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La prossima tappa: Oltre i software di contabilità

Negli ultimi anni, come ben sappiamo, abbiamo assistito ad una trasformazione della funzione finanziaria.

Questi cambiamenti hanno interessato tutti, sia coloro che lavorano come professionisti in un’azienda, sia i partner di una grande azienda contabile, sia coloro che lavorano come liberi professionisti.

Il più importante di questi cambiamenti è stato l’affermarsi del SaaS (Software as a Service) e dei software contabili basati sul cloud come Xero, Quickbooks Online, Freshbooks e FreeAgent, dove applicazioni a basso costo e sempre più sofisticate basate sul cloud hanno trasformato lo scenario finanziario. Queste applicazioni stanno cambiando per sempre le dinamiche della contabilità. Molte di queste applicazioni sono progettate per migliorare l’efficienza e rendere più liberi i contabili, che possono così apportare valore all’azienda invece di impiegare la maggior parte del loro tempo in attività amministrative.

Allo stesso tempo, dalla prospettiva dell’utente, il valore delle applicazioni SaaS è fin troppo evidente: soluzioni a basso prezzo che aiutano ad aumentare la produttività e forniscono l’accesso ai dati in tempo reale e da qualsiasi luogo. Gli elementi del servizio SaaS sono vitali e queste applicazioni lavorano principalmente tramite sottoscrizione. La prova gratuita ne facilita la valutazione e la decisione di acquistare è presa solo dopo aver testato la piattaforma. In assenza di un blocco, la cancellazione è a portata di click e si è quindi estremamente incentivati a continuare ad offrire valore su base continuativa.

Un altro sviluppo importante è costituito dalla progressiva affermazione di un ecosistema in crescita che circonda queste applicazioni di contabilità di base. Questo ecosistema ha preso molte forme diverse, che vanno dal collegamento con gli istituti di servizi finanziari, alle API (Application Programming Interfaces) fino a parti terze come le applicazioni per la gestione delle spese, ad es. Rydoo Expense.

Inoltre molte di queste applicazioni SaaS sfruttano le possibilità del mondo mobile, utilizzando il potere dell’ubiquità dei dispositivi mobili per acquisire e segnalare dati. I dati non sono più conservati esclusivamente sul computer di qualcuno, ma sono facilmente accessibili da ogni luogo. Introduzione _ “I nostri clienti sono davvero entusiasti di Rydoo Expense, funziona davvero bene sia per i contabili che per i clienti”.  

Se gli ambienti finanziari hanno faticato ad accogliere queste nuove applicazioni, le start-up hanno fatto il contrario.

Oggigiorno gli imprenditori più tecnologici hanno bisogno solamente di uno smartphone, un laptop e una connessione a internet. Hanno accolto con entusiasmo l’affermazione delle applicazioni SaaS, cosa che non sorprende considerando che molte di queste soluzioni offrono valore reale a prezzi competitivi.

In conclusione, questo piccolo articolo tratterà più nel dettaglio di questi argomenti, aiutando i professionisti finanziari che continuano ancora a lavorare con processi manuali (per le attività contabili non basilari) a capire come le applicazioni complementari provenienti dall’intero ecosistema basato sul SaaS possono sostenere i loro obbiettivi. Speriamo lo troverete interessante.

 

IL MONDO DI OGGI

Gli ultimi hanno sono stati caratterizzati da profondi cambiamenti nell’ambito della finanza. Certo, i cambiamenti non sono sempre facili, soprattutto per la professione finanziaria, rimasta immutata durante gli ultimi decenni.

“Non v’è nulla di più difficile da realizzare, né più pericoloso da gestire, né di più incerto esito che iniziare un nuovo ordine di cose. Perché il riformatore ha nemici tra tutti quelli che traggono profitto dal vecchio ordine e solo dei tiepidi difensori in tutti quelli che dovrebbero trarre profitto dal nuovo.” Niccolò Machiavelli, Il Principe (1513)  

Tuttavia le applicazioni per software di contabilità basate sul SaaS sono diventate onnipresenti e molti professionisti contabili e finanziari le hanno accolte a braccia aperte. La decisione di adottare queste soluzioni basate sul cloud non è tuttavia semplice da prendere. Alcuni potrebbero aver avuto delle perplessità iniziali riguardanti le curve di apprendimento (e il tempo di impiego necessario). Per altri, le preoccupazioni potrebbero essere nate nel timore che queste applicazioni avrebbero sostituito degli elementi fondamentali della funzione finanziaria. Per fortuna queste perplessità si sono rivelate infondate.  

Coloro che hanno deciso di cambiare a favore di queste nuove offerte basate sul cloud hanno realizzato subito che le curve di apprendimento non erano particolarmente ripide e che molte di queste applicazioni sono notevolmente intuitive in confronto ai sistemi legacy con cui si sono imbattuti in precedenza. Ancora una volta questi miglioramenti riflettono un nuovo ordine mondiale quando si tratta di software. Se una volta i contratti di supporto erano la norma, adesso il supporto “zero touch” è la strada da seguire. Se una volta la cattiva progettazione sfociava in una chiamata (a pagamento) al supporto clienti, adesso la buona progettazione ha preso il suo posto.

Con un prezzo iniziale di meno di 5 £ al mese, queste applicazioni devono essere anche ben progettate, in quanto le interazioni di supporto 1:1 di qualsiasi tipo diventano subito insostenibili dal punto di vista commerciale. A differenza delle vecchie soluzioni, quelle moderne SaaS sono flessibili per natura, con costi di commutazione trascurabili. Quindi la soluzione deve lavorare bene e fornire un valore reale, in quanto le offerte competitive sono a portata di click. In parole povere, il software deve fare ciò che gli viene richiesto ed essere semplicemente intuitivo. Oggi l’utente moderno ha poco tempo per applicazioni scadenti.

Ma davvero queste applicazioni hanno rimpiazzato le funzioni di base e tagliato fuori i professionisti finanziari? Semmai, ad essere sostituiti sono stati gli elementi più banali della finanza, rendendo più liberi i contabili, che possono utilizzare il loro tempo al meglio per altre attività. 

“Abbiamo riconosciuto la necessità di trasformare la nostra pratica contabile accogliendo il SaaS fin dall’inizio. L’investimento iniziale di tempo è stato inferiore a quello che ci aspettavamo e i nostri clienti sono contenti del miglioramento del servizio che n’è risultato. La nostra attività è in crescita”  Niall O’Driscoll, FCMA, CGMA, Responsabile della OD Accountants, Bethnal Green, Londra.

In breve, l’affermazione di una maggiore attenzione sulla progettazione e l’aumento del potere dei consumatori dimostrano a tutti i moderni team di sviluppo di software che la fruibilità è il fattore da considerare di più. Assodato che il “facile all’uso” è un requisito di base, il costo per la valutazione è scomparso a favore di una prova gratuita in genere offerta da queste soluzioni. Anche concorrenza intensa, modelli business a prezzi competitivi e costi di commutazione trascurabili hanno contribuito ad una rapida adozione di queste soluzioni. Il passo successivo è rivolto ai professionisti finanziari per accogliere le applicazioni dall’intero ecosistema in modo da tenere il passo con i cambiamenti dell’ambiente esterno.

 

La generazione del Bring Your Own Device (BYOD)


Mentre molte delle maggiori applicazioni di software contabili spingono sempre di più verso host di Add On e integrazioni, sono i clienti e gli impiegati a premere affinché si considerino queste soluzioni. La domanda è essenzialmente guidata dalla generazione del Bring Your Own Device (BYOD), ovvero da coloro che portano i loro smartphone e tablet in ufficio. Questi tipi di utenti hanno adottato in massa le nuove app e soluzioni SaaS prima degli altri e stanno indirizzando la professione contabile e finanziaria verso di esse. Sono loro a determinare di cosa hanno bisogno affinché la loro attività sia efficiente e tutti i professionisti finanziari dovranno stare al passo.

Allo stesso modo il luogo di lavoro è stato trasformato negli ultimi anni per tutti coloro che lavorano nell’industria dei servizi. Attualmente gli strumenti di lavoro necessari consistono in un laptop, uno smartphone e una connessione internet / Wi-Fi. Persino i nostri computer sono cambiati. Se una volta avevamo accesso alle applicazioni sul disco rigido, adesso si può accedere alla maggior parte di esse tramite browser. Se una volta i nostri desktop erano invasi da una marea di icone e cartelle, adesso è normale avere un desktop vuoto dominato da pochi loghi ben conosciuti come ad es. Skype, Firefox, Spotify e Dropbox.  

Questa generazione BYOD non si definisce in base all’età demografica come per i Millennials, ma abbraccia l’intera forza lavoro. In pratica si tratta dei vostri clienti, dei vostri impiegati e delle vostre prospettive.

In modo simile la linea di confine che caratterizza il software è labile. Molte applicazioni abbracciano sia la vita personale che quella professionale. L’immagine di un reparto IT che impone configurazioni hardware e software fa parte per lo più del passato. La scoperta di nuove soluzioni avviene sempre più tramite raccomandazioni ricevute da colleghi più che dal controllo esclusivo dei consulenti di servizi professionali, come succedeva una volta. Ovviamente coloro che lavorano in settori più regolamentati rimarranno soggetti ad alcuni vincoli ancora per un po’.

L’affermazione di tutta una serie di grandi applicazioni software che rendono più facile la vita delle persone è fondamentale. Il boom di app per smartphone negli ultimi anni ha cambiato le prospettive delle persone. Adesso è normale scaricare app e iscriversi a servizi “software” forniti tramite browser, che si tratti di un’iscrizione a Netflix o a Spotify o la prenotazione di un Uber. 

Spetta quindi ai professionisti finanziari accogliere questa enorme varietà di nuove soluzioni, oltre alle applicazioni software contabili di base. La consapevolezza dei benefici risultanti dalle altre applicazioni basate sulla produttività aumenterà sempre più in quanto il ruolo finanziario diventa sempre più strategico.

“L’integrazione di applicazioni basate sul cloud con il vostro attuale mix di servizi si sta rivelando il modo più efficace per trarre dei vantaggi sia per l’azienda sia per il cliente. Le aziende contabili che intendono implementare la prossima generazione di software dovrebbero farlo osservando ciò che meglio si adatta al mercato dei loro clienti e quello che si aggiunge al servizio esistente.” Richard Sergeant, Managing Director, Principle Point _

“I nostri studi dimostrano come il 64 per cento delle PMI utilizza una media di tre applicazioni cloud, mentre il 78 per cento sta considerando l’acquisto di nuove soluzioni al più presto. Ciò significa che il numero medio dei servizi usati crescerà da tre a sette durante i prossimi tre anni. Con le nuove applicazioni che compaiono continuamente sul mercato saranno quelle che aiutano nelle attività quotidiane, a trovare nuovi clienti, a migliorare la produttività e a gestire le finanze ad essere le più popolari.” John Davis, Managing Director, BCSG

 

Oltre l’EBITDA

 
Allo stesso modo, in un mondo in cui di dati sono sempre più importanti, imprenditori e manager vogliono una panoramica operativa che va oltre ai numeri reali riportati dai contabili.

Varie applicazioni per uso singolo generano diverse serie di dati, che visti in modo olistico possono veramente sostenere le decisioni aziendali. Questo è il fulcro dei cambiamenti a cui stiamo assistendo. Le segnalazioni come parte di obbligazioni regolamentari non avranno più la precedenza, in quanto i manager cercano dati in tempo reale e indicatori chiave di prestazione (ICP) che li aiuteranno nelle decisioni. Saranno molto richiesti i professionisti finanziari che potranno aiutare a fornire approfondimenti a riguardo oltre ai loro servizi. Con l’esplosione dei dati generati, anche i data silos hanno i giorni contati. Curare questi dati e sfruttare i benefici dei dati provenienti dall’intero ecosistema sarà di fondamentale importanza. È in atto il cambiamento. Questa è la vita Jim, ma non come noi la conosciamo.

Allora, quali sono le applicazioni di cui bisogna essere a conoscenza?

 

Soluzioni complementari

La prima domanda che potrebbe sorgere è: può un unico fornitore offrire tutto? Storicamente, i fornitori hanno cercato di integrarsi verticalmente quanto più possibile, costruendo moduli addizionali come mezzo per vendere di più ai clienti. Ciò naturalmente era perfetto anche per gli utenti, perché significava interfacciarsi con un’entità già familiare, a prescindere dal costo. 

Tuttavia con il SaaS e i software basati sul cloud lo scenario è molto cambiato. La specializzazione è la norma, mentre l’ambiente è caratterizzato da aziende attaccate in gran parte a dei settori più limitati. I fornitori che offriranno le proprie soluzioni per diverse categorie non potranno inevitabilmente reggere il confronto con coloro che si sono focalizzati esclusivamente su soluzioni per un’unica categoria.

Noi abbiamo invece assistito all’affermazione di un ecosistema basato sulle API. Ecco degli esempi di categorie costitutive:

  • CRM ad es. Zoho
  • Gestione spese ad es. Rydoo Expense
  • Elaborazione dei pagamenti ad es. Stripe
  • Monitoraggio temporale ad es. Toggl
  • Gestione dei viaggi ad es. Rydoo Travel

“Attraverso l’adozione del software corretto, le aziende contabili non solo possono notare miglioramenti significativi nel loro processo lavorativo, ma possono anche lavorare in modo più efficiente con i loro clienti, che saranno più felici e fedeli.” Kevin McCallum, Business Development Director, Freeagent

 

Un esempio: L’ecosistema della gestione delle spese

 

Prendiamo come esempio la gestione delle spese. Questa categoria è cresciuta molto negli ultimi anni, in parte per il crescente potere degli smartphone che sono diventati onnipresenti, ma anche per aver realizzato sempre di più di quanto tempo “porti via” la gestione delle spese.

Gli approcci più vecchi (o addirittura Excel) non sono più adatti a tale scopo. Rappresentano un viaggio travagliato per coloro che vogliono valutare i costi nascosti associati alla gestione delle spese, tracciando il processo dalla ricevuta al rimborso. Sono molto sensibili, inclini all’errore e completamente inefficienti se paragonati alle moderne soluzioni digitali.

L’utilizzo degli smartphone per l’acquisizione dell’immagine della ricevuta che viene letta automaticamente trasforma il processo di gestione delle spese in confronto al metodo storico. Sfruttando la potenza dell’intero ecosistema descritto prima, poi, i guadagni sono ancora più convincenti.

 

Integrazioni della gestione delle spese

 
Quanto segue rappresenta solo una parte delle integrazioni che supportano l’ecosistema in crescita nell’ambito di produttività / finanza aziendale.

• Istituzioni finanziarie

Le integrazioni con i conti bancari assicurano che i giorni necessari per stampare i rendiconti 1 mese dopo la spesa avvenuta e la riconciliazione manuale dello scontrino appartengano alla storia.

• Libro paga

L’integrazione con il libro paga assicura che il rimborso avvenga senza soluzione di continuità e che gli impiegati non debbano più consultare i loro account chiedendosi quando riceveranno il denaro.

• Rimborso dell’IVA

L’integrazione con le aziende che si occupano del rimborso dell’IVA aiuta a fare la richiesta per il rimborso dell’IVA internazionale, cosa che attualmente non viene incentivata.

• Archiviazione di documenti basata sul cloud

Le integrazioni con soluzioni di archiviazione documenti come Dropbox aiutano a conservare in modo sicuro le ricevute nel cloud per poi caricarle direttamente nel tool di gestione spese.

• Archiviazione di software di contabilità basata sul cloud

Tuttavia, sono le integrazioni di software di contabilità ad offrire di più. L’acquisizione delle spese e l’attivazione dei dati direttamente nell’applicazione software di contabilità eliminano la necessità di immetterli manualmente.

Accanto alle integrazioni di cui sopra, si stanno affermando le ricevute elettroniche, destinate a diffondersi sempre più negli anni a venire. E mentre i volumi delle transazioni aumentano, i guadagni netti derivanti da queste integrazioni possono rivelarsi considerevoli, poiché gli sforzi vengono dimezzati ed il risparmio di tempo speso per l’immissione di dati più banali è notevole. 

In breve, il mondo si evolve rapidamente oltre il software di contabilità centrale. Il numero di soluzioni complementari che si integrano perfettamente senza soluzione di continuità con queste applicazioni software di contabilità aumenta a dismisura. Ed è solo comprendendo alcune di queste applicazioni principali che i professionisti finanziari possono veramente garantire che la loro offerta di servizi sia adatta per il 2016 e oltre.

 _ “Le opportunità di recupero dell’IVA incorporate nei dati di gestione delle spese rappresentano somme enormi. Le aziende di recupero IVA (come VAT IT) sono in grado di sbloccare questo potenziale in un processo automatizzato senza soluzioni di continuità utilizzando le API più recenti. La tecnologia offre visibilità su potenziali recuperi che sono stati persi in precedenza e ha completamente cambiato il volto del settore del recupero dell’IVA sulle spese di viaggio e sugli addebiti delle spese.” Brendon Silver, Managing Director, VAT IT 

Sintesi

Questo breve articolo ha tentato di illustrare come l’adozione di SaaS / soluzioni di contabilità basate sul cloud rappresenta un semplice punto di partenza per i professionisti finanziari moderni. I vantaggi di queste soluzioni contabili sono ovvi e la loro categoria è cresciuta rapidamente. È anche chiaro che queste applicazioni non hanno sostituito il ruolo dei professionisti finanziari, ma hanno chiaramente spostato l’attenzione su di esse.  

Ciò che è evidente è che gli utenti sono sempre più desiderosi di accogliere le novità dell’intero ecosistema, in particolare quando ciò significa risparmiare tempo. La duplicazione degli sforzi non è più tollerata come una volta.

Perché devo reinserire i dati perché i due sistemi non comunicano tra di loro?

I produttori di software hanno riconosciuto il potere di questi ecosistemi e hanno quindi cercato di integrarsi quanto più possibile con gli altri tramite le API. Se i fornitori di software di contabilità erano consapevoli dell’importanza di queste soluzioni complementari già da qualche tempo, è solo di recente che questi mercati sono maturati abbastanza da giustificarne un’ulteriore promozione. I fornitori di contabilità SaaS / basata sul cloud sono fin troppo consapevoli del fatto che la relazione è simbiotica. Gli utenti di altre applicazioni possono limitare la selezione del software di contabilità a quelli che si integrano con la loro applicazione. È nel loro interesse garantire che l’ecosistema sia vivace, e ciò spiega la crescente attenzione su di esso.

Mentre gli imprenditori erano pronti ad accogliere un insieme più ampio di applicazioni per la produttività, molti professionisti finanziari non sono andati oltre all’adozione del software di contabilità. Come ho provato ad argomentare in questo articolo, i tempi sono maturi per esplorare ulteriori soluzioni complementari, spostando i professionisti finanziari oltre le loro zone di comfort. Ho anche cercato di far luce su alcune delle principali categorie che meritano ulteriori approfondimenti.

Spetta a voi il prossimo passo!

 

 

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2018-05-23
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