politique de dépenses

Comment réussir la mise en place d’une politique de dépenses professionnelles ?

Tout savoir sur la politique de frais professionnels

À la fois cadre et boussole pour vos équipes, voilà un document qui mérite toute votre attention. Son objectif : fluidifier la gestion des frais professionnels pour mieux maîtriser vos budgets… et donc réduire les dépenses. Explications.

Qu'est-ce qu'une politique de dépenses professionnelles ?

Une politique de dépenses professionnelles, appelée aussi parfois politique T&E (Travel&Expense), est un règlement interne d’encadrement des frais professionnels engagés par vos collaborateurs lors de leurs missions. Il donne le « la » et les « do & don’t », autrement dit toutes les bonnes pratiques en la matière. Il s’agit donc ni plus ni moins que du mode d’emploi des procédures à suivre, depuis l’envoi des justificatifs de notes de frais jusqu’à leur approbation et leur remboursement.

Une bonne politique de dépenses professionnelles doit permettre d’éliminer les ambiguïtés autour des frais professionnels. Elle fournit des réponses complètes et claires à vos voyageurs d’affaires comme à vos équipes administratives, managers et experts-comptables. On dit aussi enfin qu’elle aide à diffuser au sein des équipes vos valeurs et votre culture d’entreprise.

Pourquoi mettre place une politique de dépenses ?

Les frais de déplacements et autres frais professionnels forment le deuxième poste de dépense en entreprise. Au cœur de votre politique budgétaire générale, une politique de dépenses s’avère donc indispensable pour éviter les dérapages et les tensions. Bien construite et appliquée, elle permet de :

  • faire appliquer les règles autour des frais professionnels
  • mieux prévoir les coûts et donc mieux les analyser au fil de l’eau
  • fluidifier la gestion des frais professionnels et simplifier les tâches de vos collaborateurs en déplacement ou de vos équipes comptables, afin de leur faire gagner du temps et de la sérénité
  • accélérer les remboursements des frais professionnels
  • aider à lutter contre les abus, voire les fraudes. En cas de litige autour d’un remboursement, elle sert de repère pour trancher
  • garantir la sécurité des collaborateurs en mission
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Comment bien structurer votre politique de notes de frais ?

Pour être efficace et suivie, votre politique Travel&Expense doit être diffusée à tous les salariés via les bons canaux et au format adéquat. Même si son but est de répondre à toutes les questions, évitez d’en faire en pavé illisible. Un travail de structuration et de mise en forme est donc indispensable.

Il vous faudra, par exemple, établir un classement strict des types de dépenses professionnelles. Des tableaux aideront à synthétiser et délivrer toutes les infos utiles. Bien sûr la forme que prend votre document dépend aussi de la taille et de la nature de l’activité de votre entreprise. Ajustez les règles aux services et niveaux hiérarchiques concernés. La variété des missions professionnelles que vous confiez à vos employés peut aussi impliquer une inflation de spécificités, d’où l’intérêt de structurer parfaitement votre document. Le document ne doit pas laisser place à la discussion : il fixe les règles et la marche à suivre.

Gardez enfin toujours en tête que le document doit donner envie à vos salariés de mieux connaître leurs droits et devoirs en matière de frais professionnels.

Comment mettre en place une politique de dépenses?

Puisque votre politique Travel&Expense doit devenir la « bible » interne sur le sujet, elle doit être construite de façon à répondre à toutes les questions sans exception. Voici les étapes indispensables :

1) Identifiez les types de frais

C’est tout simplement l’ossature de votre politique. En général, les types de frais professionnels s’articulent autour des trois catégories reines : transports, repas, hébergement. Chaque type de frais doit être listé, décomposé et détaillé.

Par exemple, dans la rubrique transport, votre collaborateur devra trouver la classe qu’il peut occuper en avion ou en train selon la durée du trajet, la nature de la mission, son statut hiérarchique… S’il est de l’intérêt de tous que vos cadres voyagent dans des conditions confortables quand ils traversent la planète, cela n’est peut-être pas nécessaire sur un vol court. Pour les frais d’hôtel, idem : le document précisera les budgets selon les pays, orientera vers des gammes d’hôtels ou des chaînes privilégiées, etc.

Politique voyages - Reprenez le contrôle de vos dépenses T&E !

2) Déterminez des limites par type de dépenses

Pour chaque type de dépense engagée, fixez un maximum remboursable. Cette règle qui peut sembler bien évidente est pourtant l’une des plus importantes. C’est elle qui vous permet de contrôler votre budget. Les ruisseaux (des petits abus) font les grandes rivières (des dérapages budgétaires) ! Votre politique de dépenses établira par ailleurs si vous optez pour un remboursement des frais réels ou un remboursement au forfait. Enfin, les plafonds de dépenses seront à adapter en fonction des zones géographiques.

3) Fixez une date limite de remboursement des frais

Même si l’entreprise dispose en théorie de 5 ans pour rembourser des frais professionnels, en tardant à le faire, vous ne ferez qu’alimenter le ressentiment de vos salariés. Rappelez-vous que la politique de dépenses fixe aussi les devoirs et les engagements de l’employeur. Vous allez donc vous engager à rembourser les frais professionnels dans un délai raisonnable. Il est en général d’un mois.

4) Listez les frais professionnels non-remboursables

Vos collaborateurs doivent connaître les frais qui ne leur seront jamais remboursés. Il s’agira, à titre d’exemple, des frais de minibar ou d’alcool, à l’exception souvent du vin pendant les repas. Mais puisqu’ils ne sont pas remboursables, ces frais ne devraient en réalité pas être qualifiés de professionnels !

5) Imposez et expliquez le processus de remboursement des frais

Comme évoqué plus haut, une politique de dépenses est aussi un mode d’emploi. Son but est de faciliter les démarches de vos collaborateurs, en leur imposant la marche à suivre et en l’expliquant : quel modèle de note de frais, transmission des justificatifs, validation, modalités de remboursement… Il s’agira aussi d’expliquer les procédures à suivre si vous avez décidé de digitaliser votre approche et misé sur des outils innovants de gestion des frais professionnels, comme Rydoo Expense ou Rydoo Travel.

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6) Centralisez la réception des justificatifs de notes de frais

Profitez de l’élaboration de votre nouvelle politique de dépenses pour centraliser voire automatiser la production, l’envoi et la validation des justificatifs de notes de frais. L’occasion de mettre un terme aux notes de frais papier ou aux fichiers Excel. Les solutions digitales de pointe, dotées notamment de scanners intelligents de justificatifs, favorisent justement la centralisation des notes de frais et l’automatisation, au moins partielle, de leur traitement.

7) Définissez des règles de sécurité pour vos voyageurs

Votre document doit comporter un chapitre sur la sécurité de vos salariés en déplacement. Il en va aussi bien leur sécurité physique que de leur santé, la sécurité de leurs biens matériels ou encore la protection de leurs données informatiques. Votre politique doit également indiquer les procédures de sécurité à suivre en cas de grave imprévu à l’étranger.

Notes de frais

8) Luttez contre la fraude aux notes de frais

Dépenses fictives ou abusives, remboursements multiples, dépenses personnelles maquillées en frais pros… Une politique solide couplée à une solution logicielle de gestion des notes de frais forme une arme redoutable contre la fraude aux frais professionnels. D’abord parce qu’énoncer clairement les règles et les sanctions produit toujours un fort effet de sensibilisation et de dissuasion. Mais aussi parce qu’un scanner intelligent des notes de frais OCR, comme celui développé par Rydoo, ne triche jamais. C’est lui et lui-seul qui analyse et extrait les informations-clés des reçus de frais professionnels. Une sécurité doublée d’un gain de temps énorme.

 

9) Déployez votre politique de dépenses d'entreprise

Vous l’avez compris, une politique de dépenses n’est pas un gadget mais un document stratégique pour votre entreprise. Accessible à tous, elle informe chaque salarié de ses droits et obligations en matière de frais professionnels, et permet à votre société de maîtriser les dépenses. Son succès dépendra autant de la qualité du contenu (deux mots d’ordre : exhaustivité et clarté !) que des outils que vous développez en parallèle pour qu’elle soit adoptée.

Parmi ces outils, il est clair que les nouvelles solutions de gestion des frais professionnels ou de voyages d’affaires sont devenues incontournables. Intelligentes et mobiles, capables de s’adapter à vos politiques de dépenses, elles viennent automatiser en grande partie – et donc accélérer et sécuriser – des nombreuses tâches et process connus jusque-là pour être chronophages et instables.

Envie d’en savoir plus sur le fonctionnement de Rydoo Expense ou Rydoo Travel ?

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