TVA étrangère

Récupération de la TVA étrangère

Quand vos collaborateurs effectuent des dépenses professionnelles dans certains pays étrangers, il vous est possible de récupérer la TVA. En pratique, c’est tout sauf un long fleuve tranquille. L’enjeu est pourtant de taille : les entreprises qui y parviennent y trouvent une importante source d’économies. Rydoo vous guide.

Qu'est-ce que la TVA étrangère ?

On estime aujourd’hui à 5,5 milliards d’euros le montant annuel de TVA facturée à l’étranger qui n’est pas récupéré par les entreprises européennes. Il s’agit d’un manque à gagner colossal. Mais revenons un peu en arrière. De quoi parle-t-on, au juste ? La TVA étrangère est la taxe sur la valeur ajoutée payée par vos voyageurs d’affaires à travers leurs achats de biens ou de services effectués dans le cadre de leurs missions professionnels hors du pays (transports, hôtels, restaurants, salons professionnels…). Dans l’Union européenne, la TVA oscille actuellement entre 17 % et 20 % (au taux normal) selon les pays.

Problème : une grande partie de cette TVA n’est pas récupérée par les sociétés, le plus souvent par manque d’informations ou à cause de justificatifs jugés non-conformes par les autorités fiscales. Pour couronner le tout, les démarches s’avèrent très bureaucratiques et peuvent en rebuter plus d’un. Depuis une dizaine d’années toutefois, et grâce à la directive 2008/9/CE, l’Union européenne tend à harmoniser les procédures de récupération de TVA étrangère.

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Remboursement de TVA étrangère : quelles conditions?

Primo, pour prétendre au remboursement de la TVA étrangère en Europe, votre entreprise doit d’abord remplir trois conditions :

  1. être assujettie à la TVA dans un pays de l’UE
  2. ne pas avoir d’existence fiscale dans le pays où sera déposée la demande de remboursement de TVA
  3. ne pas avoir réalisé dans ce même pays de livraisons de biens ou des prestations de services imposables

Secundo, les dépenses admissibles à une réclamation doivent concerner des achats de biens ou de services dédiés à un usage professionnel. Les loisirs de votre collaborateur en mission à Rome ou à Copenhague sont donc hors jeu !

Tertio, vous allez devoir fournir des « preuves » en bonne et due forme. La facture de la dépense professionnelle doit comporter certaines informations obligatoires, en particulier le numéro de TVA intracommunautaire de votre entreprise, ainsi que celui du fournisseur. Vous devez également utiliser la devise nationale du pays où vous déposez votre demande.

Notez enfin qu’il existe des montants minimum pour les demandes de remboursement de TVA étrangère dans l’Union européenne : 50 € pour les demandes annuelles et 400 € pour les demandes de 3 à 12 mois.

Quand demander le remboursement de la TVA étrangère ?

Vous devez déposer votre demande avant le 30 septembre de l’année civile qui suit l’année de la dépense professionnelle, donc du paiement de la TVA. Bien sûr les réclamations ne peuvent pas excéder une année civile, ni une période de moins de 3 mois.

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Comment récupérer la TVA étrangère?

Comme évoqué plus haut, l’Union européenne a uniformisé la méthode pour favoriser le remboursement de la TVA étrangère. Pas la peine donc d’aller toquer à la porte de toutes les administrations fiscales des pays où vos collaborateurs dépensent ! Avant de vous lancer, assurez-vous néanmoins de disposer de tous les reçus et factures conformes. N’oubliez pas non plus que ce qui est récupérable dans un pays ne l’est pas forcément dans l’autre. Chaque pays européen fixe ses règles du jeu en matière fiscale.

Les demandes doivent être réalisées dans l’État où votre société est installée et surtout assujettie à la TVA. En France, par exemple, le guichet dématérialisé est accessible depuis votre espace personnel sur le portail électronique www.impots.gouv.fr.

Une fois que vous avez déposé votre dossier, soyez patient. L’Etat concerné dispose d’un délai de 4 mois pour notifier sa décision, délai prolongé de 2 mois si l’on vous réclame des documents originaux manquants. Si votre demande est acceptée, l’Etat a 10 jours pour vous rembourser la TVA.

Mais sachez que les demandes sont encore souvent retoquées. Le taux de réclamations rejetées atteindrait même 70 %. En cause : des reçus et factures ne contenant pas les informations nécessaires, comme, par exemple, un reçu émis au nom de l’employé et non pas de l’entreprise. En cas de manquement, la TVA sera perdue. On comprend mieux pourquoi il est en fait conseillé de confier ces tâches à des prestataires spécialisés. L’investissement sera vite rentabilisé.

Rydoo vous accompagne jusqu'à la finalisation de votre demande de remboursement

Même si la démarche a été facilitée en Europe, la récupération de la TVA étrangère reste une opération chronophage. C’est pourquoi, chez Rydoo, nous croyons qu’un outil digital de gestion des frais professionnels de pointe doit intégrer une fonction « TVA étrangère ». 

Pour automatiser vos démarches de récupération de TVA étrangère, Rydoo s’est associée avec VAT IT. Désormais, Rydoo Expense vous accompagne donc de bout en bout, depuis le moment où votre collaborateur effectue une dépense professionnelle à l’étranger jusqu’au remboursement de la TVA. Grâce à ce partenariat intégré, vous n’avez plus rien à faire : VAT IT se charge à votre place de réclamer et récupérer votre argent. L’opération est bien sûr automatisée et sécurisée, libérant du temps à vos équipes et la possibilité de se recentrer sur des missions à haute valeur ajoutée.

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