Miele deploie Rydoo pour mieux gérer les dépenses des collaborateurs

Jean-Marie Vanderstichele, directeur des finances et de l’exploitation chez Miele Belgique et Luxembourg, partage son expérience

La gestion des dépenses chez Miele

Jean-Marie a entamé la discussion en décrivant le processus de gestion des dépenses chez Miele avant de faire affaire avec Rydoo. Il a décrit une situation ressemblant à celle des autres clients que nous rencontrons: un processus dépassé qui n’est plus adapté aux objectifs. Encore une fois, Microsoft Excel était utilisé pour gérer les dépenses, et ce, malgré les limites évidentes, allant du temps passé à les compiler jusqu’à la forte probabilité d’erreurs.

À mesure que Jean-Marie décrivait le processus, il était manifeste que celui-ci exigeait beaucoup de temps et d’efforts.

“Avant, le processus de gestion des dépenses exigeait beaucoup de temps, ce qui entraînait des remboursements retardés et un manque d’information sur les dépenses de la compagnie. Traiter les dépenses et générer des rapports pouvait prendre des semaines, et les employés devaient attendre longtemps avant de recevoir leurs remboursements. “

Résoudre leur problème de gestion des dépenses

Bien qu’ils étaient conscients de leur problème lié à la gestion des dépenses, il ne s’agissait pas d’une priorité pour eux et ils ne cherchaient pas activement une solution.

Cependant, après avoir discuté avec Rydoo, il était évident que la solution proposée répondait à leurs besoins immédiats : « C’était exactement la solution que nous recherchions : simple, facile à utiliser et surtout, sans papier. Nous avons décidé de l’essayer. » Encore une fois, il s’agit d’un exemple de cas que nous voyons tous les jours chez Rydoo.

Les entreprises réalisent que leur processus de gestion des dépenses nécessite beaucoup de temps et d’efforts, mais de nombreux facteurs peuvent les empêcher de chercher des solutions. Toutefois, alors que le marché évolue et que les preneurs de décisions deviennent de plus en plus conscients des avantages des solutions de gestion des dépenses, la décision devient assez évidente.

Rydoo a réellement amélioré notre processus de gestion des dépenses. C’est un outil convivial, simple et amusant pour avoir un aperçu de vos dépenses utilisant des données en temps réel.

Gérer la transition

Jean-Marie a expliqué comment ils avaient quelques réserves au départ quant à la transition vers une solution de gestion des dépenses en ligne.

Miele a une base d’employés très diversifiée et, bien entendu, ils craignaient qu’une partie de ceux-ci n’acceptent pas immédiatement la solution. Il s’est cependant avéré que cette crainte était sans fondement. « Le processus d’intégration était sans faille et les employés avaient très peu de questions, voire aucune, au sujet des fonctionnalités du logiciel. »

En matière de lancement, ils ont adopté une approche très personnelle dans laquelle ils ont d’abord informé les chefs de départements qui ont à leur tour transmis l’information. Ils ont graduellement introduit Rydoo et ont donné des démos pratiques afin que leurs employés comprennent bien comment utiliser le logiciel.

Expérience jusqu’à maintenant

Nous avons conclu l’entretien en demandant à Jean-Marie ce qu’il considérait comme étant les avantages clés résultant de la mise en service de la solution de gestion des dépenses Rydoo chez Miele. Il a cité ces trois avantages principaux:

1. Économie de temps : Le temps consacré à traiter les notes de frais a été réduit.
2. Autonomie : Les employés sont habilités à mieux gérer leurs dépenses et jouent un rôle actif continu dans le téléchargement de leurs notes de frais.
3. Aperçu des données : La capacité de consulter les données des dépenses offre d’excellentes perspectives aux cadres supérieurs. Vous obtenez un aperçu en temps réel de vos dépenses et vous voyez où en sont le flux et le processus de dépenses.

Lorsqu’une personne part en vacances, il ou elle peut donner le rôle d’approbateur à quelqu’un d’autre afin que le flux de gestion des dépenses ne soit pas interrompu ou ralenti. Avant, les notes de frais étaient traitées à son retour, et les remboursements étaient souvent retardés.

Conclusion

Jean-Marie a conclu l’entretien en parlant du ROI (Return On Investment).  Un calcul rapide a révélé que, entre les coûts de traitement, les coûts de gestion et les erreurs à corriger, les frais annuels associés à leur ancien processus étaient considérablement plus élevés qu’avec Rydoo.

« Pour le moment, il y a encore un peu de travail manuel avec Rydoo, mais une fois que nous l’aurons intégré à notre système SAP, les saisies manuelles sont réduites au strict minimum. »

Si le sujet de l’autonomie des collaborateurs dans leur gestion des frais et déplacements professionnels vous parle, nous vous conseillons vivement de regarder le replay de ce webinar réalisé en partenariat avec Uber.

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