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Webinar Veolia : la conformité en matière de frais professionnels

Comment la digitalisation peut-elle améliorer la conformité des dépenses professionnelles ? Nous avons pu en discuter avec notre client Veolia le 29 mars dernier lors d’un webinar. À cette occasion, nous sommes également revenus sur les résultats de notre enquête annuelle.

 

2020 : Quelles tendances pour les frais professionnels

Notre rapport, intitulé État de la gestion des frais professionnels 2021, a mis en évidence que de nombreuses dépenses plus importantes qu’à l’accoutumée avaient été engagées en avril 2020. Et ce malgré un nombre total de notes de frais réduit.

+ 76 % de frais en lien avec l’IT

Ce constat tient en grande partie à l’augmentation considérable du montant dépensé en matériel de bureau et en informatique, même si la tendance a commencé à s’estomper au début de la saison estivale 2020.
Les notes de frais en lien avec l’informatique sont ainsi passées d’une moyenne de 207 par mois à 869, soit une hausse impressionnante de 76 %.
Nous avons également relevé 33 % d’augmentation des frais de fournitures. Ceux-ci sont passés d’une moyenne de 2 916 déclarations par mois à 4 367 à partir d’avril.

Une année en dents de scie pour les dépenses professionnelles

Même après le début de la levée des restrictions, les montants dépensés en voyages et en alimentation sont restés bas. Les frais de bouche, qui ont de nouveau augmenté après le confinement, n’ont pas atteint les niveaux de septembre 2019 à mars 2020.
La pandémie de la Covid-19 a également fortement impacté les voyages d’affaires. Le trafic aérien a connu une période de quasi-arrêt et le trafic routier a été affecté également. Les dépenses de train ont, elles aussi, considérablement chuté.

Une nouvelle temporalité pour les déclarations et les remboursements

Le contexte sanitaire a joué sur la fréquence de déclaration, effectuée depuis le domicile : nous avons pu observer une concentration à des moments clés plutôt qu’un lissage sur le mois. La nature des frais déclarés (commandes de logiciels et de matériel de bureau) explique aussi cette évolution car ces commandes peuvent être passées en une fois pour constituer des stocks. Enfin, la déclaration en ligne de dépense, qui permet le remboursement en temps réel, influe aussi sur les habitudes des salariés.

La crise comme opportunité pour la politique de frais

Écroulement des non-conformités

Pendant le confinement, les infractions aux règles qui encadrent les frais professionnels ont été beaucoup moins nombreuses, d’une part car moins de frais ont été déclarés mais aussi parce que les dépenses de type fourniture de bureau occasionnent moins de risque de dépassement et de doublon que les frais de bouche.

Des évolutions de politique plus faciles à appliquer

Il faut également noter que deux tiers des entreprises ayant répondu à notre enquête ont complètement ou très largement digitalisé la gestion des notes de frais. La plupart révisent leur politique de dépenses tous les trois mois ou plus. Il est intéressant de noter que 85 % des participants au webinaire la révisent annuellement.

Quand cette politique de voyage est intégrée au système et que les erreurs sont signalées aux utilisateurs en temps réel, il y a en effet moins d’urgence pour les structures à la réviser.

« Rydoo représente une vraie valeur ajoutée en termes de contrôle interne et sa fonctionnalité de détection de doublons est tout bonnement révolutionnaire pour un groupe de notre envergure. »

Stéphanie Froleau, responsable du domaine Finance, Legal & Risk au sein des équipes IS&T du Groupe Veolia.

Pour savoir comment Veolia a divisé par 2 les étapes de son processus de frais, visionnez ce webinaire

La France, mauvaise élève ?

La France fait figure d’exception à cet égard puisque 40 % des entreprises françaises sondées ont tendance à réviser leur politique de voyage chaque mois voire plus fréquemment encore (contre 33 % sur l’échantillon global). Seul un tiers d’entre elles déclare appliquer des règles strictes pour assurer le respect de la politique de voyage.

Le nombre d’infractions est y également plus élevé qu’ailleurs avec 4,4 % de frais déclarés non conformes au cours de l’année dernière. Pour Jacques Chevallier-Rufigny, Contrôleur Interne au sein de la Direction financière de Veolia Eau France, il peut s’agir d’une spécificité culturelle :

« Ce chiffre peut refléter une rigueur plus importante dans les pays nordiques, mais aussi être lié à la façon dont on paramètre les seuils par catégorie. Il faut également se rappeler que ces 4 % ne correspondent par forcément à de la fraude, il peut s’agir d’alertes par rapport à la politique de voyages. »

Jacques Chevallier-Rufigny, Contrôleur Interne au sein de la Direction financière de Veolia Eau France.

Digitaliser ses frais : pas la priorité, mais un vrai « quick-win »

Nous l’avons vu, l’impact du digital sur la conformité est très important. Mais où en est la transformation numérique des services financiers ?

Deux sondés sur trois ont complètement ou pour partie digitalisé leurs processus

La transformation numérique se poursuit au sein des services finance : deux tiers des sondés ont déclaré que leurs « processus [étaient] complètement dématérialisés et se déroul[aient] en ligne » ou que « toutes [leurs] activités principales [étaient] digitalisées ». Ces changements sont motivés par l’exactitude, l’adaptabilité et la sécurité des solutions hébergées dans le cloud qui sont des qualités déterminantes pour le travail de demain, notamment avec l’essor du télétravail.

La confiance, déterminante dans les projets de digitalisation pour près de 4 répondants sur 10

Malgré l’engouement, la transformation numérique rencontre encore quelques freins : parmi eux, 39 % des sondés citent un choix de solution trop vaste et 37 % la question de la confiance.

« Il existe pléthore d’offres mais nous avons pu rapidement valider l’adéquation de la solution Rydoo avec nos critères, notamment sur les aspects sécuritaires. »
Jacques Chevallier-Rufigny, Contrôleur Interne au sein de la Direction financière de Veolia Eau France

Quelles priorités pour la transformation digitale des services finance ?

Une entreprise sondée sur cinq priorise la connexion et l’exactitude des données, suivies de près par le contrôle des coûts.

À l’échelle des tâches digitalisées dans les entreprises européennes, le traitement des notes de frais est considéré comme peu prioritaire par rapport à la budgétisation, au reporting, à la facturation et à la planification.

Toutefois, il s’agit déjà d’une réalité pour 30 % des participants au webinaire et 40 % en font une priorité des 6 prochains mois.

« Chez Veolia, nous menons un vrai projet de transformation digitale au niveau groupe qui englobe la dématérialisation des factures fournisseurs, des factures clients, le processus budgétaire ou encore un chatbot pour faciliter l’accès à l’information financière, etc.
La dématérialisation des frais ne figurait donc pas en haut de notre liste, mais elle s’inscrivait dans la droite ligne de l’objectif prioritaire de transformation numérique. Au vu de la facilité de déploiement et du coût de la solution, nous nous sommes lancés. »

Stéphanie Froleau, responsable du domaine Finance, Legal & Risk au sein des équipes IS&T du Groupe Veolia.

Comment la digitalisation améliore la conformité des dépenses professionnelles

Le contexte de l’année 2020 a accéléré l’évolution des modes de travail. L’approche de la gestion des frais doit donc s’adapter pour couvrir au mieux les attentes de salariés et les besoins de conformité des entreprises, notamment en télétravail. Cela explique l’attrait de la déclaration des frais par ligne de dépense : effectuée en temps réel, elle est idéale car elle génère très peu d’erreurs et ne repose ni sur le papier ni sur un système de courrier interne pour fonctionner.

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