care business

+90% de temps gagné pour Prestige Nursing + Care dans la gestion de ses notes de frais

Ecrit par Alba Rodriguez

‘’Ce qui importe vraiment dans le secteur de l’aide à domicile, c’est la qualité du soin prodigué.’’ – Directeur Général, Prestige Nursing + Care. 

Prestige Nursing + Care est une société de soins à domicile parmis les plus réputées au Royaume-Uni. Leur devise “Prendre soin des patients comme s’il s’agissait de nos proches” prend tout son sens au vu de leur dernier sondage où 94% de leurs clients étaient satisfaits ou très satisfait de la qualité de service et d’accompagnement dispensée par Prestige Nursing + Care. 

Il n’est donc pas étonnant qu’une entreprise plaçant la satisfaction de ses clients au coeur de son approche marché, le fasse également avec ses collaborateurs. Comment Nursing Prestige + Care a-t-elle décidé d’améliorer la qualité de vie de ses 150 employés ? Très simplement en dialoguant avec eux et en écoutant leurs besoins. Résultat : l’ensemble de ses employés a pu dire adieu au process fastidieux relatif aux notes de frais.

Raja Qaisar - Chief Accountant

Rydoo nous aide à savoir ce qui se passe dans les deux camps. C’est un très bon outil de promotion pour le département finance. Nous ne sommes plus les méchants !.

LE CHALLENGE

Quelle est l’histoire derrière ce projet ? Nous avons donc voulu en savoir plus sur le retour d’expérience de Prestige Nursing + Care dans la transformation de son processus de gestion des notes de frais. Raja Qaisar, Chef Comptable, et Cindy Woo, Comptable Senior, ont accepté de partager leurs conseils. 

Avant le déploiement de Rydoo, l’entreprise gérait ses notes de frais manuellement et perdait donc un précieux temps, comme nous l’explique Cindy Woo : “ Des employés avaient pour habitude d’utiliser une copie papier de leur formulaire de remboursement et de lister les détails de leur transaction manuellement. Une fois cette tâche finie, ce document devait être validé par leurs supérieurs directs et soumis au département finance. Après la vérification opérée par le contrôleur de gestion, le formulaire devait être signé par les directeurs puis analysé par les achats. Une fois entré dans nos outils internes, les notes de frais pouvaient enfin être remboursées.”

Un process reposant sur des formulaires papiers demande beaucoup de travail manuel à tous les niveaux et quand il s’agit de notes de frais, les délais de remboursement peuvent dangereusement s’allonger. “En règle générale, il nous faut 2 à 4 semaines pour vérifier toutes les informations (dates, marchands, motifs, montants, codes projets, etc.) et traiter les notes de frais.” Et ce délai tend à s’allonger en cas d’erreurs, de reçus en doublons, d’informations suspectes, etc. “Nous devons alors solliciter le collaborateur pour qu’il nous confirme l’information ou qu’il la corrige, et ce, autant de fois que nécessaire jusqu’à ce que nous soyons sûrs que tout est conforme.”

En règle générale, il nous faut 2 à 4 semaines pour vérifier toutes les informations et traiter les notes de frais.”.

Décharger les collaborateurs des tâches chronophages, sources de frictions, est un point essentiel lorsque l’on transforme ses process, souligne Raja Qaisar. Or, avec l’ancien modèle, les collaborateurs n’avaient aucune visibilité sur les délais de remboursement qui pouvaient prendre un temps certain, “Je suis certaine qu’ils se demandaient pourquoi le traitement de leurs dépenses était aussi long. Cette situation se révélait tout aussi frustrante pour nous, à la finance, car nous devions à tout moment savoir où chaque information ou reçu se trouvait et qu’au final, suivre toutes les dépenses s’avérait être particulièrement difficile.”

Hormis le gain de temps et la recherche de contrôle sur l’ensemble du process, le nouvel outil devait apporter de la visibilité sur le statut des frais professionnels (avaient-ils été approuvés ? contrôlés ? quand allaient-ils être remboursées ?). La solution devait aussi aider l’équipe finance à mieux suivre les dépenses des collaborateurs afin d’en accélérer leur remboursement.

LA SOLUTION

Steve Murphy, CFO de Prestige Nursing + Care, a choisi la solution SaaS de gestion des frais professionnels Rydoo. Cindy et Raja ont donc pu démarrer l’implémentation.

Déployer un nouvel outil n’est jamais simple et bien que des difficultés soient apparues, celles-ci ont vite été résolues grâce à une collaboration étroite entre les équipes Customer Success de Rydoo et l’équipe projet de Prestige Nursing + Care.

“Au début, ce changement a représenté un défi pour moi mais l’aide en ligne fournie par Rydoo est incontournable et très bénéfique. Lorsqu’on se connecte à la solution Rydoo et que l’on a besoin d’aide, la réponse ne se fait jamais attendre. Avec le temps, tout est progressivement rentré dans l’ordre .”

L’aide en ligne fournie par Rydoo est incontournable et très bénéfique. Lorsqu’on se connecte à la solution Rydoo et que l’on a besoin d’aide, la réponse ne se fait jamais attendre.

Quand nous avons demandé à Cindy et Raja à quelles problématiques devait répondre la solution de gestion des notes de frais, leur réponse était sans appel : ils cherchaient à gagner du temps et à avoir un meilleur contrôle.

RESULTATS

Pour Raja, les bénéfices pour l’équipe finance sont évidents : “Au lieu que le process prenne 2 à 4 semaines, nous arrivons désormais à gérer les dépenses de tous les collaborateurs en 2 jours.” Il en est de même pour Cindy : “ En tant que comptable, j’apprécie de pouvoir obtenir la note de frais d’un clic. Nous disposons d’une meilleure visibilité quant aux dépenses engagées et nous pouvons les classer par catégorie, chose qu’il nous était impossible de faire avant”.

Au lieu que le process prenne 2 à 4 semaines, nous arrivons désormais à gérer les dépenses de tous les collaborateurs en 2 jours..

“Nous pouvons également télécharger toutes les notes avec toutes les informations dont nous avons besoin. Nous pouvons également les intégrer rapidement dans nos systèmes internes et procéder à leur remboursement les jours qui suivent, ce qui représente un gain de temps considérable pour l’équipe finance.” Enfin, le délai pour se faire remboursé a lui aussi été revu à la baisse. “Alors qu’il fallait entre 2 à 3 semaines, désormais avec Rydoo, cela ne prend plus que 3-4 jours.”

En ce qui concerne le suivi des indemnités kilométriques, l’équipe finance bénéficie désormais “au sein de Rydoo, d’une fonctionnalité dédiée à leur calcul. Ainsi nous n’avons plus à nous préoccuper des différents taux, etc. Tout est fait automatiquement au sein de la solution SaaS”. Par ailleurs, comme le souligne Raja, “les employés gagnent aussi du temps. Cela les encourage à soumettre régulièrement leurs dépenses en ligne au lieu de les accumuler. Dès qu’un collaborateur souhaite demander une indemnité kilométrique, il lui suffit de la soumettre dans Rydoo. En 5 minutes, le tour est joué !”.

La visibilité sur les dépenses a également été améliorée côté employés. “ Désormais nos collaborateurs soumettent leurs dépenses et voient si elles ont été approuvées ou non. Dès que cette étape est franchie, ils savent que leurs dépenses ont été envoyées à notre département finance et que leur remboursement devrait être opéré dans les 2-3 jours qui suivent. Bien sûr, de notre côté, cela représente plus de contrôle.”

care business

Raja nous confirme les bénéfices apportés par la solution : “Les retours des utilisateurs sont très bons, l’outil est facile à prendre en main. En fait, nos collaborateurs apprécient désormais de faire leurs notes de frais”. L’autre résultat positif mentionné par Cindy est que les employés n’ont plus besoin de garder (et donc de perdre) leurs justificatifs de dépenses : “Plus de papier à remplir, plus de reçus, plus de paperasse… tout cela et vraiment très positif”.

Rydoo a-t-il amélioré la relation entre les collaborateurs et l’équipe finance ?
Selon Cindy, oui car il y a moins de frustrations des deux côtés. Auparavant, nous ne savions pas ce qu’il se passait du côté des utilisateurs, qui eux-mêmes n’avaient aucune idée de ce que faisait la finance. Rydoo nous a aidé à gagner en visibilité. C’est un très bon outil de promotion pour le département finance. Nous ne sommes plus les méchants !”

 

Rydoo nous a aidé à gagner en visibilité. C’est un très bon outil de promotion pour le département finance. Nous ne sommes plus les méchants !

70% des employés de Prestige Nursing + Care sont dans la société depuis plus de 5 ans et 30% plus de 20 ans. Quel est leur secret pour fidéliser ses collaborateurs ? Créer une équipe passionnée qui pense en dehors des cases et transforme son organisation interne en enlevant les sources de frictions et en améliorant la satisfaction de ses collaborateurs. Et devinez quoi? Une bonne solutions de gestion de notes de frais peut grandement vous aider à améliorer le moral de vos collaborateurs.

Girl subscribing to Rydoo's newsletter - Illustration

Recevez notre newsletter