Interview Deloitte : Focus sur la gestion des indemnités journalières

Pourquoi les indemnités journalières (per diem) sont-elle un avantage pour votre société ? En quoi est-ce que la plateforme Rydoo aide à les gérer ?

Bjorn Poelman, Senior Manager en charge des salaires et prestations sociales, de la fiscalité et des services  RH chez Deloitte Belgique, fait part de ses connaissances sur les schémas et les règlementations en matière d’indemnités journalières dans différents pays et des avantages à les utiliser dans les sociétés.

Bjorn a aidé Rydoo à optimiser son module d’indemnités journalières et veille à la précision des calculs et à la mise à jour constante des taux.

Bjorn, vous avez dirigé le travail de Deloitte pour donner des conseils de nature fiscale au sujet du module d’indemnités journalières de Rydoo. Quels ont été les challenges ?  

Je pense que la partie la plus exigeante dans l’examen de toutes les indemnités journalières pour tous les pays est que le régime est différent pour chaque pays. Chaque pays dispose de sa législation locale au sujet du traitement en matière fiscale et de sécurité sociale pour les allocations d’indemnités journalières. Dans certains pays, les sociétés doivent se conformer à des règles légales strictes. Dans d’autres, les sociétés peuvent s’en écarter, avec les conséquences que cela comporte pour les impôts et la sécurité sociale. Pour ce projet, Deloitte Belgique s’est coordonné pour prodiguer ses conseils avec tous les spécialistes locaux de Deloitte afin de vérifier les différentes réglementations. Saisir les différentes règles et exceptions fut probablement l’épreuve la plus difficile, étant donné qu’il fallait arriver à les inclure dans un gabarit qui soit prêt à être mis en place par l’équipe de développement de Rydoo. Mais, désormais, elles sont disponible dans un logiciel unique, et c’est vraiment très pratique.

Nous avons travaillé ensemble sur les indemnités journalières pour la Norvège, le Danemark, la Suède, la Finlande, la Grande-Bretagne, l’Allemagne et la France, qui sont en déploiement cette semaine. Quels sont les prochains pays?

Les prochains pays sont la République Tchèque, la Pologne, l’Australie et la Russie. D’autres pays suivront plus tard au cours de cette année.

Les indemnités journalières sont avant tout des taux par journée et elles changent tous les ans. Comment veiller à ce que les taux soient en permanence à jour ?

Les différents pays peuvent avoir des époques différentes pour la mise à jour de leurs indemnités journalières. Ensemble, avec Rydoo, nous établissons un calendrier de manière à être constamment à jour dans les différents pays, maintenant et dans le futur. Nous travaillons en coopération avec les spécialistes locaux de Deloitte dans les autres pays pour être sûrs que les indemnités journalières soient régulièrement mises à jour.

Pourquoi est-ce que le fait d’utiliser les indemnités journalières est un avantage pour les sociétés ? Et pour Deloitte en particulier ?

Une indemnité journalière est censée inclure les frais supplémentaires rencontrés lorsque l’on séjourne loin de chez soi pendant que l’on y exerce aussi des responsabilités. L’indemnité journalière est un paiement forfaitaire et peut être exempté d’impôt (selon le type de mission) dans certains pays où le gouvernement (par exemple la Belgique et les USA) publie des taux d’indemnités journalières par ville/pays. En pratique, les organisations belges et américaines se réfèrent à des seuils et alignent les règles d’indemnités journalières sur ces taux. Nous voyons aussi des sociétés qui définissent leurs propres seuils pour les indemnités journalières au sein de leurs règles globales en matière de déplacements si il y a beaucoup de voyages d’affaires dans une certaine région, c’est une pratique habituelle.

Il y a bien sûr différentes raisons pour lesquelles les sociétés fonctionnent sur la base d’indemnités journalières. Tout d’abord, faire appel aux indemnités journalières signifie moins de travail administratif et de traitement car, en tant que société, vous n’avez pas à rembourser chaque élément de frais de manière séparée. Et deuxièmement, les indemnités journalières sont des frais standardisés, ce qui donne à la société et au collaborateur une image claire de ce que sont les frais journaliers. Il n’y aucune ambiguïté de part et d’autre sur ce que le collaborateur peut dépenser.

Et, pour finir, pourquoi est-ce que le module d’indemnités journalières de Rydoo est un avantage pour vous personnellement ?

J’apprécie le fait que la plateforme permette à l’utilisateur ou l’utilisatrice de savoir facilement à quelle allocation journalière il ou elle a droit. Par exemple, dans certains pays, ce sont des montants au prorata qui sont applicables si la société paie certaines dépenses directement. Pour un employé, d’avoir à vérifier ce type de régimes par lui-même lorsqu’il demande un remboursement au moyen de notes de frais est un peu complexe. Si vous êtes en mesure d’indiquer où vous avez été et si vous avez pris un petit déjeuner/un déjeuner/etc, et que vous laissez le système calculer le montant automatiquement, c’est tellement plus facile pour l’utilisateur final. En particulier pour les gens sans arrêt en déplacement, c’est vraiment pratique d’utiliser la plateforme au travers de son Smartphone et de rester sur des indemnités journalières de manière habituelle.

Vous souhaitez découvrir Rydoo et son module de gestion des indemnités journalières ? Nos Rydoo-ers vous proposent de prendre rendez-vous pour profiter  d’une demo personnalisée de notre solution.

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