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Choisir une solution de gestion des dépenses efficace et économique

Unify Square, Inc. est un fournisseur de services et logiciels cloud basé à Bellevue aux États-Unis. La société, fondée en 2008 par un ancien développeur de Microsoft, était au départ réputée pour ses logiciels offrant des fonctions supplémentaires aux plateformes de communication Windows telles que Skype Entreprise et Microsoft Teams. Elle a depuis diversifié son offre, et ses solutions sont aujourd’hui compatibles avec plusieurs autres applications de collaboration, comme Slack, Zoom et Workplace by Facebook. Unify Square propose une suite logicielle consolidée dans une solution SaaS appelée PowerSuite, qui offre des fonctionnalités complètes de contrôle, d’analyse, de reporting et de gestion des communications digitales.

Unify Square fournit ses services sur plus de cinq millions de postes de collaboration répartis dans 50 pays du monde. La société emploie environ 200 personnes basées dans neuf pays différents, et qui sont amenées à voyager fréquemment. Entre 130 et 150 employés soumettent des notes de frais, et environ 80 utilisent activement Rydoo.

Paula Tica, comptable adjointe, nous a expliqué comment s’est passée la mise en place de Rydoo dans la société. C’est elle qui était chargée de s’assurer que tous les employés, nouveaux ou existants, maîtrisaient l’utilisation du logiciel de gestion des notes de frais

Recherche de la solution

Avant Rydoo, Unify Square n’utilisait pas de logiciel dédié, mais simplement le module de remboursement des dépenses de SAP. En 2018, Paula Tica s’est mise en quête d’une « plateforme adaptée à la taille de la société ».

Quels sont les types de dépenses chez Unify Square ? Paula répond : « La plupart des dépenses engagées par nos collaborateurs sont liées à des projets et réunions avec les clients. Nos commerciaux et consultants voyagent pour rencontrer des clients et des prospects. Leurs notes de frais correspondent donc à leurs déplacements : vols et transports, hôtels, restaurants, etc. Nos autres employés se déplacent entre les différents bureaux et les différentes filiales, ou engagent des dépenses ponctuelles (pour des formations, fournitures ou déjeuners d’équipe par exemple). »

La plateforme idéale devait réunir tous ces critères : coût raisonnable, efficacité et conformité aux règlementations européennes.

Avant d’arrêter son choix, Paula a effectué des recherches sur Google pour comparer les différentes options. « Rydoo était l’une des plateformes qui avait retenu notre attention », explique Paula. Elle avait très clairement défini ses exigences pour le nouvel outil, et elle cherchait donc une solution qui réunissait tous ces critères :

  1. Coût raisonnable : seule une partie de nos employés soumet régulièrement des notes de frais, mais nous voulions tout de même que l’ensemble du personnel ait accès à la plateforme. La tarification devait être adaptée en conséquence.
  2. Efficacité : la solution de gestion des frais professionnels devait nous faire gagner du temps à chaque étape, de la saisie des notes de frais à leur vérification et à leur traitement pour remboursement.
  3. Conformité aux règlementations des gouvernements européens : nous avions besoin d’une solution qui puisse intégrer les différents barèmes d’indemnités journalières (per diem) et autres règlements en Europe.

Mise en œuvre

Unify Square a ensuite sélectionné trois sociétés et participé à des démonstrations produits. « Rydoo répondait à tous nos critères, nous savions donc que ce serait le meilleur choix pour nous. »

En matière de conformité locale en Europe, « il était impératif que la solution de gestion des dépenses réponde aux exigences de remboursement des frais de nos bureaux européens. Rydoo nous a permis d’assurer notre conformité en nous fournissant les modules et réglages appropriés (per diem, barèmes d’indemnités kilométriques et taux de TVA).

Notre solution devait également être conforme aux règlements fiscaux américains. Nous respectons les montants et taux officiels de per diem, d’indemnités kilométriques et de TVA dans tous les pays où nous sommes implantés : nous devions donc nous assurer que notre solution de gestion des dépenses nous permettait d’importer les règles correspondantes.

Notre solution devait également être conforme aux règlements fiscaux américains.

Selon Paula, « la mise en place de Rydoo a été assez simple et n’a pris que quelques semaines. J’étais la principale responsable de la mise en œuvre chez Unify Square, mais j’ai bénéficié du soutien de toute l’équipe finance. Côté Rydoo, Xavier, notre Customer Success Manager, a géré le déploiement sans problème. »

Un nouveau logiciel peut être l’occasion de repenser la gestion des dépenses dans une société : les employés réalisent les avantages apportés par les nouvelles technologies pour améliorer les process internes et la vie en entreprise.

« Hormis quelques petites difficultés inhérentes à la mise en place de tout nouveau logiciel, nous n’avons rencontré aucune difficulté majeure. Nous avions planifié l’installation en plusieurs phases, et Rydoo était là pour nous aider à chaque étape. Ils ont toujours été très réactifs. Le Centre d’assistance Rydoo est également très utile pour trouver rapidement des réponses. »

Nous avions planifié l’installation en plusieurs phases, et Rydoo était là pour nous aider à chaque étape.

Résultats

Pour Paula, l’un des principaux bénéfices de la mise en place de Rydoo a été l’augmentation de la satisfaction des employés. Le temps et l’argent ne sont pas les seules considérations : investir pour accroître la satisfaction des collaborateurs est tout aussi important.

« Avec Rydoo, nos collaborateurs gèrent beaucoup plus facilement leurs indemnités kilométriques. Ils entrent simplement leurs points de départ et d’arrivée, et le logiciel calcule le montant à rembourser en utilisant les barèmes d’indemnités kilométriques que nous avons définis via l’onglet d’administration ».

L’outil a été très bien accueilli par tous les employés, nouveaux comme existants : « Le taux d’adoption est très élevé parmi les nouveaux employés grâce à l’interface utilisateur intuitive de Rydoo. Quant aux employés existants, ils apprécient de pouvoir créer des notes de frais très rapidement via l’application Rydoo et de pouvoir suivre les étapes du traitement. »

Le taux d’adoption est très élevé parmi les nouveaux employés grâce à l’interface intuitive de Rydoo. Quant aux employés existants, ils apprécient de pouvoir créer des notes de frais très rapidement via l’application Rydoo et de pouvoir suivre les étapes du traitement.

L’équipe Finance est également très satisfaite de la solution. « Rydoo nous a permis d’accélérer la vérification et le traitement des dépenses professionnelles. Les frais présents en double sont automatiquement signalés, et nous pouvons utiliser de nombreux filtres pour rechercher une dépense en particulier. » L’équipe financière a ainsi gagné du temps lors du traitement des dépenses à rembourser.

Rydoo a rationalisé notre processus de remboursement, nous permettant ainsi de gagner du temps à chaque note de frais traitée.

Unify Square a aussi constaté un autre avantage inattendu : « Les rapports générés avec Rydoo nous permettent de charger des lots de dépenses dans notre système ERP (Enterprise Resource Planning), ce qui était auparavant impossible. »

Si votre société cherche à améliorer la satisfaction et la productivité de ses employés, une gestion des dépenses simple et efficace est un atout majeur. Comme Unify Square, optez pour une nouvelle approche de la gestion des notes de frais en demandant une démo avec l’un de nos experts. Faciliter la vie de vos collaborateurs aura inévitablement un impact positif sur les résultats de votre société.

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