burger king

Comment Burger King a repris le contrôle de ses dépenses

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Marque mondialement connue, Burger King propose ses célèbres hamburgers depuis plus de 50 ans.

Avec 17 000 restaurants dans le monde et 11 millions de clients, la société a indéniablement besoin des meilleurs systèmes de back-office pour gérer ses activités. Pour René Gotza, contrôleur financier en Allemagne, Burger King devait impérativement adopter un meilleur système de gestion des frais professionnels pour améliorer son efficacité.

Nous vous expliquons dans cette étude de cas comment René est parvenu à transformer totalement le process de gestion des dépenses de Burger King Allemagne.

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Problème

On pourrait croire qu’une chaîne de restaurants n’a pas besoin d’un système de gestion des dépenses professionnelles. Après tout, la majorité des employés travaille au contact direct de la clientèle, assurant la préparation et le service des repas. Mais derrière les 740 restaurants franchisés d’Allemagne se cache une infrastructure de support complexe. Les responsables régionaux, directeurs de restaurants et employés administratifs voyagent régulièrement à travers le pays pour assurer la bonne marche des opérations.

Comme beaucoup d’entreprises qui ont connu une croissance importante au fil des ans, Burger King avait recours à un système manuel : les employés devaient récupérer leurs reçus ou tickets de caisse, remplir un formulaire, imprimer la note de frais ainsi obtenue, puis envoyer l’ensemble des documents au service comptabilité. Ce service entrait manuellement les notes de frais dans le système de gestion. Imaginez 80 employés soumettant régulièrement des dépenses et vous aurez une idée de l’ampleur de la tâche !

Au-delà du temps passé par l’équipe finance, un autre inconvénient de ce processus était naturellement le risque d’erreur humaine:

Avec autant de paperasse, il y avait inévitablement beaucoup d’erreurs. Nous savions que nous devions absolument améliorer notre fonctionnement

René avait également remarqué des problèmes avec l’enregistrement et la gestion des taxes. Et la vérification de la conformité des notes de frais avec la politique de l’entreprise prenait énormément de temps.

Enfin, les employés envoyaient souvent leurs demandes trop tard. Ils ne pouvaient donc pas être remboursés rapidement, et l’équipe finance devait traiter les notes de frais en urgence. Afin de résoudre tous ces problèmes, le PDG de la société a donc demandé aux équipes de trouver une solution plus efficace. Cette décision a ravi René, fervent défenseur d’un système 100 % digital.

René Gotza Burger King
René Gotza - Contrôleur financier

En termes de transparence, nous sommes passés de 0 à 100 %. Avant Rydoo, pour vérifier un reçu, je devais chercher le dossier correspondant au bureau. Maintenant, il me suffit d’ouvrir l’application Rydoo, et je peux consulter le reçu même de chez moi.

Solution

Voici les trois fonctions indispensables d’une solution de gestion des dépenses pour René :

René connaissait l’existence d’outils de gestion des dépenses tels que Mobile Expenses et SAP, mais une simple recherche Google l’a immédiatement orienté vers Rydoo. La solution Rydoo remplissait tous les principaux critères de René et proposait en plus de nombreuses autres fonctionnalités capables de révolutionner la façon dont Burger King Allemagne gérait ses frais professionnels.

René n’a eu aucun mal à obtenir l’accord de son management, notamment le PDG et le directeur financier, et a ainsi pu lancer le projet de passage à Rydoo.

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Mise en œuvre

L’offre de Rydoo avait le grand avantage d’inclure les services d’un Customer Success Manager dédié, en l’occurrence Connor. Connor est rapidement devenu un membre à part entière de l’équipe de René pour ce projet. Selon René, « Connor a été très efficace et son soutien a été déterminant pour la mise en œuvre facile de la solution. C’était vraiment parfait. »

René savait que la communication est essentielle à la réussite d’un projet, et c’est pour cela qu’il a choisi de présenter le concept de la solution lors d’une réunion trimestrielle de la société. René a fait la démonstration des différentes fonctionnalités du système et expliqué les avantages pour les salariés comme pour l’entreprise. Il précise : « Je leur ai dit que c’était la meilleure chose à faire. Je voulais qu’ils apprécient et acceptent Rydoo avant même de commencer à l’utiliser. »

Preuve de son implication dans le projet, le directeur financier a rejoint certains membres des équipes opérations et marketing au sein du comité de pilotage Burger King. Ce comité a soigneusement testé toutes les fonctionnalités de Rydoo. René a ainsi pu avoir la confirmation que la solution était prête à être déployée à l’ensemble de la société.

Il a continué à communiquer tout au long du projet, envoyant régulièrement des e-mails pour expliquer les changements à venir. Tout le monde a ainsi pu se préparer au lancement du nouveau système.

Résultats

René a décidé de laisser passer quelques mois, afin que tous les utilisateurs puissent avoir le temps de bien connaître Rydoo, avant de mener une enquête de satisfaction sur le système. Cependant, de par sa propre expérience dans l’équipe finance, les changements étaient remarquables.

Rydoo a permis un gain de temps considérable.

Avant d’utiliser Rydoo, il fallait deux à trois jours à notre équipe comptable pour vérifier manuellement les réservations pour les dépenses liées aux voyages. Désormais, deux à quatre heures suffisent : le gain de temps est de l’ordre de 80 %

Mais les transformations ne se limitent pas au temps passé. L’un des principaux bénéfices de la solution Rydoo est la visibilité qu’elle offre aux managers sur les notes de frais.

René lui-même a une vision très claire de la répartition des dépenses, et il peut accéder à ces informations très facilement, qu’il soit au bureau ou en télétravail.

Cette visibilité est appréciée par l’équipe finance, mais est également très utile pour les managers et superviseurs en matière de contrôle des dépenses. En effet, le système Rydoo leur permet de vérifier la conformité des dépenses avec la politique voyages grâce à des alertes automatiques lors de la réservation d’hôtels et de transports.

La facilité d’utilisation est primordiale pour que les utilisateurs adoptent la solution. Là encore, René est pleinement satisfait de Rydoo : « L’utilisation est très simple, car aucune explication n’est nécessaire. C’est intuitif, il suffit de parcourir Rydoo pour savoir comment soumettre vos notes de frais. »

L’expérience de Burger King Allemagne prouve qu’un système de gestion des dépenses modernes peut faire toute la différence. Le projet est une réussite à tous les niveaux : un traitement 80 % plus rapide pour l’équipe finance, une diminution du taux d’erreurs et une mise en œuvre simple et guidée à chaque étape.

Les bénéfices substantiels tels qu’un meilleur contrôle, un circuit d’approbation intégré et un reporting en temps réel précis prouvent que René et l’équipe de management ont eu raison de faire confiance à Rydoo.

Vous aussi, vous pouvez profiter de tous les avantages de Rydoo. Réservez une démonstration gratuite avec l’un de nos experts.

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