis 2016, la DGFiP peut en effet vous contrôler à distance. Votre entreprise reçoit alors un avis d’examen de comptabilité et doit transmettre le FEC dans un délai de 15 jours au vérificateur. Ce dernier dispose ensuite de 6 mois pour vous envoyer ses conclusions.

Les délais de transmission étant rapides, vous devez être capable d’extraire sans tarder toutes les données sous la forme d’un FEC en bonne et due forme. Autrement dit, mieux vaut avoir anticipé la question afin de « dégainer » son FEC dès que le Fisc vous le demande. C’est de votre responsabilité en tant qu’entreprise.

NB : lorsque les notes de frais sont tenues sur Excel, le fichier excel est lui-même la pièce justificative de la note de frais.

Que contient le FEC ?

Le fichier rassemble toutes les informations issues du journal comptable de l’exercice en cours. La présentation du FEC doit répondre à des normes strictes précisées dans le Livre des procédures fiscales (LPF), notamment dans son article A47 A-1.

Il doit contenir les informations suivantes :

  • Code journal et libellé journal de l’écriture comptable
  • Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
  • Date de comptabilisation de l’écriture comptable
  • Numéro de compte et libellé de compte bancaire principal, ainsi que numéro et libellé de compte auxiliaire
  • Référence et date de la pièce justificative
  • Montant au débit et montant au crédit
  • Lettrage de l’écriture comptable et date de lettrage
  • Date de validation de l’écriture comptable
  • Montant en devise et identifiant de la devise

Si une case du fichier FEC doit rester vide, vous devez la laisser « à blanc », c’est-à-dire sans la moindre annotation ni zéro.

C’est bon à savoir !

Pour aider les entreprises à respecter les formats exigés, la DGFiP met à disposition le logiciel Test Compta Demat en téléchargement libre. Plus précises, des solutions de contrôle des FEC existent aussi sur le marché.

Amende, majoration... Quels risques en cas d'absence de non-transmission du FEC ?

Si vous ne fournissez pas le FEC dans les temps, ou encore que votre fichier ne respecte pas les normes, vous encourez une amende de 5000 € minimum. Si la rectification dépasse 5000 €, l’amende sera majorée de 10 % des droits mis à la charge de l’entreprise.

Vous l’avez compris, les fichiers des écritures comptables ont accru le pouvoir de contrôle de l’administration fiscale. Si la dématérialisation de notes de frais facilite votre comptabilité, elle vous impose aussi d’être toujours plus vigilant. Depuis peu, des solutions innovantes voient le jour pour répondre à ces nouvelles exigences.

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