Quand « convivialité » rime avec dématérialisation et simplicité d’utilisation

Chez Pernod Ricard, nouer de nouveaux contacts et entretenir des relations commerciales font partie des activités quotidiennes. Jusqu’alors les collaborateurs accumulaient des piles de reçus chaque jour et les conservaient pour ensuite les traiter manuellement. Un process qui se révélait fastidieux, surtout qu’il était manuel.

Le défi

Romain Benoist, Directeur Financier de Pernod Ricard en Europe Occidentale s’est donné pour mission d’améliorer le processus global pour les employés et les équipes financières. Il est alors confronté à deux défis : centraliser les informations relatives aux dépenses et structurer le circuit d’approbation.

L’objectif était de réduire le temps passé par les équipes financières à la gestion des frais professionnels (collecte des informations, traitement remboursement) et leur offrir plus de transparence et de visibilité sur l’ensemble du processus.

Les employés étaient insatisfaits de ce processus manuel devenant très lourd : ils devaient agrafer leurs justificatifs à une feuille et les annoter au stylo. « Certains y passaient au moins 30 minutes chaque jour, à la fin de la journée ; cette tâche se révélait chronophage et source de nombreuses erreurs.

La vérification des relevés de cartes était limitée, nous avions des difficultés à obtenir une vue claire de l’ensemble des dépenses engagées.

Romain Benoist
Directeur Financier

La solution

Romain Benoist a donc évalué plusieurs solutions pour les aider à gérer et optimiser le processus global de gestion des frais professionnels au sein de Pernod Ricard. Il avait deux priorités : offrir aux collaborateurs une plateforme accessible par smartphone et facile à utiliser, et réduire les saisies manuelles pour les équipes financières.

« De nombreuses questions ont été soulevées : comment avoir une vue en temps réel sur les dépenses engagées ? Comment réduire les doublons ? Comment optimiser nos processus complexes, notamment la gestion des indemnités journalières (Per diem) en Allemagne, etc. », explique Romain Benoist. Ils ont recherché un outil « nouvelle génération » que Pernod Ricard pourrait utiliser sur le long terme et qui ne deviendrait pas obsolète d’ici quelques années, en d’autres termes une solution cloud qui évoluerait avec le temps.

Pour Pernod Ricard, il était important que l’outil choisi soit facile d’utilisation. Les collaborateurs du groupe étant toujours en déplacement, la formation devait être la plus courte possible, voire même facultative « Je pense que l’outil est très bien fait car bien conçu, facile à prendre en main et intuitif, pour tous. »

Le fait que Rydoo offre une gestion en temps réel des frais professionnels a joué un rôle important lors de la prise de décision. Cette approche présente des avantages intéressants : les utilisateurs gèrent leurs dépenses où qu’ils soient et consultent le suivi d’activité au sein de l’application ; quant au service financier, il accède à des données-clés et bénéficie d’une vue d’ensemble sur les sorties d’argent, lui permettant d’anticiper les flux de trésorerie.

J’ai été séduit par le concept de Rydoo. L’idée que les collaborateurs traitent leurs dépenses en temps réel, qu’ils soient dans un bus ou qu’ils attendent un client, est un véritable avantage.

Romain Benoist
Directeur Financier

Réduire les tâches manuelles

Les membres de l’équipe de Romain Benoist se sont montrés très enthousiastes quand il leur a été annoncé qu’un nouvel outil visant à améliorer le processus de gestion des frais allait être déployé.

Plusieurs actions innovantes ont été initiées pour assurer l’adoption immédiate des collaborateurs : un teaser pour susciter l’intérêt, suivi du lancement officiel, ainsi qu’une communication de rappel quelques semaines plus tard. Tous ont commencé à utiliser Rydoo et la solution est vite devenue un incontournable dans leur vie professionnelle.

Pour ceux qui jouent le jeu et gèrent leurs dépenses en temps réel, c’est un gain de temps incroyable, explique Romain Benoist : « Ne sous-estimez pas l’impact sur les collaborateurs car cela concerne 90 % de l’entreprise. » Enfin, Rydoo a considérablement accéléré le délai de remboursement des dépenses, ce qui est un point non négligeable dans la satisfaction des collaborateurs. « Leurs retours sont très positifs! » .

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