CASI DI STUDIO
Parakar

Come Rydoo aiuta Parakar a favorire la mobilità europea

L’anno scorso Parakar contava 30 dipendenti con un unico ufficio in Germania. Oggi i dipendenti sono 120 e sono stati aperti 2 nuovi uffici in Irlanda e Olanda. Vediamo come Parakar si è preparata alla crescita.

La sfida

Promotore dell’occupazione nell’UE, Parakar mette in comunicazione dipendenti e datori di lavoro in tutto il mondo.

Era urgente trovare un modo efficiente per gestire le spese di ogni parte coinvolta per poter continuare ad offrire il miglior servizio possibile e crescere in modo sano con processi semplificati e modulari.

“Secondo i vecchi processi i dipendenti dovevano compilare dei fogli Excel, scannerizzare i documenti e inviarli via e-mail per l’approvazione ai datori di lavoro prima che noi li ricevessimo e li mandassimo in contabilità.”

Per l’intero processo si impiegava più tempo e più energia del previsto. Per dirla con le parole di Marisa “essendo in un’era in cui esiste uno strumento per tutto, era chiaro che avevamo bisogno di uno strumento anche per questo.”

Dato che opera per la maggior parte in Germania, Parakar aveva difficoltà a spiegare ai datori di lavoro stranieri la complessa normativa tedesca sui rimborsi spesa.

“Insegnare ai datori di lavoro le regole di un paese straniero può essere difficile, soprattutto se si tratta di normative complesse come quella della diaria in Germania.” Aveva bisogno di trovare uno strumento che poteva soddisfare le esigenze di tutti i paesi in cui operava ed essere facile da usare per i responsabili dell’approvazione.”

“Era impossibile crescere usando il processo precedente, troppe e-mail da controllare e troppo tempo trascorso a inseguire dipendenti e responsabili dell’approvazione: gestire tutto ciò significava perdere troppo tempo.”
Marisa Werle
Operations Manager

La soluzione

È stato amore a prima vista. L’automazione ha un ruolo fondamentale per la semplificazione e la creazione di processi efficienti. Rydoo ha investito per sviluppare moduli specifici per la regolamentazione di ogni paese e, ancora più importante, per l’automazione delle diarie.

Prima di Rydoo, Parakar doveva tenere traccia di tutti i viaggi dei dipendenti e calcolare manualmente le indennità giornaliere per ciascuno, assicurandosi che, se necessario, tutte le spese pertinenti fossero detratte.

“Il modulo per la diaria progettato da Rydoo è incredibile. Adesso diciamo ai nostri dipendenti di creare il viaggio semplicemente nell’app e tutto viene calcolato per loro.”

Rydoo ha sviluppato il suo modulo per la diaria insieme a Deloitte per assicurarne la conformità alle norme locali di ogni paese del mondo.

Per la Germania, il modulo per la diaria viene aggiornato automaticamente ed è subito disponibile. Non c’è più bisogno di fare training ai dipendenti, calcoli manuali o aggiornamenti delle liste.

Parakar ha avuto un incredibile successo, è cresciuta ed ha adesso più dipendenti e più clienti che operano in diversi paesi.

Quando ha scelto Rydoo, già sapeva che la piattaforma sarebbe stata in grado di aiutarla nella gestione e di accompagnarla in questa crescita.

“Siamo rimasti colpiti dalla reattività del team sei mesi fa, quando il nostro ufficio in Irlanda ha iniziato ad essere operativo. C’era un calcolo del chilometraggio che non riuscivo a configurare in Rydoo. Ho contattato il cliente e nel giro di una settimana la funzione era disponibile.”

Rydoo conosce le specificità di ogni paese ed esserne conforme fa parte del nostro impegno per far risparmiare tempo ai nostri clienti e semplificarne i processi. Questo è il motivo per cui i team monitorano regolarmente le normative in tutti i paesi e adattano la piattaforma per assicurarne sempre la conformità.

““Mi sono imbattuto in diverse soluzioni, ma mi sono innamorato di Rydoo, probabilmente perché ho notato subito che è stata sviluppata pensando alla complessità della nostra amata Europa.””
Marisa Werle
Operations Manager

Non è solo una piattaforma, ma è un nuovo modo di lavorare

Quando implementi una piattaforma come Rydoo, l’impatto sulle operazioni quotidiane della tua azienda è subito evidente. Per Parakar è stato ancora più evidente quando ha dovuto cercare un nuovo software di contabilità ed ha preso in considerazione solo le piattaforme che potevano essere integrate con Rydoo.

“Il tempo che risparmiamo e il buon funzionamento della nostra attività e del nostro servizio dipendono da Rydoo. Non possiamo farne a meno, quindi qualsiasi strumento che prenderemo in considerazione per il futuro deve integrarsi con essa.”

Parakar ha deciso di implementare Exact per garantire un flusso continuo tra le due piattaforme. Ora tutti i dati spesa vengono esportati in tempo reale nel suo software di contabilità, rendendo molto più facile la fatturazione ai clienti.

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