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Intervista a Bjorn Poelman: Come Deloitte ci ha aiutato ad ottimizzare il nostro modulo per diaria

Perché l’uso delle diarie rappresenta una risorsa per la tua azienda? In che modo la piattaforma di Rydoo ti aiuta a gestirle? E quanto è affidabile la piattaforma?

Bjorn Poelman, Senior Manager responsabile degli uffici Premi e Benefit, Tasse e Risorse Umane presso Deloitte Belgio, condivide la sua conoscenza delle strutture e dei regolamenti riguardanti le diarie nei diversi paesi e i vantaggi del loro utilizzo all'interno delle aziende. 

Bjorn ha aiutato Rydoo a ottimizzare il Modulo per diaria e garantisce l'accuratezza del calcolo e l'aggiornamento costante delle diverse tariffe.

Bjorn, hai guidato il processo di Deloitte di consulenza fiscale specialistica e valutazione del modulo per diaria di Rydoo. Qual è la sfida più grande che hai dovuto affrontare?

Credo che la parte più difficile della revisione delle diarie previste in ogni paese sia il sistema, diverso in ognuno di essi. Ogni paese ha una legislazione propria sul trattamento fiscale e la previdenza sociale delle indennità diarie. In alcuni paesi le aziende devono seguire delle severe linee guida. In altri paesi, al contrario, le aziende possono aggirare le regole, con possibili conseguenze fiscali e previdenziali. Per questo progetto, Deloitte Belgio ha coordinato la consulenza di tutti gli specialisti Deloitte locali per verificare le diverse normative. Capire le diverse norme e le relative eccezioni è stata probabilmente la sfida più grande, considerando che esse dovevano essere inserite in un framework pronto per essere implementato dal team di sviluppo di Rydoo. Oggi però sono tutte disponibili all’interno di un unico software e questo è già molto utile.

Abbiamo lavorato insieme sulle diarie di Norvegia, Danimarca, Svezia, Finlandia, Regno Unito e Germania, diffuse questa settimana. Quali saranno i prossimi paesi?

I prossimi saranno Repubblica Ceca, Polonia, Australia e Russia. Successivamente ne seguiranno altri, sempre entro quest’anno.

Le diarie sono indennità con tariffe giornaliere che vengono aggiornate ogni anno. Come facciamo a sapere se i loro importi sono aggiornati?

I paesi hanno tempistiche diverse per l’aggiornamento degli importi delle diarie. Insieme a Rydoo, stiamo creando un indicatore cronologico in modo da essere sempre aggiornati per ogni paese. Stiamo collaborando inoltre con gli specialisti Deloitte locali per assicurarci che le tariffe giornaliere vengano regolarmente aggiornate.

Perché usare le diarie rappresenta un grosso vantaggio per le aziende? E per Deloitte in particolare?

La diaria include le indennità erogate per le spese aggiuntive sostenute dai dipendenti per vivere lontano da casa durante un periodo di lavoro. La diaria rappresenta un pagamento forfettario che può essere fornito esentasse (a seconda del tipo di incarico) in alcuni paesi in cui il governo (ad esempio Belgio e Stati Uniti) pubblica le tariffe per città / paese. In pratica le organizzazioni belghe e statunitensi fanno riferimento alle soglie stabilite per legge e allineano la politica della diaria a tali tariffe. Ci sono anche delle aziende che stabiliscono delle soglie per la diaria all’interno della propria politica di viaggio, soprattutto se si effettuano molti viaggi in una certa regione con prassi comune.

Le aziende quindi adottano le diarie per diversi motivi. In primo luogo utilizzare la diaria richiede meno processi di amministrazione ed elaborazione, perché l’azienda non deve rimborsare separatamente ogni singola spesa. Inoltre le diarie sono indicate con importi standard ed è più chiaro sia per l'azienda che per il dipendente quale sia la normale tariffa giornaliera prevista per le spese. Entrambi sanno quanto può spendere il dipendente.

E per finire, perché il modulo per diaria rappresenta una risorsa secondo te?

Mi piace il fatto che la piattaforma possa comunicare all'utente l’indennità diaria alla quale ha diritto, semplificandogli il lavoro. In alcuni paesi, ad esempio, sono applicabili importi ripartiti proporzionalmente nel caso in cui l’azienda paghi direttamente per determinate spese. È piuttosto complesso per un dipendente dover controllare da solo tutti questo durante la richiesta di rimborso tramite note spesa. Per un utente finale è molto più facile indicare dove è stato e se ha pranzato/fatto colazione/ecc. e lasciare che il sistema calcoli automaticamente l'importo applicabile. È davvero comodo poter utilizzare la piattaforma sul proprio telefono cellulare e mantenere le indennità diarie sempre aggiornate, soprattutto quando si è in viaggio. 

 

 

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2018-05-23
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