Interview Fromi : Rydoo, une application adaptée aux législations locales

Ecrit par Kelly Tsang

Fromi est une entreprise agroalimentaire, leader de l’export de produits de la gastronomie française. Crée en 1969, Fromi exportait à l’origine du fromage français puis a étendu son offre avec de l’épicerie fine. Aujourd’hui l’entreprise a une forte présence internationale, avec 400 fournisseurs et 160 collaborateurs, dans plus de 60 pays à travers le monde. Client de Rydoo depuis 2019, près d’une cinquantaine de salariés de Fromi utilisent la solution SaaS pour gérer leurs notes de frais via leurs smartphones.

Avant Rydoo, une gestion traditionnelle

Avant la mise en place de Rydoo, Fromi gérait ses notes de frais avec des tableaux faits sous Excel, tout en contrôlant minutieusement les dépenses de ses commerciaux. L’équipe comptable, composée de 4 personnes, devait contrôler chaque note de frais réalisée notamment par les 40 commerciaux et vérifier minutieusement que toutes les informations étaient bien présentes, qu’aucun reçu ne manquait, etc. comme nous l’explique Monsieur Lecoq, directeur administratif financier de Fromi : “Avant, afin de vérifier et corriger les éventuelles erreurs, nous contrôlions à la main toutes les notes de frais faites via Excel de nos collaborateurs. Désormais, avec Rydoo, notre approche de la gestion des dépenses professionnelles est très différente.”

Avec l’arrivée de collaborateurs plus jeunes, Fromi voulait en profiter pour revoir ses process et trouver un outil moderne qui plait et qui soit adapté aux habitudes de ses employés. Leur choix s’est donc porté sur Rydoo, une solution SaaS (Software as a Service) qui permet de prendre en photo les reçus relatifs aux dépenses et de les stocker dans le cloud via l’application. Une  fois la photo du reçu prise, Rydoo, grâce à son OCR, va en extraire toutes les informations les plus importantes nécessaires à la création d’une ligne de dépense (date, montant, marchand, etc.). Il suffit alors au collaborateur de soumettre d’un clic sa dépense pour validation auprès de son manager afin qu’elle soit remboursée: “Nos équipes commerciales sont plutôt jeunes ; il nous fallait donc une solution moderne,  adaptée à leurs habitudes, c’est à dire intuitive et accessible à tout moment, où qu’ils soient, via smartphone. Nous avons la volonté de faciliter la vie de nos collaborateurs et cette approche fait toute la différence lorsqu’il s’agit de recruter ou de fidéliser nos talents. Cela renvoie une image positive et moderne de notre entreprise.”

Nos équipes commerciales sont plutôt jeunes ; il nous fallait donc une solution moderne,  adaptée à leurs habitudes, c’est à dire intuitive et accessible à tout moment, où qu’ils soient, via smartphone.

Une solution globale, conforme aux règles locales

A la différence de la plupart des solutions existantes, Rydoo possède une fonctionnalité de récupération de la TVA, adaptée aux législations locales. En outre, pour une entreprise internationale comme Fromi, ayant des collaborateurs dans différents pays, il était indispensable que l’utilisation de l’application soit simple et surtout conforme aux législations en vigueur dans chaque marché.

“Notre équipe étant internationale, il était impératif que la solution retenue soit conforme avec les différentes législations locales. En effet, chaque pays possède ses propres règles pour rembourser les frais engagés par les collaborateurs. Pour avoir étudié les différentes solutions disponibles, il est clair que Rydoo se démarque clairement dans sa capacité à proposer une approche conforme aux dispositions légales de chaque pays.”

Il est à noter que, selon un classement d’utilisateurs, Rydoo figure parmi les meilleurs applications de gestion des notes de frais, notamment en France et en Allemagne, principaux pays où opère Fromi: “Rydoo a été reconnu comme étant une des solutions SaaS leaders au niveau mondial dans la gestion des notes de frais. Cette reconnaissance du marché a confirmé notre choix.”

Rydoo a été reconnu comme étant une des solutions SaaS leaders au niveau mondial dans la gestion des notes de frais. Cette reconnaissance du marché a confirmé notre choix.

Un déploiement par phase

La mise en place de Rydoo, au sein de l’entreprise, s’est faite par étape. La 1ère phase a concerné des employés volontaires, très impatients de tester la nouvelle solution. Puis le déploiement a rapidement été étendu à l’ensemble des collaborateurs.  

“Au moment du déploiement, nous avons pris le parti de proposer aux collaborateurs les plus digital-native d’être les premiers utilisateurs de Rydoo. Puis, face à leurs retours positifs, nous avons rapidement ouvert la solution de gestion des notes de frais à l’ensemble de nos employés. ”

Faire de la gestion des notes de frais, un moment enfin sans friction

Aujourd’hui, l’ensemble des collaborateurs de Fromi utilisent régulièrement Rydoo pour gérer leurs notes de frais. L’ensemble du process est devenu plus simple, plus fluide, tant pour les commerciaux, que pour l’équipe comptable. Désormais, chaque reçu est stocké dans le cloud de Rydoo ; finis les papiers égarés, les reçus oubliés, les fichiers Excel interminables etc.

Comme Fromi, optez pour une nouvelle approche de la gestion des notes de frais! Découvrez comment Rydoo peut vous aider à optimiser vos process et améliorer la satisfaction de vos collaborateurs en demandant une demo.

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