Comment McFIT Espagne gagne jusqu’à 40 % de temps sur son processus de gestion des dépenses

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McFit Rydoo

“Rainer Schaller a ouvert sa première salle de gym McFIT à Würzburg en 1997. Et 20 ans plus tard, McFIT, désormais RSG Group, continue de révolutionner le secteur du fitness. La société au logo si reconnaissable compte 250 salles de sport en Allemagne, en Autriche, en Pologne, en Espagne et en Italie, et 4 000 employés, ce qui en fait la première chaîne de salles de gym en Europe.

Le succès de McFIT est dû à la volonté de l’entreprise de sortir des sentiers battus et de définir de nouveaux objectifs. Chantal Garicano, directrice du département Administration et Finance de McFIT Espagne, est un parfait exemple de cette culture d’innovation.

Chantal a transformé les méthodes de gestion des dépenses de la société avec une approche révolutionnaire.”

Chantal Garicano - DAF 

« L’une des choses que nous avons particulièrement appréciées chez Rydoo est que nous avons pu effectuer la configuration entièrement par nous-mêmes. »”

Le travail manuel est passé de mode

“Jusqu’à l’année dernière, McFIT Espagne gérait ses dépenses manuellement, ce qui entraînait des pics d’activité mensuels pour l’équipe comptable. Comme l’explique Chantal : « À certaines périodes du mois, des collègues du service comptable passaient une journée entière à traiter les dépenses. Cela n’avait aucun sens. »

Les employés qui voyageaient perdaient eux aussi du temps. Chantal poursuit : « Chaque employé devait remplir une note de frais au format Excel, puis l’envoyer au service comptable avec les justificatifs correspondants afin qu’elle soit vérifiée et prise en compte. Vous pouvez imaginer la perte de temps que cela représentait pour les employés qui voyagent souvent. »

À certaines périodes du mois, des collègues du service comptable passaient une journée entière à traiter les dépenses. Cela n’avait aucun sens.”

Comment choisir la meilleure solution ?

“Chantal cherche constamment à améliorer et à automatiser les procédures internes de son service, et elle savait qu’une refonte du système de gestion des dépenses s’imposait depuis longtemps déjà.

Elle ne voulait pas d’un système complexe ni d’une mise en œuvre trop longue. Chantal et son équipe ont comparé les meilleures solutions disponibles sur le marché et ont présenté les deux finalistes au directeur de McFIT Espagne. « Il a trouvé que votre outil était fantastique », explique Chantal. « Il a vraiment aimé l’aspect international de Rydoo. »

Pour Chantal, il était non seulement essentiel d’avoir un projet proposant une implémentation assez courte, mais aussi de pouvoir facilement calculer le coût final du projet. Elle voulait surtout éviter de « compliquer encore davantage les choses en matière de comptabilité et d’administration. »

Votre projet offrait une implémentation rapide et un coût raisonnable.”

fitness

Une implémentation en huit semaines seulement

“Chantal avait un objectif clair en matière de délai de mise en œuvre. Grâce à son approche proactive et à la rapidité de l’équipe Customer Success de Rydoo, qui a très vite compris les besoins de McFIT, le projet a été finalisé en huit semaines.

Fin octobre, notre équipe commerciale a transmis le projet à Sofia, responsable de la mise en œuvre de la solution. Chantal est ravie de cette collaboration : « La relation avec Sofia était excellente, car elle a parfaitement compris ce que nous attendions. »

 

« Début novembre, nous avons eu une réunion avec elle en visioconférence. Elle voulait comprendre notre processus de gestion des dépenses et savoir comment fonctionnait le flux d’approbation, combien d’utilisateurs allaient avoir accès à l’outil, quels types de dépenses étaient effectuées dans l’entreprise, etc. Elle a tout passé en revue. »

 

Sofia a créé une plateforme pour l’équipe de projet McFIT, afin qu’ils puissent avoir une visibilité totale et qu’ils puissent se familiariser avec les fonctionnalités et les flux de travail. « La plateforme était prête fin novembre », explique Chantal. « Nous avons chargé toutes les informations que Sofia nous avait demandé de préparer (utilisateurs, types de dépenses et catégories) et nous avons commencé les tests. Par exemple, pour des dépenses que nous avions déjà traitées, nous avons pris des photos des reçus à la fois avec Apple et Android pour tester les deux versions. »

Chantal et l’équipe de projet ont testé la plateforme et ont fait part à Sofia des problèmes rencontrés afin qu’elles puissent, ensemble, l’adapter aux besoins de McFIT en termes de gestion des dépenses.

Comme le précise Chantal : « Tout est allé très vite car la responsable de l’implémentation a parfaitement compris ce que nous voulions. L’une des choses que nous apprécions particulièrement chez Rydoo est que nous avons pu effectuer la configuration entièrement par nous-mêmes. Nous avons progressivement ajouté des utilisateurs et créé de nouvelles catégories. Nous avons pour cela collaboré avec l’équipe finance, qui a participé aux tests de la plateforme et qui a pu nous donner des avis et recommandations. »

« L’une des choses que nous apprécions particulièrement chez Rydoo est que nous avons pu effectuer la configuration par nous-mêmes. »”

L’automatisation est l’avenir

“À quoi ressemble le nouveau processus de gestion des dépenses ? Il est plus efficace et zéro papier. McFIT Espagne a pu gagner du temps et supprimer des tâches manuelles : « Les employés en déplacement scannent immédiatement le reçu ou la facture, vérifient qu’il a bien été traité, remplissent les informations nécessaires, et jettent le reçu. »

Il n’y a plus de pic d’activité en fin de mois, ni pour les employés qui ont effectué un déplacement professionnel ni pour ceux chargés de l’approbation et du contrôle des dépenses. Le service finance peut voir les dépenses en temps réel et identifier l’employé qui effectue chaque dépense.

Selon Chantal : « Jusqu’à présent, le gain de temps de l’équipe finance est de l’ordre de 25 à 40 %. » Le travail manuel est également réduit pour le service comptable, car l’intégration de Rydoo avec SAP a augmenté la traçabilité des données et la visibilité sur l’ensemble des dépenses.

« Jusqu’à présent, le gain de temps de l’équipe finance est de l’ordre de 25 à 40 %. »”

“Le choix de Rydoo par McFIT Espagne a également augmenté la satisfaction des employés qui voyagent régulièrement. « Les employés qui sont souvent en déplacement sont ravis, la solution leur simplifie la vie et leur fait gagner du temps. »

L’équipe de Chantal et McFIT Espagne dans son ensemble ont prouvé comment l’esprit d’innovation peut permettre d’améliorer l’efficacité d’un processus d’entreprise global en huit semaines seulement.”

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