Deloitte – Digitaliser les notes de frais pour 3000 employés

Deloitte Belgique figure parmi les clients historiques de Rydoo ; la solution SaaS (Software as a Service) permet au service financier de réduire le temps de traitement et d’analyse des données mais aussi, de superviser en temps réel les dépenses des employés.

Depuis 2015, ce sont plus de 3000 salariés de Deloitte Belgique qui utilisent régulièrement Rydoo pour gérer leurs dépenses professionnelles, via l’application installée sur leurs smartphones. Il leur suffit de prendre en photo leur reçu, d’indiquer quelques informations complémentaires (comme le code projet) et celui-ci est directement transmis à leur manager pour validation. En effet, l’OCR (Optical Character Recognition) de l’application lit les informations contenues sur le reçu et extrait les données nécessaires à la création de la ligne de dépense (nom du marchand, date, montant, devise, etc.).

Les notes de frais version papier, un calvaire !

« Au sein de Deloitte, il nous est très important d’innover constamment et de repenser nos outils et process, afin de réduire les tâches administratives et d’améliorer notre efficacité. Avec Rydoo, nous disposons immédiatement des données liées aux dépenses, rattachées à chaque projet ou client qui nous permet de les contrôler et de les traiter plus rapidement. Cette approche a réduit considérablement les pics d’activité en fin de mois, pour notre équipe comptable » explique Cindy Peeters, directrice financière de Deloitte Belgique.

Avant la mise en place de Rydoo, Deloitte gérait les dépenses professionnelles de ses salariés via l’approche classique des “notes de frais”. Il leur fallait attendre chaque fin de mois pour procéder au contrôle des dépenses, à la vérification de chaque justificatif, etc. Sans surprise, ce process créait une surcharge de travail pour le service comptable qui devait s’occuper des notes de frais le plus rapidement possible, pour que les salariés soient remboursés dans les meilleurs délais. Due à son activité de conseil, la société se devait également de re-facturer rapidement ces dépenses à ses clients. Bref, le process s’avérait long et fastidieux pour tout le monde.

La gestion des notes de frais version zéro papier

En choisissant de déployer Rydoo, Deloitte a dit adieu à la gestion “traditionnelle” des frais professionnels : l’approche par “notes de frais” a complètement disparu pour laisser place à un process digital de gestion par ligne de dépense. C’est-à-dire que les collaborateurs soumettent leurs dépenses au fil de l’eau, sans attendre la fin du mois. Leur traitement intervient ainsi dans la foulée, sans effet d’entonnoir.

Dès que le collaborateur réalise une dépense à titre professionnel, il lui suffit de prendre en photo le reçu (il est également possible de le scanner ou de l’envoyer par mail, dans le cas de la réception d’une facture par mail, par exemple). Rydoo, grâce à son OCR (Optical Character Recognition), va lire les données et extraire celles indispensables dans le cadre d’un remboursement de frais. Le salarié renseigne également le code projet relatif à la dépense afin de lier cette dernière au bon département ou au bon client. La dépense nouvellement créée est prête à être envoyée d’un clic au manager pour validation.

« Avec la gestion par ligne de dépense, l’ensemble de l’organisation gagne en efficacité. Une fois que le reçu est scanné avec Rydoo, vous dites adieu au stress lié à la perte potentielle d’un justificatif ! La suite du processus de demande de remboursement est entièrement dématérialisée : les autorités fiscales ont validé le fait que les entreprises n’aient plus besoin de garder les justificatifs papier à partir du moment qu’elles disposent d’une copie numérique. Notre ambition demeure inchangée : permettre aux organisations de se débarrasser définitivement des notes de frais, au profit d’une gestion digitale par ligne de dépense », dit Wim Derkinderen, CCO de Rydoo.

Les bénéfices de l’approche SaaS

Accessible via web et smartphone (Android et iPhone), Rydoo est une solution SaaS (Software as a Service) : pour les entreprises, cela signifie pas de serveurs à déployer, d’infrastructures à maintenir, ou de versions vieillissantes. En outre, le coût est fixe et défini par utilisateur actif, sur une base mensuelle. L’entreprise peut donc autoriser à tous ses collaborateurs l’accès à Rydoo ; elle ne paiera que pour ceux ayant utilisé l’application pendant le mois. Enfin, afin de bénéficier d’une vue consolidée des données, Rydoo s’intègre à de nombreuses solutions logicielles tiers, tels les ERP.

Un déploiement réussi

La mise en place de Rydoo au sein de Deloitte s’est opérée en plusieurs phases. A l’été 2015, Deloitte lance un pilote avec l’application de gestion des dépenses. Après des résultats satisfaisants, ce pilote est étendu à des salariés engageant beaucoup de frais professionnels, aux besoins plus complexes. Cindy Peeters explique : « Chez Deloitte, nous travaillons avec l’ERP SAP. Nous avons créé une interface bidirectionnelle à travers laquelle nous pouvons télécharger toutes nos données vers notre ERP. Si jamais nous devons apporter des modifications sur des dépenses déjà présentes dans SAP, elles seront directement appliquées et visibles dans Rydoo. Cette intégration avec SAP s’est déroulée de façon très fluide. Lors de la phase de déploiement de Rydoo, nous avons accompagné notre plan de change management d’une campagne de communication interne s’appuyant sur différents leviers (affichages, videos, ateliers de formation, etc.). »

Face au succès de ce pilote, en janvier 2016, Rydoo est déployée auprès de l’ensemble des salariés de Deloitte Belgique. La prise en main de la solution logicielle Rydoo s’est révélée très facile pour les utilisateurs, l’essentiel des questions portant finalement sur la politique voyages et les dépenses du groupe.

En effet, alors qu’auparavant, les collaborateurs étaient pressés d’en finir avec le remplissage de leur note de frais sans se soucier des détails (notamment des informations cruciales comme le code projet), leur comportement s’est modifié avec Rydoo. Pour que la dépense puisse être soumise pour validation et donc être remboursée certains champs ont été rendus obligatoires. Cindy Peeters précise : « Les collaborateurs ont trouvé le système, nouvellement mis en place, facile et intuitif. Ils traitent leurs frais professionnels plus rapidement et plus régulièrement, qu’ils soient en déplacement ou au bureau ».

Un meilleur contrôle

Avec Rydoo, l’équipe de contrôle de gestion de Deloitte peut vérifier dans le détail toutes les données relatives aux frais engagés.

Cindy Peeters explique : « Lorsqu’un reçu est soumis, nous vérifions si toutes les données correspondent aux informations présentes sur le reçu. Les écarts mettent en évidence des erreurs, la présence de doublons ou des tentatives de fraude. De même, nous effectuons nos vérifications de manière beaucoup plus efficace, en ciblant le type de dépense et le lieu où elle a été réalisée.  Enfin, nous disposons dans Rydoo de circuits de vérification automatisés qui permettent de concentrer nos efforts sur les cas particuliers, comme des demandes de remboursement non justifiées. »

La récupération de la TVA

Pour de nombreuses sociétés, la récupération de la TVA se révèle être un sujet trop complexe pour être mis en place.

Chez Deloitte, l’ensemble du processus est maîtrisé comme l’explique Cindy Peeters : « Notre société possède une équipe dédiée, en charge de nos frais professionnels, ainsi que de ceux de nos clients. Nous avons soumis aux équipes produit de Rydoo d’ajouter un champ relatif au pays pour que nous puissions savoir automatiquement où récupérer la TVA. Depuis, nous gérons ce processus de façon beaucoup plus efficace. »

Girl subscribing to Rydoo's newsletter - Illustration

Recevez notre newsletter