Gestion des frais professionnels facilitée pour Brussels Airlines

La gestion des dépenses de Brussels Airlines est complexe, et ce, en grande partie en raison de ses représentants dispersés partout dans le monde. Afin d’organiser les tâches administratives de manière efficace, ce transporteur aérien s’est associé à Rydoo.

Il n’est pas étonnant que Brussels Airlines ait décidé de faire confiance à l’une des corpups (combinaison d’une startup et d’un grand groupe) les plus innovantes sur le marché belge. « Nous tentons de promouvoir le meilleur de la Belgique », affirme Jan De Raeymaeker, Directeur Financier de Brussels Airlines. « Le temps était venu d’adopter un outil moderne pour Brussels Airlines ».

« Pendant longtemps, nous avons traité les dépenses manuellement. Avec cette appli, vous n’avez qu’à prendre une photo de vos reçus. »

La solution Rydoo fonctionne non seulement sur les smartphones, mais également sur PC (ou Mac, bien sûr !) : le logiciel lit et sélectionne automatiquement les informations les plus importantes sur le reçu. « Ainsi, vous pouvez soumettre vos dépenses en quelques minutes seulement.

Nos employés apprécient beaucoup cela, car ils n’ont pas besoin de conserver tous leurs reçus, et ils peuvent compter sur un processus et des remboursements plus rapides », s’enthousiasme Jan Derycke, VP Finance – Accounting de Brussels Airlines .

Une gestion Zero Papier

Ce changement fait partie d’un projet plus large de numérisation », explique Jan De Raeymaeker : « Nous souhaitons avoir un service financier Zéro Papier. Par exemple, toutes les factures que nous recevons maintenant sont numériques.

Cela simplifie grandement tous les flux de travaux dans l’entreprise. Par conséquent, le personnel de gestion et de vente peut s’occuper des tâches principales plutôt que de l’administration. » « Nous désirons que nos employés travaillent de la manière la plus efficace possible », souligne Jan De Raeymaeker.

« Nous tentons de limiter le travail manuel le plus possible afin de gagner du temps, mais aussi de rendre la tâche davantage intéressante. Nous voulons attirer de bonnes personnes et les garder. Si vous donnez des tâches répétitives aux gens, ils seront démotivés et ne resteront généralement pas longtemps. Nous souhaitons que le travail demeure intéressant ; nous souhaitons stimuler nos employés. »

Le parcours d’un reçu

Wim Derkinderen, CCO et Cofondateur de Rydoo, a remarqué que dans bon nombre compagnies, les tâches liées aux dépenses entraînent un volume de travail administratif énorme. « Vous pouvez simplement régler ce problème à l’aide d’une technologie innovante », souligne-t-il.

« Nous avons commencé à automatiser tout le processus, et à suivre le parcours d’un reçu avec TVA dans la compagnie. Nous voulions déterminer quel était le meilleur processus afin de simplifier chaque étape. » Le résultat final est une grande économie de temps, nous explique-t-il. « Un employé devait attendre de quatre à huit semaines entre la soumission des dépenses et le remboursement.

Rydoo est unique dans son approche de la gestion des frais professionnels : l’approbation est faite pour chaque ligne de dépense. Avant, un employé devait regrouper tous ses reçus au sein d’une note de frais À la fin de chaque mois (ou plusieurs fois au cours du mois), il remettait sa note de frais mais si l’un des frais était rejeté, il devait tout recommencer. Nous travaillons dorénavant en considérant les frais individuellement. Vous allez au resto, puis vous transmettez immédiatement la note.

Vitesse

La vitesse est un grand avantage, non seulement pour la compagnie, mais aussi pour les employés », affirme Wim Derkinderen. « Les employés n’ont plus à remettre des reçus papier. Personne n’aime faire cela. Pour eux, le processus est également plus rapide.

Certains employés voyagent beaucoup et dépensent des milliers d’euros. Il est illogique qu’ils doivent attendre plusieurs semaines avant d’être remboursés. »

Jan De Raeymaeker constate une situation similaire à Brussels Airlines. « Les changements sont bien reçus », estime-t-il.

« Un haut niveau d’acceptation est essentiel pour des technologies en mode SaaS », explique Wim Derkinderen. « Avant, ces types de projets prenaient énormément de temps, mais le déploiement de Rydoo s’avère extrêmement rapide pour les entreprises. On est sur du prêt à l’emploi. »

Conformité

Quant aux comptables, ils peuvent travailler plus rapidement, puisque le système procède aux suivis automatiques intégrés des politiques de dépenses. « Par exemple, nous configurons des alertes pour toute violation de la politique de la compagnie », illustre Wim Derkinderen. « Vous pouvez débourser un certain montant dans un restaurant et le système vous notifiera si vous dépassez la limite. »

Ces types de règles de conformité offrent un avantage supplémentaire à Brussels Airlines. « Nous avons commencé à remarquer que les gens ne suivent pas toujours les règles », indique Jan De Raeymaeker. « Si les employés vont au restaurant avec quelqu’un, ils doivent préciser qui, où, quand, etc. La numérisation pousse les gens à suivre les règles, et nous pouvons ainsi mieux contrôler les dépenses. »

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