Qu'est-ce du’une politique voyages et pourquoi est-elle indispensable ?

Qu’est-ce qu’une politique voyages et pourquoi est-elle indispensable ?

La politique voyages est un excellent moyen pour simplifier la gestion des notes de frais d’une entreprise, combattre les tentatives de fraudes et gérer les coûts.

Reprenons d’abord les bases : savez-vous ce qu’est une politique voyages et pourquoi une politique voyages est-elle indispensable ?

Dans cet article, nous aborderons comment une politique voyages peut largement limiter les abus, erreurs, tentatives de fraudes et vous aider à contrôler les dépenses professionnelles. Une politique voyages est un excellent moyen pour transmettre les valeurs de votre entreprise, tout en réalisant des économies substantielles. Faut-il encore qu’elle soit claire, connue et respectée par tous ! N’oubliez pas que l’objectif d’une politique voyages efficace est d’éviter toute ambiguïté : chaque dépense doit être clairement autorisée ou interdite.

Qu’est-ce qu’une politique voyages ?

Une politique voyages et dépenses, aussi appelée politique T&E (Travel & Expense), est un règlement qui encadre les frais engagés par les collaborateurs pour leurs voyages et autres dépenses professionnelles. Elle présente les choses à faire et à ne pas faire, aide à lutter contre la fraude et permet de gérer les coûts. Mais c’est aussi bien plus que cela. Elle reflète la culture et les valeurs de votre société. Elle indique à vos employés comment se conduire pour donner la meilleure image de votre entreprise.

Nous sommes convaincus que les employés peuvent adhérer sans condition à une politique si celle-ci est claire, complète et facilement applicable en situation réelle. Intégrer la politique d’entreprise à un système de gestion des notes de frais, en temps réel, est un véritable atout. Cela permet à l’équipe financière de mieux faire appliquer les règles et aux employés de corriger immédiatement une dépense ou de la supprimer si nécessaire. 

Vos employés sont les représentants de votre entreprise à l’extérieur : donnez-leur les informations et les outils dont ils ont besoin pour porter fièrement vos valeurs où qu’ils aillent.

Pourquoi une politique voyages est-elle indispensable ?

Une politique voyages bien conçue définit les catégories et montants maximums de dépenses autorisés. Elle peut ainsi largement limiter les abus et les erreurs, même si elle ne résoudra peut-être pas tous les problèmes détaillés ci-dessous. L’objectif principal d’une politique voyages est d’éliminer toute ambiguïté : chaque dépense doit être clairement autorisée ou interdite. 

Nous aborderons plus tard la meilleure manière de rédiger votre politique, mais essayons d’abord de comprendre pourquoi ce document pourrait bien être l’un des plus utiles que votre entreprise puisse créer.

Contrôler un poste de dépenses majeur

Pour la plupart des entreprises, les déplacements et autres frais professionnels sont le deuxième plus gros poste de dépenses. Ce chiffre tend à augmenter, car dans tous les secteurs, la tendance est à la mondialisation des sociétés et donc à l’augmentation des budgets voyages.

Vous devez pouvoir suivre ces changements et maîtriser les dépenses professionnelles. Une politique T&E définit un montant maximal pour chaque type de dépense, ce qui permet aussi à l’équipe financière de mieux prévoir les coûts. Bien sûr, pour que l’entreprise profite de ces avantages, la politique doit être claire et bien appliquée.

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L’erreur est humaine

Fraudes et erreurs peuvent parfois être confondues, mais à la différence d’une fraude, une erreur n’est pas préméditée, le collaborateur n’ayant pas cherché à gagner de l’argent. Comme nous l’avons déjà vu, les remboursements multiples et les dépenses abusives peuvent être de simples erreurs.

Un employé peut enfreindre le règlement sans aucune mauvaise intention. Il peut par exemple dépasser le montant maximal autorisé pour un vol. Mais s’il s’avère qu’il avait le choix entre un vol direct et un vol avec deux escales et plus de sept heures d’attente, est-ce vraiment une faute ? En choisissant le vol le plus long pour respecter la politique voyages, il aurait pu manquer une réunion importante qui était pourtant le but principal de son déplacement. Dans ce type de cas, il est important de discuter avec le collaborateur pour trouver un accord satisfaisant. Comme nous le verrons dans la section suivante, il est préférable de signaler et de traiter ces cas particuliers séparément plutôt que d’inclure de trop nombreuses exceptions dans la politique de l’entreprise. Accepter ouvertement des exceptions, c’est ouvrir la porte à des comportements abusifs répétés.

Gérer les per diem (indemnités journalières)

Beaucoup d’entreprises ne séparent pas les dépenses les unes des autres, mais utilisent des indemnités journalières, ou « per diem ». Pour indiquer à vos salariés le montant maximal qu’ils sont autorisés à dépenser par jour, vous pouvez inclure un tarif journalier dans votre politique voyages. Sans maximum journalier clairement défini, les employés peuvent, en toute bonne foi, accumuler les dépenses légitimes et dépasser le montant prévu par la société.

Les indemnités journalières sont considérées comme des remboursements de frais professionnels ; elles sont donc exonérées de charges selon le barème légal. Ce barème varie d’un pays à l’autre, et chaque pays définit des barèmes différents pour les déplacements nationaux ou à l’étranger. Si vous avez des bureaux ou usines dans différents pays, assurez-vous que le tarif journalier défini dans votre politique est conforme aux règles locales et à jour, pour tous les employés.

Pour mieux comprendre le principe des indemnités journalières, prenons l’exemple du Royaume-Uni :

 

Le HMRC, service des taxes anglais, définit des règles plus spécifiques pour les voyages professionnels à l’étranger, selon le pays et la ville de destination. Les collaborateurs anglo-saxons se déplaçant à Singapour par exemple doivent respecter les montants ci-dessous :

 

Let's Rydoo it

Nous espérons que cet article vous aura per­mis de comprendre ce qu’est une politique voyages et pourquoi ce document pourrait bien être l’un des plus utiles que votre entreprise puisse créer.

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