Irdeto, leader de la sécurité, digitalise la gestion de ses notes de frais

En tant que leader mondial de la sécurité des plateformes numériques, Irdeto est une société profondément innovante. Encore récemment, certaines procédures internes n’avaient pas été remises en question et se révélaient obsolètes et donc peu en phase avec le positionnement de l’entreprise.

Ainsi, la gestion des notes de frais d’Irdeto, bien que partiellement traitée en ligne, était extrêmement manuelle, chaque frais devant être scanné un par un et saisi manuellement dans leur ERP, Microsoft Dynamics. En outre, cette opération ne pouvait se faire que sur site.

Afin de stimuler l’innovation en interne, Irdeto organise régulièrement des ’’Hack Days’’ pour que ses collaborateurs remettent en question les procédures, proposent des améliorations, voire développent de nouveaux services.

Au cours du dernier ’’Hack Day’’, Pierre Fauvel, Contrôleur Financier d’Irdeto Americas, s’est porté volontaire pour trouver une nouvelle solution de gestion des notes de frais (Pierre Fauvel est par la suite devenu le Directeur de Projet pour le  déploiement global de Rydoo). Il a commencé par définir différents métriques dont le temps passé à gérer les frais relatifs à un déplacement professionnel : en moyenne, un collaborateur Irdeto passait entre 45 minutes et une heure pour un voyage. La procédure était d’une lourdeur inacceptable, empiétait sur les heures de travail des employés et était source de frustrations.

Nous étions convaincus qu’il devait exister une solution plus efficace et plus intuitive, pour gérer nos notes de frais !

Pierre Fauvel
Contrôleur Financier

SOLUTION

Une plateforme cloud et mobile

L’autre problématique soulevée était l’accès au logiciel. De nombreux collaborateurs d’Irdeto étant régulièrement en déplacement, la déclaration de leurs frais professionnels ne pouvaient se faire qu’une fois de retour à leur bureau, le paramétrage de la solution et de la connexion VPN ne leur permettant pas de s’en occuper à distance. Enfin, l’outil était peu convivial donc pas apprécié des utilisateurs.

La solution que recherchait Irdeto devait permettre aux collaborateurs et aux approbateurs d’utiliser leur smartphone pour chaque action : saisie, approbation, contrôle des notes de frais, etc.

Nous voulions faire gagner du temps à tout le monde, à chaque étape. Si un collaborateur est au restaurant, il doit pouvoir pouvoir prendre une photo de son reçu et l’envoyer immédiatement pour approbation.

Une technologie OCR performante

Gagner en efficacité en se débarrassant des saisies manuelles était un point incontournable pour Irdeto.

’’La capacité de l’outil à reconnaître et intégrer directement les données d’un reçu quelle que soit la mise en forme de l’information permet de gagner beaucoup de temps. Et c’est l’une des fonctionnalités qui nous a immédiatement séduit chez Rydoo.”

La technologie OCR (Optical Character Recognition, c’est à dire Reconnaissance Optique des Caractères) de Rydoo extrait automatiquement des justificatifs toutes les informations nécessaires (date, montant, devise, nom du marchand, etc.). Il est simplement demandé aux utilisateurs d’indiquer le centre de coûts avant de cliquer pour envoyer la dépense en approbation.

Dire adieu aux notes de frais

Déployer un nouvel outil peut présenter de nombreux défis dans une entreprise. Chez Irdeto, cela a été considéré comme une occasion de remettre à plat leurs procédures internes.

’’Ce qui nous a attiré chez Rydoo, c’est que l’on abandonne complètement l’approche traditionnelle et donc fastidieuse de la gestion des dépenses. Le concept de note de frais disparaît au profit d’une gestion en temps réel, où que l’on soit. Je vais au restaurant, je prends une photo de ma note et l’envoie pour approbation. Et je n’ai rien d’autre à faire ! ’’

Ce changement de procédure a reçu le soutien d’une équipe qui croyait fermement aux avantages que cela apporterait à la société : présentation immédiate des notes de frais, cycle raccourci depuis la dépense jusqu’au remboursement, vue d’ensemble en temps réel des frais de la société, etc…

RESULTATS

Irdeto a déployé Rydoo dans 9 pays en Amérique du Nord et du Sud, en Europe et en Asie. Le projet a été conduit par les équipes financières de chaque région et supervisé par le Contrôleur Financier.

Grâce à une coopération efficace entre l’équipe projet d’Irdeto et celle de Rydoo, le déploiement s’est fait en 8 semaines pour l’ensemble des 9 pays, incluant l’intégration complète avec Microsoft Dynamics.

Aujourd’hui, via cette intégration à bidirectionnelle avec Microsoft Dynamics, tous les utilisateurs sont importés dans Rydoo et les demandes de validation sont affectées automatiquement. Il s’agit d’une intégration en temps réel, ce qui signifie que tout changement dans Microsoft Dynamics est directement répercuté dans la solution logicielle Rydoo.

Vous souhaitez découvrir Rydoo ? Prenez rendez-vous avec l’un de nos Rydoo-ers pour une demo personnalisée de notre solution logicielle. 

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ZÉRO
papier pour gérer les notes de frais

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