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Les notes de frais d’hôtel sont-elles remboursables ?

Dans la grande famille des frais professionnels, les notes de frais d’hôtel sont des incontournables. Procédures de remboursement, bleisure, TVA déductible… Rydoo vous explique comment fluidifier la gestion de ces frais d’hébergement au quotidien.

Qu'est-ce qu'une note de frais d'hôtel ?

Lorsqu’un salarié doit dormir à l’hôtel dans le cadre de son activité professionnelle et qu’il paye lui-même la facture, il remet à son employeur une note de frais d’hôtel en vue d’obtenir un remboursement. Jusque-là, c’est simple.

Comme pour tous les frais professionnel, l’Urssaf fixe les règles du jeu. La question de l’hébergement est ici traitée dans le volet des indemnités de grand déplacement. Pour qu’un employé puisse être remboursé, et que l’entreprise bénéficie d’exonérations de cotisations sociales sur cette dépense, plusieurs critères doivent être réunis :

  • que le caractère professionnel du déplacement soit attesté
  • que la distance entre le lieu du déplacement et le domicile du salarié soit au moins de 50 km et qu’elle ne puisse pas être parcourue en moins de 90 minutes en transport en commun.

La note de frais d’hôtel devra comporter toutes les informations nécessaires (lieu, date, caractère de la mission) et être accompagnée d’un justificatif, en l’occurrence la facture émise par l’établissement. Si toutes ces conditions ne sont pas réunies en cas de contrôle, vous risquez le redressement fiscal. Aïe.

Découvrez aussi notre modèle de note de frais

Comment se faire rembourser : procédures

Trois cas de figure existent : remboursement des frais réels, indemnités forfaitaires ou recours à une carte professionnelle.

 

Avancer les frais d’hôtel et se faire rembourser

Il s’agit donc du remboursement au réel. C’est la solution la plus souple mais aussi la plus chronophage. En effet, le salarié doit réaliser une note de frais, y joindre son justificatif, transmettre le tout au siège et attendre que celui-ci contrôle et valide avant de pouvoir toucher son remboursement. Bref, un processus souvent propice aux erreurs.

 

L’entreprise vous alloue un budget

On parle alors d’un remboursement au forfait. Dans ce cas, l’entreprise accorde une somme fixe à son salarié. Cette allocation forfaitaire est exonérée de cotisations sociales tant qu’elle ne dépasse pas la limite fixée par le barème des indemnités de grand déplacement de l’Urssaf.

 

L’entreprise vous procure un moyen de paiement

Il s’agit d’une carte bancaire d’entreprise, appelée parfois carte affaires ou carte corporate (on trouve aussi le système de la carte logée, une carte virtuelle permettant de payer par exemple un voyagiste). Le moyen de paiement est ici fourni par la société à son employé en déplacement professionnel. Ce dernier devra apporter un justificatif à son entreprise pour que les dépenses engagées entrent bien dans le cadre des frais professionnels.

Le cas du bleisure : gestion de la note de frais d'hôtel

Depuis quelques années, le bleisure gagne du terrain en France. Contraction de business et leisure (loisir), le phénomène a tendance à rendre moins nette la frontière entre sphères professionnelle et privée.

Comment bien distinguer ce qui relève du pro de ce qui relève du loisir ? La plus grande vigilance s’impose. Il est recommandé :

  • de miser sur une transparence totale entre employeur et employé
  • de préciser la situation en amont et répartir charges et dépenses professionnelles et personnelles
  • d’exiger de vos salariés un justificatif de frais d’hôtel le plus détaillé possible, afin d’identifier sans ambiguïté la nature de la dépense

TVA déductible : quelles sont les dépenses concernées ?

La TVA sur les frais d’hôtel des salariés est-elle déductible ? Non, comme le rappelle le Code général des impôts (CGI). Seules exceptions à la règle : les dépenses d’hôtel ou d’hébergement des personnels de sécurité, de surveillance et de gardiennage.

En revanche, la TVA des frais de repas, comme le petit-déjeuner pris dans l’établissement, est récupérable. Les factures ou les reçus d’hôtel doivent donc comporter une ligne distincte pour chaque type de dépense (nuitée, petit-déjeuner, etc.), avec mention de la TVA. 

Munissez-vous d'une application dédiée pour les notes de frais d'hôtel

Entre les exigences des notes de frais, les subtilités de la TVA déductible ou l’essor du bleisure, les salariés comme les services comptables se retrouvent parfois pris dans un tourbillon de tâches chronophages. Une gestion « manuelle » des frais professionnels favorise les erreurs, voire les abus.

 

Mais aujourd’hui, des outils innovants apportent un nouveau souffle à la gestion des notes de frais. Les solutions Rydoo Expense ou Rydoo Travel permettent ainsi d’automatiser une grande partie des tâches, depuis la réservation d’un hôtel ou la transmission des justificatifs jusqu’à leur complète intégration comptable. Pour atteindre ce but, ces solutions en SaaS (Software as a Service) s’appuient sur une application mobile aussi simple d’utilisation que les apps de réservation ou d’achat que nous utilisons au quotidien. Grâce à elle, le salarié en mission scanne ses factures en quelques secondes, avant de laisser la solution les décrypter et créer elle-même une note de frais complète, transmise ensuite automatiquement aux managers et aux services administratifs.

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