total tool

Comment ce directeur financier a réinventé le processus de gestion des dépenses de sa société

Ecrit par

Total Tool Supply, Inc., une société familiale créée en 1977, fournit des outils, services et solutions mécaniques à des clients du bâtiment et de l’industrie en Amérique du Nord.  Avec 14 sites et 235 employés aux États-Unis, la société vise à proposer les meilleurs produits et services aux professionnels qui construisent et entretiennent des installations et systèmes.

Afin de parvenir à cet objectif, Total Tool s’appuie sur des équipes commerciales et opérationnelles réparties dans tout le pays et très souvent en déplacement.

Qui dit déplacements professionnels dit bien sûr dépenses professionnelles. Combien de temps les employés doivent-ils attendre leurs remboursements ? Combien de temps les comptables doivent-ils passer à traiter chaque note de frais papier ?

Pour répondre à ces questions et en savoir plus sur les problématiques rencontrées par la société, nous avons eu la chance de discuter avec Paul Smejkal, CFO de Total Tool Supply.

Paul - CEO of Total Tool Supply
Paul Smejkal - CFO

« Il ne s’agit pas de gérer simplement les dépenses, mais aussi les relations.  C’est un tout autre état d’esprit. »

Le défi

“Lorsque Paul a rejoint la société il y a plus de deux ans, les frais professionnels étaient gérés manuellement sur Excel.  « C’était fastidieux. Les reçus étaient souvent perdus. Les demandes de remboursement n’étaient pas envoyées dans les temps. Le système était tout simplement mauvais. »

Les employés envoyaient leurs notes de frais dans une enveloppe à l’équipe comptable qui les collectait et leur assignait une catégorie (ou du moins essayait de deviner à quelle catégorie chaque dépense pouvait bien correspondre), puis entrait manuellement toutes les dépenses dans un fichier Excel.  Les commerciaux en particulier passaient un temps infini à rassembler tous leurs justificatifs.

 

« À l’époque où le système était sur papier, personne ne voulait faire ses notes de frais, car c’était trop pénible. Parfois, les employés attendaient deux ou trois mois avant d’envoyer leurs notes de frais. »

 

À l’époque où le système était sur papier, personne ne voulait faire ses notes de frais, car c’était trop pénible. Parfois, les employés attendaient deux ou trois mois avant d’envoyer leurs notes de frais.

C’était la dure réalité, mais aussi le défi à relever pour Paul. Il connaissait déjà l’impact potentiel des outils de gestion des dépenses, car il avait utilisé une autre solution chez un employeur précédent. Il était donc temps pour lui d’évaluer les divers outils proposés sur le marché et de faire un choix.”

La solution

“Avant de choisir une nouvelle solution, Paul a pris le temps d’étudier les différents outils disponibles et de comparer leurs fonctionnalités. « Lorsque j’ai vu l’application Rydoo, je l’ai testée moi-même. Je l’ai trouvée vraiment très simple à utiliser. Les autres outils, comme Concur, essaient de couvrir tous les scénarios possibles et nous n’avons pas besoin de cela. Nous avons besoin que nos employées puissent envoyer leurs dépenses rapidement et efficacement. »

Paul utilise Rydoo pour la saisie des frais profesionnels, mais aussi pour obtenir des informations sur les dépenses totales de l’entreprise. Il l’utilise également pour les rapports financiers. Ainsi, les responsables commerciaux obtiennent désormais un récapitulatif mensuel des frais soumis par leurs employés, qui leur permet de suivre les dépenses par activité.

 

« Les fonctionnalités d’analyse sont très utiles pour nos managers. Elles améliorent leur visibilité et leur compréhension des dépenses réelles des employés pour diverses activités, ce qui leur permet d’intervenir si nécessaire. »

 

Les fonctionnalités d’analyse sont très utiles pour nos managers.  Elles améliorent leur visibilité et leur compréhension des dépenses réelles des employés pour diverses activités, ce qui leur permet d’intervenir si nécessaire.

Paul et les managers ne sont pas les seuls à profiter du nouveau système. L’équipe finance a pu, de son côté, supprimer un processus manuel. « Auparavant, environ 80 personnes envoyaient des notes de frais papier, et nous estimons que le traitement de chaque note prenait de 20 à 25 minutes. Maintenant, nous n’avons tout simplement plus à traiter ces documents. Cette étape a disparu. En ce qui nous concerne, c’est un gain de temps net. » De plus, les utilisateurs passaient 4 à 5 heures par mois à préparer leurs notes de frais, contre moins d’une heure actuellement.

Grâce aux données collectées sur la plateforme, Paul peut désormais réajuster la politique de dépenses et les responsables commerciaux peuvent donner des consignes plus claires et plus adaptées à leurs équipes. Comme Paul l’explique : « Tout cela est très positif, car nous souhaitons donner tous les moyens nécessaires à nos commerciaux et soutenir les processus de vente au maximum, mais nous devons également être malins et répartir au mieux notre budget. »

Les renseignements dont dispose désormais Paul en tant que directeur financier l’aident également à un niveau plus global : « Nous définissons nos plans et notre budget pour l’avenir.  Nous pouvons enfin commencer à poser des directives sur les dépenses maximales dans certaines catégories. Il n’y avait auparavant aucune indication. »

« Nous pouvons enfin commencer à poser des directives sur les dépenses maximales dans certaines catégories. »

 

Pour l’équipe comptable, le gain de temps est indéniable.  Ils ne reçoivent plus d’enveloppes pleines de reçus et n’ont plus à entrer manuellement les dépenses dans un tableur Excel.  « La personne qui effectue la dépense l’entre dans la catégorie correspondante et attend que le responsable commercial l’approuve.  Ensuite, les comptables n’ont qu’à vérifier que nous respectons les règles, en recherchant les dépenses entrées en double par exemple, ce que le système indique très clairement.   Nos informations financières sont ainsi plus fiables et plus précises. »”

Les résultats

Au-delà du gain de temps ou du fait qu’ils n’ont plus à conserver leurs justificatifs, l’un des plus gros avantages pour les collaborateurs est qu’ils sont désormais remboursés chaque semaine et non plus chaque mois.

Comme Paul nous le confirme fièrement : « La plateforme Rydoo permet à nos collaborateurs de saisir leurs dépenses en temps réel, mais aussi très rapidement et très précisément.  Les dépenses sont ainsi entrées en temps voulu, et en plus les employés sont remboursés très rapidement. Nous remboursons les frais professionnels chaque semaine. Ce cycle hebdomadaire nous convient parfaitement. »

Au-delà du gain de temps ou du fait qu’ils n’ont plus à conserver leurs justificatifs, l’un des plus gros avantages pour les collaborateurs est qu’ils sont désormais remboursés chaque semaine et non plus chaque mois.

Nous avons demandé à Paul l’avis des employés sur l’application Rydoo, et nous avons été ravis d’apprendre que « tous les employés avaient apprécié le changement ».  En définitive, « il ne s’agit pas de gérer simplement les dépenses, mais aussi les relations. C’est un tout autre état d’esprit », nous indique Paul.

L’automatisation et la digitalisation des processus ne sont pas un simple effet de mode, il s’agit véritablement d’une approche différente pour votre société.  On attend de plus en plus des directeurs financiers qu’ils amorcent la transition digitale, et Paul a très bien compris cela.

Il n’y a plus aucune excuse qui tienne pour ignorer les processus de gestion des dépenses de votre société. Il y a par contre de nombreuses raisons de profiter des meilleures innovations en matière de gestion des déplacements et frais professionnels. Tôt ou tard, les choses devront changer. Soyez prêt. Soyez précurseur.

Paul et Total Tool ont déjà sauté le pas.

Girl subscribing to Rydoo's newsletter - Illustration

Recevez notre newsletter

Plus d’un million de professionnels à travers 60 pays utilisent Rydoo