Pourquoi vous devriez changer votre gestion des dépenses ?

Que l’on soit dirigeant d’entreprise, salarié ou freelance, gérer ses dépenses est une obligation pour tous. C’est une étape incontournable si l’on souhaite être correctement remboursé de ses frais par son employeur ou qu’ils soient déduits des impôts.

Une mauvaise gestion des dépenses peut avoir de lourds impacts et nombreux sont ceux qui ne souhaitent pas changer leur façon de faire, soit par habitude, soit à cause de leur employeur. Pourtant un temps précieux pourrait être gagné en changeant de méthode.

Découvrez dans cet article, les différentes manières de gérer ses dépenses, les difficultés rencontrées et comment mettre en place un processus plus efficace.

  • Gestion des dépenses papier

Ce n’est plus la manière la plus simple de gérer ses dépenses mais de nombreuses entreprises tiennent encore à gérer leurs dépenses de manière traditionnelle. Chaque note de frais doit être accompagnée de justificatifs qui peuvent prendre différentes formes. Ils ont cependant tous un point commun : le papier !

Tout commence avec les reçus que les collaborateurs empilent sur leur bureau. Puis, vient le moment de les traiter et cette activité peut prendre un temps non négligeable. La première étape vise à catégoriser les frais, puis les ordonner. L’étape suivante consiste remplir le fichier de note de frais, généralement sous forme de tableur, de l’imprimer, puis d’y agrafer les bons reçus. La note de frais, assortie de son lot de reçus papiers doit ensuite être transmise au service financier qui doit, à nouveau, tout examiner manuellement pour assurer leur bon traitement.

Les erreurs humaines sont fréquentes dans un processus manuel comme celui-ci et de nombreuses étapes peuvent être améliorées. Il n’est pas rare d’inverser des chiffres, ce qui est moins susceptible d’arriver avec une lecture des reçus via un OCR. La perte des justificatifs est également un problème fréquemment rencontré, qui rend tout remboursement quasi impossible. Dans ce cas, tout le processus de gestion des dépenses se retrouve impacté et complexifié : les salariés se retrouvent à imprimer leurs relevés bancaires pour justifier de la dépense, tandis que le service financier ne dispose pas de toutes les informations exigées par l’administration fiscale.

  • Gestion des dépenses digitalisée

La gestion des dépenses digitalisée est une version améliorée des notes de frais papier. Les salariés utilisent un tableur Excel qu’ils remplissent afin de se faire rembourser. Certaines entreprises demandent à ce que le fichier de note de frais soit envoyé par e-mail au service approprié ; cependant, des entreprises plus modernes utilisent un modèle de fichier partagé pour chaque employé, mis à jour automatiquement. Bien qu’il s’agisse d’un changement mineur, cela facilite le traitement des frais professionnels d’une manière plutôt efficace.

  • Gestion des dépenses digitale et avancée

Il existe aussi de nombreuses solutions qui se vantent de simplifier la gestion des frais professionnels de manière plus rapide et efficace. Ces solutions logicielles rassemblent de nombreuses fonctionnalités, offrant aux employés un accès à un portail en ligne ou à une application pour envoyer leurs dépenses au service financier. Malgré l’approche digitale, les employés doivent encore entrer les informations manuellement, joindre les bons reçus ou factures et prévoir un moment dans leur agenda pour les traiter.

Le service financier, en bout de chaîne, doit également analyser toutes les dépenses entrantes, vérifier qu’elles correspondent aux budgets définis et corriger les informations incorrectes.

Il existe un autre élément problématique avec ce type de solutions : l’expérience utilisateur. Ces outils ont été conçus en prenant en compte les besoins des entreprises et mettent davantage en avant les fonctionnalités. Les collaborateurs sont habitués à utiliser, principalement à titre personnel, des applications leur offrant la meilleure expérience possible ; les entreprises oublient qu’elle joue un rôle majeur dans le processus d’adoption d’un nouvel outil.

  • Gestion des dépenses entièrement automatisée

Suite à ce constat, nous avons décidé de développer Rydoo, pour offrir une nouvelle solution alliant fonctionnalités innovantes et design moderne. Notre solution de gestion des dépenses intègre, par exemple, la prise en photo d’un justificatif papier via un smartphone et l’approbation des dépenses en temps réel, avec à la clé, un remboursement plus rapide !

Rydoo offre également une expérience utilisateur inspirée des meilleures applications pour que la gestion des dépenses devienne un jeu d’enfant.

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