CASI DI STUDIO
Irdeto
9
Paesi coinvolti
1.000
Dipendenti su Rydoo
Microsoft Dynamics
Integrazioni
PROVA RYDOO GRATIS

L’azienda leader mondiale nella sicurezza delle piattaforme digitali, digitalizza la gestione delle spese.

Irdeto aiuta i suoi clienti a sentirsi sicuri e preparati per qualsiasi sfida. Protegge le piattaforme e i beni digitali per il settore di media e intrattenimento, per il settore automobilistico e per le industrie connesse all’IoT.

Irdeto è un’azienda innovativa proiettata al futuro, leader mondiale nella sicurezza delle piattaforme digitali. Tuttavia, alcuni processi interni erano rimasti indiscussi e non aggiornati e internamente non era proprio come sembrava dall’esterno.

SFIDA

Il processo di gestione delle spese a Irdeto era manuale, seppure elaborato online. Tutte le spese dovevano essere inserite manualmente nel sistema ERP, il Microsoft Dynamics 2009. L’invio dei rimborsi spesa poteva essere fatto solo in ufficio. Le ricevute dovevano essere scansionate una ad una, quindi inserite in Microsoft Dynamics riga per riga, immettendo manualmente tutte le informazioni.

Per stimolare l’innovazione e il pensiero critico all’interno di Irdeto, venivano organizzati regolarmente degli “Hack Days” per spingere i dipendenti a sfidare i processi correnti e a formulare nuove idee. Durante l’“Hack Day” dello scorso anno, Pierre Fauvel, controllore finanziario di Irdeto America, si è offerto volontario per trovare una nuova soluzione per i processi di addebito spesa. In seguito è diventato il manager di progetto per l'implementazione globale di Rydoo.

Grande viaggiatore, Pierre era sempre frustrato da quello che ha definito “un processo lento e doloroso”. Pierre la media del tempo impiegato per questo processo d’addebito spese dopo ogni viaggio oscillava dai 45 minuti ad 1 ora. Un processo lungo e inaccettabile che prolungava l’orario di lavoro e creava frustrazione tra i dipendenti.

Abbiamo sempre saputo che c'era qualcosa di meglio di Microsoft Dynamics là fuori per gestire le nostre spese.
Pierre Fauvel
Controllore Finanziario

SOLUZIONE

Una soluzione cloud mobile

Chi viaggia per affari ad Irdeto è in giro per la maggior parte del tempo. Tutte le attività che prevedevano l’accesso a Microsoft Dynamics venivano fatte all’ultimo minuto poiché era necessaria una connessione VPN e il tool non era molto facile da usare. La soluzione che Irdeto cercava doveva consentire agli utenti e ai responsabili dell'approvazione di utilizzare il proprio telefono cellulare per intraprendere qualsiasi azione: inserire le spese, inviarle, approvarle, controllarle, ecc...

Volevamo far risparmiare del tempo alle persone. Se si è in un ristorante, basta scattare una foto della ricevuta e inviarla immediatamente per l'approvazione.

Tecnologia OCR

Evitare gli inserimenti manuali era indispensabile per Irdeto. Uno dei vantaggi dell'implementazione di una soluzione mobile è la possibilità di ridurre quanto più possibile le attività manuali dei dipendenti.

La capacità del tool di riconoscere gli elementi e pre-inserire le informazioni rappresenta un grande risparmio di tempo ed è uno degli elementi che ci è piaciuto di più di Rydoo durante le demo.

Grazie alla tecnologia OCR Rydoo estrae automaticamente data, importo, valuta ed esercente dalle ricevute. Gli utenti devono solo assegnare la ricevuta a un centro di costo prima di inviarla per l’approvazione.

Elimina il resoconto spesa

L'introduzione di un nuovo tool può rappresentare una sfida in ogni azienda: a Irdeto l’hanno considerata un’opportunità per esaminare i loro processi interni e metterli in discussione.

Ciò che ci ha davvero attratto di Rydoo era l’eliminazione del resoconto spesa. Vado al bar, faccio una fotografia alla ricevuta e la invio.

Questo cambiamento di processo e mentalità è stato supportato da un team che ha creduto fermamente nel vantaggio che ciò avrebbe portato all’azienda: invio immediato delle ricevute spesa, ciclo più breve per il rimborso, panoramica in tempo reale delle spese aziendali ecc...

RISULTATI

Irdeto ha diffuso Rydoo in 9 paesi in America, in Europa e Asia. Il progetto è stato guidato dai team finanziari locali di ciascuna regione e supervisionato dal controllore finanziario per l’America.

Grazie alla grande collaborazione tra il team del progetto di Irdeto e Rydoo, l’implementazione ha richiesto solo 8 settimane per tutti i 9 paesi, inclusa l’integrazione completa con Microsoft Dynamics.

Grazie all’integrazione a 2 vie con Microsoft Dynamics, tutti gli utenti sono stati importati in Rydoo le assegnazioni delle autorizzazioni sono state automatizzate. Questa è un’integrazione in tempo reale, cioè ogni cambiamento effettuato in Microsoft Dynamics viene automaticamente applicato anche a Rydoo.

Risparmio più tempo di quanto avessi mai creduto. Di solito impiegavo circa 1 ora per inviare i miei rimborsi spesa. Dopo Rydoo ho impiegato meno di 15 minuti.
<15 minuti

tempo di elaborazione invece di 60 minuti

ZERO

non viene usata carta per la gestione delle spese

UTENTI FELICI

Giudizi positivi dei dipendenti

ARTICOLI CORRELATI

Rydoo

Intervista a Bjorn Poelman: Come Deloitte ci ha aiutato ad ottimizzare il nostro modulo per diaria

Perché l’uso delle diarie rappresenta una risorsa per la tua azienda? In che modo la piattaforma di Rydoo ti aiuta a gestirle? E quanto è affidabile la piattaforma?

2018-05-23
CONDIVIDI
CARICA DI PIÙ