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Comment implémenter une solution technologique dans une entreprise traditionnelle

De nouvelles solutions technologiques peuvent faire économiser du temps et de l’argent aux sociétés et rationaliser leurs opérations, mais leur mise en œuvre n’est pas toujours évidente.

Faire des changements dans une entreprise déjà bien établie, au fonctionnement traditionnel, est souvent difficile. De nouveaux systèmes impliquent de nouvelles méthodes de travail, ce qui peut générer une certaine résistance au changement.

Dans cet article, nous vous donnons quelques pistes pour déployer de nouvelles solutions dans une entreprise traditionnelle, quel que soit le type de projet.

Conseil no 1 : trouvez un soutien haut placé

Pour commencer, vous devez vous assurer le soutien d’une personne haut placée dans la hiérarchie de votre société.

Cela ne sera pas forcément simple, car même les dirigeants peuvent avoir peur du changement. Vous devez donc leur présenter votre projet sous l’angle des bénéfices attendus pour votre entreprise et vos clients.

Insistez sur le fait que de meilleurs outils permettent de réduire les risques et de rester dans la course par rapport aux concurrents. Présentez-leur un projet parfaitement documenté, incluant des éléments concrets de gestion des risques.

Avec l’appui d’un manager haut placé, votre projet sera globalement bien mieux accueilli.

Conseil no 2 : communiquez et informez

L’incompréhension des nouvelles technologies et de leurs implications est un facteur majeur de résistance au changement.

Le mot d’ordre pour éviter les doutes et la méfiance est la communication : expliquez pourquoi vous investissez dans ces technologies, ce que cela signifiera concrètement pour les utilisateurs et en quoi ces nouveautés leur faciliteront la vie.

Vous devez être absolument transparent, faute de quoi les rumeurs et spéculations risquent de gêner le bon déroulement de votre projet. Communiquez à chaque étape pour éviter toute incompréhension.

Souvenez-vous aussi que la communication n’est pas forcément à sens unique. Les recherches indiquent que les employés impliqués dans le processus de décision sont plus motivés, plus impliqués et plus satisfaits de leur travail. Prenez la peine de recueillir leur avis et remerciez-les du temps qu’ils vous consacrent.

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Conseil no 3 : planifiez votre implémentation par étapes

L’arrivée soudaine d’une nouvelle technologie que le personnel doit maitriser rapidement peut être très perturbante pour une entreprise traditionnelle.

Pour prouver à tous qu’il n’y a rien à craindre des nouveaux outils, vous pouvez prévoir une implémentation par étapes.

Déployez les outils par service, ou si c’est possible, adoptez les nouvelles fonctionnalités graduellement, et faites basculer les process vers le nouveau système une fois que les choses se sont tassées.

Certes, l’implémentation sera plus longue, mais vous obtiendrez probablement de meilleurs résultats ainsi, en particulier dans une entreprise traditionnelle.

Conseil no 4 : ralliez des meneurs

Nous sommes tous influencés par nos pairs, c’est pourquoi recruter des employés à tous les niveaux de la société comme promoteurs de votre projet peut être une bonne idée.

Invitez-les à tester votre système, demandez-leur leur avis sur les changements proposés ou donnez-leur un rôle plus formel dans votre équipe projet.

Rejoindre votre équipe projet participe à leur développement personnel et leur permet d’avoir un aperçu en avant-première des systèmes et de leur utilisation.

En retour, ces meneurs pourront rassurer les membres de leur équipe qui craignent les changements, participer à leur formation et les aider à utiliser l’outil.

Conseil no 5 : ne reniez pas les anciennes méthodes

Ne pensez pas automatiquement que tout ce qui est ancien est mauvais et que tout ce qui est nouveau est bon. Ce n’est pas toujours le cas !

Il y a parfois de très bonnes raisons pour lesquelles les choses sont faites d’une certaine façon. Vous devez donc comprendre pourquoi certains process sont tels qu’ils sont.

Si des raisons opérationnelles valides justifient que les choses soient faites d’une certaine façon et à un certain moment, vous devez intégrer ces éléments dans votre nouveau système. Vous bénéficierez ainsi à la fois des bons côtés de l’ancien système et des avantages du nouveau.

De plus, les employés verront que seuls les changements nécessaires ont été apportés et ils accepteront ainsi mieux les nouvelles idées.

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Conseil no 6 : pensez à toutes les personnes impliquées

Une société traditionnelle évolue probablement dans un secteur plutôt conservateur, et ses fournisseurs et clients ont donc aussi une approche assez classique.

Dans ce cas, il est important de tenir compte des besoins de toutes les parties prenantes, et de s’assurer que toutes sont prêtes à vous suivre dans la transition.

La clé ici est la communication. Vous devez expliquer ce que vous faites et pourquoi. Vous pouvez aussi les inviter à s’inspirer de votre projet pour mettre en œuvre eux-mêmes de nouvelles technologies.

Conseil no 7 : soyez pragmatique

La frustration peut être grande si vous êtes certain des avantages qu’une nouvelle technologie peut apporter à une organisation, mais que les dirigeants ne sont pas prêts à un changement global.

Vous devez dans ce cas être pragmatique et comprendre que dans des entreprises ultraconservatrices, vous n’obtiendrez peut-être pas tout ce que vous voudrez.

Faites confiance à la qualité du système que vous mettez en place, elle parlera d’elle-même.

En implémentant un système basique pour quelques utilisateurs, vous posez vos premiers jalons, et vous aurez peut-être de bonnes surprises au bout de quelques mois.

Vos meilleurs alliés seront alors les utilisateurs qui apprécient votre système et les services devenus plus efficaces grâce au changement.

Au sein de la société, les autres employés commenceront à le remarquer et certains managers demanderont à bénéficier eux aussi de la nouvelle technologie.

Les utilisateurs du système de base souhaiteront également profiter des autres fonctionnalités disponibles et découvrir les avantages qu’une adoption plus large du système pourrait leur apporter.

Il est parfois préférable de commencer petit, puis d’élargir son champ d’action dans un deuxième temps.

L'humain, facteur décisif dans les entreprises traditionnelles

Les entreprises traditionnelles font les choses de manière traditionnelle. Cela signifie que leurs process sont en général majoritairement manuels, et s’appuient donc sur l’humain.

L’une des objections que vous entendrez le plus souvent est : « Nous avons toujours fait ça comme ça ». C’est là votre plus gros défi à relever pour déployer un nouveau système dans une société traditionnelle.

Le changement peut faire peur, surtout aux personnes qui ne sont pas habituées à l’amélioration continue des projets et des process.

Pour les sociétés habituées au changement et dont le personnel a un état d’esprit agile, l’implémentation d’une nouvelle technologie est la routine, mais dans une entreprise traditionnelle, vous devez opter pour une approche un peu plus sophistiquée.

Vous devez comprendre les peurs et les doutes des employés, et pour cela, assurer une communication ouverte à tous les niveaux de l’entreprise.

Ne jetez pas le bébé avec l’eau du bain : conservez les aspects positifs de l’organisation classique et combinez-les avec les avantages de la nouvelle solution.

Dans une entreprise traditionnelle, vous devez comprendre les ressorts de la résistance au changement pour trouver de nouvelles manières de présenter vos systèmes novateurs et vous assurer l’adhésion du plus grand nombre.

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