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Una trasformazione digitale parte dall'interno

Koen Dierckx è entrato in Van Breda Risk and benefits in qualità di Direttore Finanziario nel 2015. Per sviluppare la strategia di digitalizzazione della compagnia, ha iniziato ad analizzare i processi esistenti e a studiare un modo per ottimizzarli digitalizzando le attività meno importanti.

Il primo progetto di Koen è stato riesaminare il processo di gestione delle spese di Vanbreda.

Come hai conosciuto Rydoo?

Avevo sentito parlare di Rydoo in passato ed ho scoperto che diverse compagnie di notevoli dimensioni lo stavano già utilizzando, perciò è stata una cosa naturale provare interesse per esso. Devo dire che le raccomandazioni sono ancora il miglior strumento di marketing per le compagnie.

 

Come è andato il processo di selezione?

Abbiamo provato la piattaforma e ci siamo resi conto che Rydoo aveva le caratteristiche che stavamo cercando. Dalla digitalizzazione delle fatture al processo di approvazione e gestione delle finanze totalmente integrato, riusciva a soddisfare tutti i nostri bisogni. Inizialmente, abbiamo dovuto affrontare alcuni problemi tecnici per quanto riguarda l’integrazione di Rydoo con i nostri sistemi, ma la sua équipe ci ha aiutato a superare le difficoltà ed a trovare la giusta soluzione. Da quel momento in poi, abbiamo capito che dietro la piattaforma c’erano delle ottime squadre e che potevamo affidarci a loro per superare qualsiasi problema futuro.

Tutto era gestito in maniera cartacea. Era estramemente dispendioso in termini di tempo, doveva cambiare!
Koen Dierickx
Diretore Finanziario

Come hai conosciuto Rydoo?

Avevo sentito parlare di Rydoo in passato ed ho scoperto che diverse compagnie di notevoli dimensioni lo stavano già utilizzando, perciò è stata una cosa naturale provare interesse per esso. Devo dire che le raccomandazioni sono ancora il miglior strumento di marketing per le compagnie.

 

Come è andato il processo di selezione?

Abbiamo provato la piattaforma e ci siamo resi conto che Rydoo aveva le caratteristiche che stavamo cercando. Dalla digitalizzazione delle fatture al processo di approvazione e gestione delle finanze totalmente integrato, riusciva a soddisfare tutti i nostri bisogni. Inizialmente, abbiamo dovuto affrontare alcuni problemi tecnici per quanto riguarda l’integrazione di Rydoo con i nostri sistemi, ma la sua équipe ci ha aiutato a superare le difficoltà ed a trovare la giusta soluzione. Da quel momento in poi, abbiamo capito che dietro la piattaforma c’erano delle ottime squadre e che potevamo affidarci a loro per superare qualsiasi problema futuro.

 

Perché una soluzione di gestione delle spese tramite cloud?

Prima di tutto per una questione di costi. Come Direttore Finanziario, i numeri sono, ovviamente, la prima cosa a cui mi interesso. Il massimale per implementare Rydoo è molto basso: non servono grossi investimenti per la consulenza tecnica e il periodo di applicazione è piuttosto corto. Dopo due anni, i benefici che stiamo rilevando sono anche migliori del previsto. L’applicazione si è evoluta enormemente e stiamo utilizzando tantissime funzioni senza dover coinvolgere tecnici informatici o assistenti di Rydoo.

 

 

Come è andata la diffusione dell’applicazione?              

Non abbiamo fatto molto. Abbiamo inviato a tutti un’email contenente una breve guida per l’utente e non abbiamo fatto altro. Non sono servite sessioni di apprendimento e molte persone hanno iniziato a usare subito l’applicazione. Specialmente per quanto riguarda la versione mobile: i dipendenti erano davvero impazienti di iniziare a fare tutto con il loro smartphone.

 

Quali sono i risultati principali? 

Nel settore finanze, la trasformazione è stata totale. Non utilizziamo più la carta. Ora è tutto digitale e i dipendenti gestiscono le spese in tempo reale, rendendo molto più corti i periodi di elaborazione e rimborso, ovviamente. Il lavoro viene ora diviso autonomamente tra il reparto finanziario e quello commerciale.

Devo dire che con Rydoo abbiamo fatto un passo importante verso la determinazione di un ruolo nuovo e più strategico del reparto finanziario, perché ora possiamo liberarci del fardello delle ripetitive attività amministrative.

 

Qualche beneficio inaspettato?

Come intermediari assicurativi, ci concentriamo sull’essere digitali e tutto deve nascere dall’interno. I nostri dipendenti sono i nostri primi ambasciatori, quindi sono davvero felice quando li sento vantarsi di quanto sia facile gestire le loro spese ed essere rimborsati. Si tratta di pubblicità gratuita sia per voi che per noi. Sentire questi feedback positivi è un’ottima referenza per i nostri sforzi nel diventare una compagnia assicurativa completamente digitale, sia per i nostri clienti che per i nostri dipendenti.

 

La prossima scelta sarà Rydoo Travel?

Ci ha fatto piacere sentir parlare di Rydoo Travel. Al momento, tutte le prenotazioni dei nostri viaggi di lavoro devono passare nelle mani di un assistente di direzione che centralizza tutte le richieste e prende accordi offline con la nostra agenzia.

Mi piacerebbe trasformare questo processo come abbiamo fatto in passato, quindi proveremo Rydoo Travel.

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