CASI DI STUDIO
Deloitte

L’applicazione che rende le note spese superflue

Deloitte Belgio è uno dei primi maggiori utenti del software di trattamento automatico e veloce delle spese realizzate dai dipendenti. Esso permette all’unità finanziaria di ridurre il tempo dedicato al trattamento e all’analisi dei dati e di avere una visione globale e in tempo reale delle spese fatte dai dipendenti.

Come descritto nell’FD Magazine. Redatto da Peter Ooms. (2016).

Per oltre 3 mesi, 3 000 dipendenti della Deloitte hanno utilizzato Rydoo per il trattamento delle spese tramite un’applicazione installata sul loro smartphone. Il tutto consisteva semplicemente nello scannerizzare la ricevuta e nel caricarla immediatamente sul sistema. L’applicazione poi analizzava i dati, estraendo quelli destinati a compilare i campi relativi alla data d’acquisto, alla quantità di articoli comprati, al nome del fornitore, alla valuta, ecc.

L’applicazione

Una volta scannerizzata e caricata l’immagine, l’utilizzatore ha la possibilità di aggiungere ulteriori informazioni. “Per noi, è molto importante innovare costantemente i nostri processi e strumenti al fine di ridurre gli oneri amministrativi e aumentare l’efficienza. Grazie a Rydoo, riusciamo a sapere in tempi rapidi quanto spendiamo per un dato progetto o per un dato cliente. Inoltre, riceviamo le informazioni relative a gran parte delle spese incorse nell’arco di uno stesso mese, e ciò ci permette di procedere immediatamente al trattamento e alla verifica di questa parte. Il risultato à una riduzione significativa del lavoro da svolgere a ogni fine mese”, afferma Cindy Peeters, direttore finanziario della Deloitte Belgio.

Tutti i mesi, il servizio finanziario della Deloitte, tratta le spese dei dipendenti. In precedenza, era una mansione che si poteva svolgere sempre a fine mese assieme all’esibizione delle necessarie prove documentali di spesa. Ciò comportava vertiginosi picchi nel carico di lavoro del gruppo addetto alle finanze che doveva trattare i dati il più velocemente possibile, al fine di rimborsare i dipendenti nel più breve tempo possibile. Tali somme dovevano poi essere incluse nelle fatture destinate ai clienti nonché nei loro estratti mensili.

Grazie a Rydoo, i dipendenti, durante tutto l’arco del mese, possono sottoporre in tempo reale e in formato digitale le loro spese. Bisogna evitare picchi inutili nel carico di lavoro e tutta una serie di fonti di stress dannoso per l’azienda.

Appena l’utente carica l’immagine della ricevuta, essa viene salvata nel sistema centrale. A tale stadio, la ricevuta non è ancora trattata del tutto, quindi se richiesto è possibile aggiungere ulteriori informazioni. In seguito, la ricevuta sarà approvata dal responsabile. “Ciò permette alle aziende di venire più rapidamente a conoscenza delle spese effettuate dai dipendenti e, se necessario, di preparare i pagamenti.

“Per noi (Deloitte), è molto importante innovare costantemente processi e strumenti al fine di ridurre gli oneri amministrativi e aumentare l’efficienza procedurale. Grazie a Rydoo, riusciamo a sapere in tempi rapidi quanto spendiamo per un dato progetto o per un dato cliente.”
Cindy Peeters
Direttore finanziario

È un sistema che risulta particolarmente utile quando un’azienda fornisce anticipi di somme di denaro contante. Ma che si rivela ancora più importante per il caricamento delle ricevute visto che queste non possono andare perse. Durante le ultime fasi del trattamento, non si ha più bisogno della versione cartacea. Abbiamo concluso un accordo con l’agenzia delle entrate in base al quale le aziende non sono più tenute a conservare la prova cartacea se sono in possesso di quella digitale. Facciamo di tutto affinché le note spese vengano relegate esclusivamente al passato”, afferma Wim Derkinderen, CCO e co-fondatore di Rydoo.

L’applicazione sfrutta il cloud come soluzione SaaS (Software come servizio). Ciò significa che il cliente non deve fare grossi investimenti anticipati, ma semplicemente pagare un prezzo stabilito a utente e al mese per la prestazione del servizio. Inoltre, l’applicazione non funziona sui computer dell’azienda stessa, ma è connessa al software ERP del cliente o a quello contabile. Cindy Peeters : “Qui alla Deloitte, per la gestione contabile, utilizziamo la SAP. Abbiamo creato un’interfaccia bidirezionale attraverso la quale carichiamo tutti i nostri dati sul software ERP. Se, successivamente, desideriamo apportare ancora alcune correzioni alle note spese, esse verranno automaticamente modificate in Rydoo. L’attuazione del sistema è stata realizzata senza intoppi perché è complementare alla SAP.

“Nel corso del periodo di attuazione di Rydoo, abbiamo intensificato la comunicazione tramite annunci, video aziendali, sessioni di formazione e così via. Ma, in realtà, molti utilizzatori non avevano bisogno di alcuna formazione. L’applicazione è molto intuitiva.”
Cindy Peeters
Direttore finanziario

Un progetto pilota

Deloitte a sperimentato il sistema nell’ambito di un progetto pilota durante l’estate del 2015. A novembre, esso è stato attivato per un gruppo di utilizzatori che da sempre effettua molte spese e che presenta necessità più complesse. Nel gennaio 2016, tutti i dipendenti sono passati al trattamento digitale delle spese Rydoo. Oggi, l’utilizzo di tale sistema è obbligatorio : qualsiasi spesa è trattata e pagata digitalmente.

Gli utilizzatori rispondono tutti in modo simile. Le domande che pongono non riguardano il sistema in sé per sé né l’applicazione, ma piuttosto la politica aziendale in materia di spese. Mentre, in passato, spesso i dipendenti facevano di tutto per concludere tali pratiche il più rapidamente possibile senza prestare attenzione ai dettagli, ora sono obbligati a inserire il codice giusto. Inoltre, sono naturalmente spinti a chiedersi se è legittimo richiedere il rimborso delle spese che hanno effettuato. Desiderano quindi conoscere le regole in materia meglio di prima. Cindy Peeters : “Notiamo che i nostri dipendenti trovano il sistema efficiente e di facile utilizzo. Che viaggino molto o che siano addetti a lavori amministrativi in sede, tutti i dipendenti riescono subito a orientarsi all’interno del sistema”.

Un miglior controllo

Oltre al fatto che le spese sono sottoposte a esame più tempestivamente e al fatto che i controllori riescono a effettuare il loro lavoro in tempi più brevi, l’altro aspetto positivo non trascurabile è che i controlli sono più approfonditi perché tutti i dati sono disponibili in formato digitale. Cindy Peeters : “Nel momento in cui viene sottoposta una ricevuta, controlliamo se i dati inseriti corrispondono a quelli che compaiono su di essa. Le discrepanze possono indicare errori, ma anche il rischio di frode o la presenza di doppioni. Noi lo notiamo subito.

Per di più, i controlli sono più precisi e realizzati in modo più globale, per esempio rispetto al tipo di spesa, al luogo in cui è stata realizzata o rispetto a entrambi. Dobbiamo lavorare sull’intero processo, dall’inizio alla fine, per diventare sempre più efficienti. Esiste inoltre tutta una serie di controlli integrati che avviene in modo automatico e di cui il sistema individua le anomalie che meritano la nostra attenzione. In tal modo, riusciamo a concentrarci sulle richieste di rimborso ingiustificate”.

Recupero delle imposte

Per gran numero di aziende, il recupero delle imposte sulla base delle ricevute e delle fatture è quasi impossibile. Eppure, alla Deloitte, riusciamo persino in questo. Cindy Peeters : “La nostra azienda dispone di un team specifico responsabile delle spese per conto nostro e per conto dei clienti. Ma, ovviamente, abbiamo anche un folto gruppo di dipendenti che effettua molte spese.

A causa del volume di queste ultime, vale la pena avere un team dedicato. E con questo nuovo strumento, le cose sono molto più facili. In passato, eravamo obbligati a trattare molte cose manualmente, oggi è tutto più rapido. E al fine di velocizzare maggiormente le pratiche, abbiamo chiesto a Rydoo di aggiungere all’applicazione un campo relativo al paese, in modo tale da sapere in che modo recuperare le imposte.”

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