Terms & Conditions
Informativa sulla privacy
L’impegno di Rydoo verso il RGPD

Terms & Conditions

These terms and conditions of sales (the “Terms and Conditions”) are entered into between iAlbatros Poland Spółka Akcyjna with registered office in Warsaw at Aleje Jerozolimskie 180, entered in the Register of Entrepreneurs of the National Court Register maintained by the District Court for the capital city of Warsaw, XIII Commercial Division of the National Court Register under KRS number 0000507829, NIP 1070029274, REGON 147141554, share capital: 416 415,00 PLN (“Rydoo”) and the client which is a legal entity or an organizational unit of a legal entity that subscribes to Rydoo’s services under the Terms and Conditions (the “Client”), hereunder referred to as the Parties (a Party).

Contract between the Parties is entered into by registering to the T&E Services and accepting the present Terms and Conditions either manually or electronically, both manners having full legal force. By accepting these Terms and Conditions, and/or by accessing and using T&E Services Client shall represent and acknowledge to have read, understood, and agreed to be bound by these Terms and Conditions. The person entering into the Contract on behalf of a company or another (legal) entity shall warrant to have the authority to bind such entity and its representatives to the Contract.



All terms defined below beginning with a capital letter are defined as follows:

Data: means any data from the Client database which can be accessed only by Users.

T&E Solution: means the software solution in SaaS mode (including updates, upgrades and corrections delivered by Rydoo as part of the Services) made available to the Client which includes the OBT and the Expense Solution modules.

OBT: means T&E Solution module - the self-booking tool or online booking tool.

Personal Data: means any information which directly or indirectly identifies any individual, including by reference to an identifier, such as, without limitation, the name, address, email address, phone number, identification number or an identifier.

Services: refers to the hosting, maintenance and support services provided by Rydoo to the Client in relation with the T&E Solution.

User: means a natural person authorized by the Client to use the T&E Solution and the Services.

Expense Solution: means T&E Solution module allowing individuals and businesses to capture, track and store their business expenditure receipts, as well as to generate and submit for approval expense reports derived from those receipts.

Supplier: third party providing accommodation (eg hotels, motels, apartments, bed & breakfasts), flights, vehicle rental services and any other travel related products and services made available for reservation via T&E Solution.



The purpose of these Terms and Conditions supplemented if necessary by Appendices and invoices (the “Contract”) is to define the conditions under which the Client is authorized to use the T&E Solution and the Services. Any order by the Client is governed by this Contract. These Terms and Conditions supersede any terms and conditions of purchase of the Client and any prior agreements between the Parties on provision of the same Services; any specific clauses in the Contract supersede its general provisions on the same subject.



Unless otherwise agreed between the parties, this Contract comes into force at the date of acceptance of these Terms and Conditions by the Client, for indefinite period. The Contracts that are paid monthly can be terminated upon 1 (one) month prior notice. The Contracts that are pre-paid for 12 (twelve) months can be terminated upon prior notice given at least 1 (one) month before the end of the pre-paid period.

The Contract may be terminated or suspended by Rydoo immediately upon notification if the Client fails to pay its due invoices, in the event of apparent insolvency, or if the Client violates the terms of the Contract.

Upon termination of this Contract, for whatever reason, Rydoo shall revoke any access to the T&E Solution offered to the Client and the Client shall immediately cease any access and use of the T&E Solution and the Services. In addition, Rydoo agrees to provide the Client with a copy of its Data in defined format within a period of one (1) month of the Client’s request.

Termination of this Contract does not affect completion of performance of any bookings made via the T&E Solution and pre-paid by the Client to the Suppliers prior to the termination.



Access and use of the T&E Solution and the Services are authorized in consideration for the payment of the fees mentioned on the invoices and/or in the Contract. The fees are exclusive of VAT (and other indirect taxes) and payable via payment card. For Contracts that are paid monthly price revisions can be applicable monthly. For Contracts that are pre-paid for 12 (twelve) months price revisions can be applicable upon expiry of the pre-paid period. The Client expressly renounces from any repayment of amounts pre-paid in advance. In the event of non-payment by the due date, any amount due to Rydoo, and not contested by the Client, shall bear interest at a rate equal to three (3) times the legal interest rate, from the first business day of delay. Rydoo may likewise request the payment of a lump sum of forty (40) Euros for recovery costs, without prejudice to its right to seek greater compensation if costs actually incurred in this regard exceed the lump sum amount. Without prejudice to the preceding and without any prejudice to the payment obligation of the Client(s), each protest must be communicated within a period of 8 (eight) calendar days as of the invoice date by a motivated registered letter. After this period, the Client shall be deemed to have definitively accepted the invoiced amount.



5.1 Conditions of use

The T&E Solution, as well as all its components (such as trademarks, logos, computer programs, graphics, images, texts) are the exclusive property of Rydoo or have been granted to it. This Contract does not imply any assignment of intellectual property rights of any kind on any elements belonging to Rydoo.

Rydoo grants the Client a personal, non-exclusive, non-assignable, non-transferable right to use the T&E Solution for the duration of this Contract for the travel on a worldwide basis and the sole purpose of the Client’s internal needs. The Client shall use the T&E Solution and shall authorize access to it by the Users in accordance with its requirements, any documentation provided and the present Terms and Conditions.

The Client may not in any case transfer, delegate or allow a third party to make use of its right to use the T&E Solution and is strictly prohibited from any other use. In particular, the Client is not permitted to make any copy, correction, adaptation, modification, translation, arrangement, distribution, decompilation, alteration, and more generally, any change to all or part of the T&E Solution. Nor may it permanently or temporarily reproduce all or part of the T&E Solution by any means and in any form.

5.2 Conditions of access

The Client may access the T&E Solution 24 hours a day, 7 days a week, subject to maintenance periods.

The T&E Solution can be accessed from (i) any compatible devices of the Client (computers, mobiles or tablets) and (ii) using the identifiers provided to the Client by Rydoo. The identifiers are intended to restrict access to the T&E Solution by the Client and the Users, to protect the integrity and availability of the T&E Solution, as well as the integrity, availability and confidentiality of any Data. The identifiers are personal and confidential. The Client agrees to take any necessary measures to keep its identifiers confidential and not to disclose them in any form whatsoever.

Rydoo shall not be held responsible for any damages resulting from any loss or breach of confidentiality with regard to the identifiers assigned to the Client and its Users.



The Client shall provide Rydoo with any information required for the performance of the Services.

Rydoo provides the following Services to the Client:

- Provision and maintenance of the T&E Solution: Rydoo shall implement from time to time upgrades, updates and new versions of the T&E Solution. Any new versions might include any modifications or deletions of existing features and/or new features or capacities.

- Technical support for T&E Solution: Technical issues and requests can be reported by the in-app chat tool from Monday to Friday from 09.00 to 18.00 Central European Time (excluding public holidays).

- Traveller support services: Support is available in French and English from Monday to Friday from 09.00 to 18.00 CET time (excluding public holidays). Outside of those hours or during weekends and public holidays the emergency support is provided in English. Provision of those services shall be invoiced in accordance with the applicable pricing.

- Training and configuration services: at the Client’s request, Rydoo may, during the term of the Contract, provide additional services, which shall be invoiced in accordance with the applicable pricing.


The Client acknowledges that T&E Solution is an ancillary SaaS platform and Rydoo is not engaged in provision of any accounting, accommodation or transportation services that may be enabled by and/or available to the Client through his own use of T&E Solution modules..



For the purposes of this Contract, “Confidential Information” means all confidential and proprietary information of a Party disclosed to the other Party, whether orally or in writing, that is clearly identified in writing or verbally at the time of disclosure as confidential. It includes Rydoo's documentation, the Data and information related to T&E Solution, whether or not marked as confidential or proprietary.

Each Party agrees not to use or reproduce the Confidential Information of the other Party for purposes other than for the requirements of the Contract and not to disclose or transfer the Confidential Information of the other Party to any third parties without its prior written consent.

Notwithstanding the foregoing, Confidential Information can be disclosed by the other Party to its employees, officers and consultants as well as to employees, officers and consultants of its subsidiaries or authorised subcontractors solely for the purposes of performance of the Contract, and provided that such individuals are duly informed of the confidential nature of the information, and that they are bound by confidentiality undertakings similar to those set forth in this clause.

These confidentiality obligations do not apply to Confidential Information that is:

- entered into the public domain prior to disclosure or thereafter without being in breach of this clause;

- known prior to its disclosure by the disclosing party;

- received from a third party lawfully;

- developed independently by the recipient Party.

These confidentiality obligations shall continue to have effect for a period of three (3) years following the expiry or termination of the Contract.



Each Party shall comply with any applicable law related to Personal Data. Rydoo collects and processes Personal Data in accordance with its privacy policy.

For the purpose of this Contract, Rydoo will access to the Users’ Personal Data and will process them on behalf of the Client, in its quality of Data Processor, in accordance with the Data Protection Laws.



The Client shall be solely responsible for the use of the T&E Solution by the Users.

The liability of each Party shall be limited to direct damages caused to the other Party. Neither Party shall be held liable for any indirect damages or any loss of data, loss of income, loss of profits, loss of opportunity or loss of customers or damage to the image arising from or relating from this Contract regardless of whether such persons were advised of the possibility of such losses or damages or such losses or damages were otherwise foreseeable. Under no circumstances shall Rydoo be liable for any loss or damage caused by the reliance of the Client on any information, statements or reports obtained using the T&E Solution. Rydoo shall not be liable for any damages caused by the failure of the Client to provide information, documents or files required to implement the T&E Solution, as well as any data errors provided by any third party or by the Client.

In any event, Rydoo's liability shall not exceed an amount equivalent to the total fees received by Rydoo during the twelve (12) months preceding the occurrence of the damage invoked by the Client, except in case of wilful misconduct or gross negligence.

In any event, Rydoo may be exempted from all or part of its liability insofar as the non-performance or improper performance of the Contract is attributable to the unforeseeable and insurmountable act of a third party unconnected with the provision of services under the Contract, or to a force majeure event. Events of force majeure include strikes or social conflicts, the freezing of all means of transport or supply, earthquakes, fires, storms, floods, power outages, wars, attacks, riots, political instabilities, breakdowns of telecommunications as well as all other events of force majeure.



This Contract is governed and interpreted in accordance with French law. Any dispute which may arise with regard to the validity, interpretation, performance, termination, as well as the consequences of this Contract, must be submitted to the Paris Commercial Court, regardless of the place of performance of the Contract or of the domicile of the defendant, notwithstanding plurality of defendants or impleading of third parties, even for emergency proceedings or protective proceedings.



Changes to the Terms and Conditions will be made by Rydoo by publishing the updated version of Terms and Conditions on its website www.rydoo.com. The amended Terms and Conditions will come into force five (5) days after their publication on this site and binding upon the Client, if he continues using T&E Services after this  5-day period. Amendments done pursuant to an evolution of applicable law or regulation will come into force as from the publication date on the site.

The Contract is entered into intuitu personae. Neither party shall be entitled to assign, transfer or relinquish in any way its rights and obligations arising from the Contract in favour of a third party without the prior written consent of the other party which should not be unreasonably withheld. Nevertheless, Rydoo, upon 30 days written notice to the Client, shall be entitled to assign this Contract to its affiliates or group companies. The Client acknowledges that the Rydoo brand is represented and T&E Solution is operated by sister companies - Xpenditure NV, having its registered address at Hendrik Consciencestraat 40/42, 2800 Mechelen, Belgium, and iAlbatros Poland Spółka Akcyjna with registered office in Warsaw at Aleje Jerozolimskie 180, Poland – whereas both these entities can provide and/or bill the Services to the Client at discretion of Rydoo, which is agreed by the Client.

The fact that one of the Parties did not exercise any of its rights in a timely manner, or did not exercise them at all, shall not be presumed to operate as a waiver of such rights, whether in relation to a past or future fact.



Informativa sulla privacy


versione: 2018/1


Alla Rydoo, un marchio Sodexo, Xpenditure e iAlbatros Poland, comprendiamo molto bene quanto siano importanti privacy e sicurezza. Riteniamo che la fiducia accordataci dai nostri viaggiatori sia una delle nostre risorse più preziose. Pertanto, ci impegniamo al massimo per assicurare che i vostri dati restino al sicuro.

Il presente documento descrive le modalità di raccolta e utilizzo dei dati degli utenti dei nostri servizi. Questo processo è semplice da comprendere in quanto la nostra società è stata costruita sulla trasparenza e i nostri servizi sulla fiducia. Qui troverete anche i nostri recapiti in caso abbiate bisogno di ulteriore assistenza.

Xpenditure N.V. e iAlbatros Poland S.A. e le loro filiali locali forniscono servizi di outsourcing dei processi aziendali per i settori di gestione dei viaggi e delle spese con l’ausilio di moderne soluzioni tecnologiche.

I nostri servizi di gestione delle spese consentono al cliente di registrare, tracciare e memorizzare le ricevute delle spese aziendali e di generare e presentare per l’approvazione le note spese risultanti da tali ricevute, caricabili via web, e-mail o applicazioni mobile.

I nostri servizi di gestione viaggi consentono al cliente di utilizzare le nostre pagine web, applicazioni mobile, call center, le applicazioni integrate dei nostri partner, la messaggistica istantanea e le piattaforme dei social media. La presente informativa si applica a tutte le piattaforme utilizzabili per ottenere l'accesso ai nostri servizi e a tutti i dati raccolti tramite tali piattaforme.

Detta informativa potrebbe subire delle rettifiche nel caso la normativa applicabile venga modificata o decidessimo di ampliare i nostri servizi. Vi preghiamo di visitare regolarmente questa pagina per restare aggiornati.

Se non siete d'accordo con questa informativa sulla privacy, vi preghiamo gentilmente di non utilizzare più i nostri servizi.

Il tipo di informazioni da noi raccolte

Le informazioni fornite da voi o dal vostro datore di lavoro

A seconda dei servizi che voi o il vostro datore di lavoro avete selezionato, raccogliamo alcune informazioni specifiche su di voi.

Per fornirvi la migliore sistemazione disponibile, i biglietti aerei o ferroviari, abbiamo bisogno di sapere alcune cose su di voi, quali ad esempio il vostro nome, cognome, numero del documento di identità, informazioni di contatto, dati di altri viaggiatori. A volte vi potrà essere richiesta anche la vostra data di nascita per l’elaborazione della prenotazione.

Per poter eseguire i nostri servizi di gestione delle spese, potremmo anche ricevere e archiviare le seguenti informazioni che vi riguardano: il vostro numero di conto bancario, le scansioni di ricevute di spese e gli estratti conto della carta di credito, che potrebbero includere dati personali quali il nome, l'indirizzo e le informazioni sul conto bancario.

L'uso dei nostri servizi non richiede sempre la compilazione o il caricamento di dati personali sensibili. Al fine di evitare esposizioni inutili, vi chiediamo, se non è necessario, di non inserire né caricare in alcuna forma (intenzionalmente o accidentalmente) dati personali sensibili, quali ad esempio foto, annotazioni o altro, sul vostro account.

Informazioni che raccogliamo automaticamente quando utilizzate i nostri servizi

Quando utilizzate i nostri servizi, raccogliamo automaticamente anche alcune informazioni come il vostro indirizzo IP, il tipo e la versione del browser o i dati del dispositivo mobile e le impostazioni locali, ad es. la lingua; l'attività sul nostro sito web, comprese le pagine visitate e le ricerche da voi effettuate.

Informazioni provenienti da altre fonti

Se utilizzate un fornitore di servizi di pagamento di terze parti, collegate il vostro profilo con i social media o con il profilo di messaggistica istantanea o se utilizzate la nostra piattaforma tramite software integrato di terze parti, possiamo raccogliere informazioni anche da tali fonti.

Tutti i nostri fornitori di servizi di alloggio e trasporto possono anche condividere con noi le informazioni su di voi e sul vostro viaggio.

Consiglia a un amico

Nel caso in cui dovessimo abilitare la funzionalità consiglia-a-un-amico, dovrete sempre chiedere il consenso del vostro amico all'uso del suo nome e del suo indirizzo e-mail per contattarlo in merito ai nostri servizi. Fornendoci il nome e l'indirizzo e-mail del vostro amico, garantite che il vostro amico acconsente ad essere contattato.

Maggiori informazioni 

A quale scopo vengono raccolti i dati

Abbiamo bisogno dei dati dei nostri utenti e viaggiatori per fornire loro i nostri servizi: ricerca di hotel e tariffe disponibili, prenotazione di camere o biglietti, gestione delle spese, creazione e trasmissione di note spese o qualsiasi altro servizio che forniamo e al fine di migliorare l'offerta dei servizi.

Utilizziamo inoltre le vostre informazioni di contatto per informarvi di eventuali modifiche agli itinerari di viaggio, delle azioni che richiedono il vostro intervento nel sistema o di eventuali nuove funzionalità e servizi disponibili.

Maggiori informazioni

Tempo di conservazione dei vostri dati

I dati personali vengono raccolti e memorizzati per uno scopo specifico. Come regola generale, elimineremo tutti i dati entro 6 mesi dalla fine dell'anno, qualora tali dati non siano più necessari ad alcuno scopo.

Vi facciamo presente che raccogliamo e successivamente elaboriamo i vostri dati personali per vari scopi. Prendiamo in considerazione tutti questi scopi e abbiamo definito un termine di conservazione per ciascuna categoria di dati personali.

Perché abbiamo fissato il termine di 6 mesi dopo la fine dell’anno di cessazione dello scopo? Perché, anche se cancelliamo regolarmente i dati non più necessari dal nostro sistema, tali dati possono restare nel sistema, nei registri dell’infrastruttura o nei backup. Questi registri e backup vengono cancellati entro un termine di 6 mesi.

Maggiori informazioni

Con chi condividiamo i vostri dati

Rydoo offre agli utenti una piattaforma che consente di accedere a più fornitori di servizi diversi, ad esempio hotel, compagnie aeree, compagnie ferroviarie, istituti finanziari. Dobbiamo condividere i vostri dati con questi enti allo scopo di gestire le vostre spese o prenotazioni di viaggio.

Possiamo condividere le vostre informazioni con qualsiasi altra società del nostro gruppo per gli scopi indicati nella presente informativa sulla privacy. Possiamo condividerli anche con consulenti da noi assunti o fornitori che lavorano per nostro conto, in linea con tutte le norme UE.

Potremmo dover condividere le informazioni con le autorità competenti se la normativa applicabile lo richiede.

Il/i nostro/i sito/i web e/o le nostre applicazioni web o mobile includono collegamenti a siti di terze parti. Rydoo non controlla tali siti web di terze parti, pertanto vi invitiamo a leggere l’informativa sulla privacy di ogni sito che visitate.

Maggiori informazioni

Dove vengono elaborati i vostri dati personali

Elaboriamo i vostri dati personali all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). In qualità di incaricato del trattamento dei dati, Rydoo si affida a un numero limitato di sub-incaricati per eseguire alcune parti ben definite dei suoi servizi. Alcuni di questi sub-incaricati potrebbero avere la loro sede al di fuori dello SEE. Essi sono stati selezionati con cura e offrono tutti adeguate garanzie sulla privacy.

Maggiori informazioni

Come garantiamo la sicurezza dei dati

Ci avvaliamo di opportune misure tecniche e operative (ad es. crittografia dei dati, controlli di sicurezza, hashing, ecc.) al fine di garantire che le informazioni raccolte da Rydoo siano conformi a tutte le normative applicabili in materia di protezione dei dati personali e ai nostri obblighi contrattuali. La sicurezza delle informazioni si fonda sulla norma ISO 27001.

Quando forniamo i nostri servizi, coinvolgiamo solo subappaltatori, società madri o controllate che aderiscono a norme equivalenti sulla protezione dei dati personali in linea con le normative dell'UE.

Dati dei bambini

I servizi Rydoo sono destinati ad essere utilizzati da utenti adulti. I dati delle persone minorenni saranno raccolti solo con il permesso dei genitori/tutori legali.

I vostri diritti

Avete diritto a controllare le informazioni che sono state raccolte su di voi. Tali dati sono disponibili nel vostro profilo utente. Potrete richiedere in qualsiasi momento un registro dei vostri dati inviandoci un'email.

Potete contattarci se ritenete che non siamo più autorizzati a utilizzare i vostri dati personali o qualora abbiate qualunque altra domanda sull'utilizzo delle vostre informazioni personali. Vi preghiamo di contattarci per e-mail oppure di scriverci ai seguenti recapiti. Gestiremo la vostra richiesta in conformità con tutte le leggi comunitarie e nazionali applicabili in materia di protezione dei dati.

Contatto: privacy@rydoo.com

Maggiori informazioni

Chi è il responsabile per il trattamento dei dati

In qualità di parte integrante dell’unità operativa aziendale Sodexo Travel & Expense:

1. iAlbatros Poland S.A., al. Jerozolimskie 180, 02-486 Warsaw, Polonia

2. Xpenditure NV, Hendrik Consciencestraat, 40/42 2800 Mechelen, Belgio

Responsabile della Protezione dei Dati

Abbiamo nominato una Responsabile della protezione dati: Anne-Cécile Colas

in caso di richieste relative alla riservatezza dei dati, è possibile contattare il nostro RPD o il referente locale via e-mail: privacy@rydoo.com.

Cosa faremo in caso di aggiornamento della presente informativa

Di volta in volta potremmo modificare la nostra politica sulla privacy. Vi informeremo di eventuali modifiche alla presente informativa come richiesto dalla legge. Pubblicheremo anche una copia aggiornata di tali modifiche sul nostro sito web. Ci sarà una data e un numero di versione diversi da quelli indicati di seguito. Si prega di consultare periodicamente il nostro sito per gli aggiornamenti.

Informativa sui cookie

Al pari di molte altre aziende online, anche noi utilizziamo i cookie. I cookie e altre tecnologie di tracciamento possono essere utilizzati sui nostri siti web e applicazioni in vari modi, ad esempio per analizzare il traffico o offrire una migliore esperienza personale. Tali tecnologie sono utilizzate da noi direttamente o dai nostri partner commerciali, inclusi i fornitori di servizi di terze parti e gli inserzionisti con cui collaboriamo. Se desiderate saperne di più su cosa sono i cookie e come vengono utilizzati, cliccate sul link maggiori informazioni qui sotto.

Maggiori informazioni

Informazioni raccolte

Le informazioni che ci fornite o che il vostro datore di lavoro ci fornisce

Rydoo ha bisogno di una serie di dati per fornirvi i suoi servizi, ovvero il nome, il cognome, l'indirizzo e-mail, a volte la data di nascita e i metodi di pagamento. Vi invitiamo inoltre a fornirci i dettagli di contatto, i dettagli del documento, delle carte fedeltà e le informazioni sulle vostre tariffe speciali e sui programmi di benefit che desiderate utilizzare, oltre alle preferenze di viaggio.

Secondo il contratto tra Rydoo e il vostro datore di lavoro o società di gestione dei viaggi (SGV) utilizzata, il vostro datore di lavoro o una SGV può fornire una parte o tutte queste informazioni.

Informazioni raccolte automaticamente

Tutti i contatti con la piattaforma Rydoo o con il servizio clienti via telefono, e-mail, chat, piattaforma di messaggistica o qualsiasi altro canale rappresentano una fonte di informazioni su di voi e sulle vostre preferenze. Raccogliamo tutte le comunicazioni tra voi e Rydoo, così come i dati registrati automaticamente sui vostri contatti con la piattaforma Rydoo e i servizi, quali indirizzo IP, browser utilizzato, dispositivo utilizzato, impostazioni di localizzazione o lingua, applicazioni di terze parti usate per contattarci.

A fini amministrativi e per i lavori di manutenzione, raccogliamo i registri delle operazioni sulla piattaforma Rydoo, in particolare tutti gli inconvenienti e gli errori tecnici che potrebbero verificarsi. Potremmo anche utilizzare i dati raccolti dalle operazioni dell'utente per prevenire le frodi e l'uso improprio dei nostri servizi.

Potremmo anche chiedervi un parere sui nostri servizi o sul vostro viaggio per aiutarci a capire le vostre esigenze e fornire dei servizi migliori a voi e agli altri clienti.

Informazioni raccolte da altre fonti

Riceviamo dati personali su di voi dai partner commerciali che distribuiscono i nostri servizi tramite un sito web con marchio congiunto o privato, da partner commerciali che usano i nostri servizi per offrire i loro prodotti e/o servizi, o da partner commerciali che forniscono servizi in relazione ai nostri (ad es. servizi di elaborazione dei pagamenti).

I servizi Rydoo sono disponibili attraverso le nostre piattaforme e applicazioni e attraverso pagine web integrate con software di terze parti, strumenti di prenotazione online, sistemi di messaggistica istantanea, piattaforme di social media. Raccoglieremo informazioni su viaggiatori e utenti forniti da software di terze parti integrati per eseguire e migliorare i nostri servizi.

Rydoo è integrato anche con più fornitori di servizi, quali hotel, compagnie aeree, società di gestione viaggi, operatori ferroviari, istituzioni finanziarie, servizi di sicurezza, ecc. Queste terze parti prendono parte all’intero servizio di gestione dei viaggi e condividono i dati sul viaggio con la piattaforma Rydoo, che gestisce tutto.

Scopo del trattamento dei dati

Usiamo le informazioni raccolte su utenti e viaggiatori per fornire e migliorare i servizi di gestione dei viaggi che offriamo. Possiamo usare tali informazioni per:

1. Prenotazione viaggi: questo è il motivo più importante per la raccolta dei vostri dati, se utilizzate il modulo di viaggio. Tali dati sono necessari per effettuare una ricerca adeguata, prenotare e successivamente gestire il viaggio (prenotare un hotel, emettere un biglietto aereo o ferroviario). Questo è il nostro scopo e la nostra attività principale. Inoltre, offriamo altri servizi dei nostri partner connessi al viaggio, quali l’esecuzione dei pagamenti, l'offerta di supporto aggiuntivo e il monitoraggio della vostra sicurezza.

2. Gestione delle spese: questa è la ragione principale per la raccolta dei vostri dati se utilizzate il nostro modulo di gestione delle spese. Tali dati sono necessari per riconoscere le vostre spese, permettendovi di segnalarle e consentendo al sistema di rimborsarle.

3. Servizio clienti: offriamo assistenza 24/7 in più lingue. La disponibilità dei vostri dati è necessaria per aiutarvi quando ne avete bisogno. Possiamo offrirvi vari servizi di supporto per aiutarvi nella prenotazione, risolvere problemi con la piattaforma Rydoo, supportarvi nella comunicazione con l'hotel, ecc.

4. Fornire accesso all'utente: la piattaforma Rydoo e le applicazioni richiedono una corretta autenticazione e autorizzazione. I vostri dati vengono utilizzati per gestire l'account utente sulla nostra piattaforma. Utilizzando l'account, potete gestire le vostre prenotazioni, impostare il vostro profilo, gestire la vostra azienda o società di gestione dei viaggi (SGV) e utilizzare tutte le altre funzionalità del sistema.

5. Marketing: usiamo i vostri dati per scopi di marketing e formazione:

a. Utilizziamo i dati di contatto per inviare informazioni su prodotti e servizi.

b.Utilizziamo i dati raccolti per personalizzare i risultati delle ricerche sulla piattaforma e sulle applicazioni Rydoo e per riconoscervi quando visitate o tornate sul nostro sito web, in modo che possiamo mostrarvi annunci o altri contenuti personalizzati in base alle vostre preferenze;

c. In caso di partecipazioni a eventi promozionali e programmi di fidelizzazione, utilizziamo i vostri dati per gestire tali eventi.

6. Comunicazione con gli utenti e i viaggiatori: potremmo contattarvi tramite telefono, e-mail, SMS o una piattaforma di messaggistica istantanea. Raccogliamo le comunicazioni tra voi e noi e utilizziamo i vostri dati per:

a. Riconoscervi quando ci contattate o eseguite l’accesso alla piattaforma o all'applicazione Rydoo

b. Risolvere tutti i problemi sollevati da voi o dai fornitori di servizi

c.Notificarvi e rammentarvi tutti i compiti e le azioni a cui potreste essere interessati sulla piattaforma.

d. Chiedere la vostra opinione.

e. Inviarvi voucher, itinerari di viaggio, sintesi dei vostri viaggi.

f. Inviarvi avvisi importanti.

7. Analisi di mercato: Possiamo utilizzare dati anonimi per le analisi di mercato. Dati o opinioni non anonimizzati possono essere raccolti solo con il vostro consenso.

8. Rilevamento di uso improprio: I dati raccolti ci consentono di monitorare il comportamento degli utenti e rilevare l'uso improprio dei nostri servizi o applicazioni, le frodi e altre azioni potenzialmente pericolose.

9. Miglioramento del servizio: L'analisi dei dati viene utilizzata per migliorare i nostri servizi, capire le esigenze dei nostri clienti, negoziare con i nostri fornitori, migliorare l'usabilità delle nostre applicazioni ed eliminare problemi e inconvenienti.

10. Monitoraggio del servizio: Tutti i componenti tecnici della piattaforma Rydoo e le applicazioni integrate raccolgono i registri delle operazioni degli utenti, gli errori e gli avvisi tecnici ai fini dell'amministrazione e della manutenzione del sistema.

11. Esigenze legali: in alcuni casi i vostri dati possono essere utilizzati per risolvere qualsiasi controversia legale o procedimento amministrativo.

Raccogliamo ed elaboriamo i vostri dati personali in base a:

1. Obblighi contrattuali: l'utilizzo dei vostri dati è necessario per l'adempimento del contratto tra voi e noi o tra il vostro datore di lavoro e noi.

2. Interesse legittimo: possiamo utilizzare i vostri dati per fornirvi i migliori servizi di viaggio e di spesa disponibili: applicazioni personalizzate, messaggi e risultati di ricerca, fornitura di un’adeguata assistenza e di informazioni sui prodotti e sulla formazione, a fini amministrativi e di manutenzione, per il rilevamento delle frodi e per motivi legali.

3. Il vostro consenso: possiamo chiedervi il permesso di utilizzare i vostri dati per scopi di marketing speciali. Potete revocare tale autorizzazione in qualsiasi momento contattandoci.

Con chi possiamo condividere i vostri dati

Condividiamo le informazioni che raccogliamo su di voi conformemente alle finalità di raccolta dei dati.

Potremmo utilizzare fornitori terzi al solo fine di garantire il livello di servizio (ad esempio il nostro hotel, la compagnia aerea, i fornitori di servizi ferroviari, gli istituti finanziari, ecc. che ci forniscono i loro servizi specializzati).

Nell'ambito della loro fornitura di servizi, i nostri partner possono elaborare dati personali e dell’applicazione, ma non possono mai acquisirli né ricollegarli ai dettagli del cliente che non sono inclusi in tali elementi. Possiamo collaborare con i nostri partner con sedi all'interno o all'esterno dell'UE, tuttavia, tutti, senza eccezioni, adottano misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i vostri dati personali, fornendoci anche adeguate garanzie contrattuali a tale riguardo.

Dati condivisi per gestire i viaggi di lavoro

Per gestire i vostri viaggi d'affari, potremmo condividere i vostri dati con:

1. I fornitori di servizi di viaggio che utilizziamo per organizzare il vostro viaggio possono includere hotel, compagnie aeree, sistemi di distribuzione globali presso i quali prenotiamo il vostro viaggio, società di gestione dei viaggi che emettono i vostri biglietti, ma anche agenzie di sicurezza che si prendono cura della vostra sicurezza.

2. Operatori di pagamento e altri fornitori di servizi finanziari per organizzare tutti i pagamenti per i servizi da voi ordinati. Condivideremo con loro solo la serie di dati necessari per adempiere al servizio. Possiamo anche condividere dati aggiuntivi nel caso in cui sia necessario prevenire o rilevare una frode o furto.

3. Il vostro datore di lavoro o un'organizzazione che organizza il vostro viaggio utilizzando i nostri servizi. Segnaliamo i vostri viaggi di lavoro al vostro datore di lavoro, o se siete ospiti di una società o un cliente dell'agenzia di viaggi, comunicheremo a loro tali dati.

4. Altre società Rydoo che forniscono servizi o elaborano i dati per nostro conto, in quanto centralizziamo le nostre operazioni.

Dati condivisi per la gestione delle spese

Per gestire le vostre spese, potremmo condividere i vostri dati con:

1. I nostri fornitori di servizi di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che utilizziamo per elaborare esclusivamente le immagini elettroniche delle ricevute e di altri documenti che potreste caricare.

2. Il vostro datore di lavoro o un'organizzazione che gestisce le vostre spese utilizzando i nostri servizi. Segnaliamo le vostre spese al vostro datore di lavoro, o se siete ospiti di un’impresa ospitante o di un cliente, comunicheremo a loro tali dati.

3. Altre società Rydoo che forniscono servizi o elaborano i dati per nostro conto, in quanto centralizziamo le nostre operazioni.

Possiamo condividere i vostri dati anche con:

1. Fornitori, consulenti e partner commerciali che ci aiutano a svolgere attività per nostro conto.

2. Autorità competenti: possiamo divulgare i dati personali, per quanto ragionevolmente necessario: se pensiamo che abbiate o possiate aver violato i nostri termini e condizioni generali, per far valere i nostri diritti, proteggere il pubblico o se abbiamo ragionevoli motivi per ritenere che un atto criminale sia stato commesso o se ci viene richiesto di farlo dalla legge o dall'autorità competente.

3. Con le parti coinvolte nel caso di una vendita, fusione o aggregazione aziendale (compresa la negoziazione) proposta o effettiva, che coinvolge tutta o una parte rilevante della nostra attività.

4. Altri utenti di servizi (o gruppi di utenti) o pubblico, ma solo i contenuti da voi forniti in un tale forum.

5. In forma aggregata e anonima, che non può essere utilizzata per identificare la persona.

Dove elaboriamo i vostri dati personali

I vostri dati personali possono essere salvati, utilizzati e trattati in altro modo in Polonia, in Belgio e/o in qualsiasi altro paese dello Spazio Economico Europeo (SEE).

Potremmo anche salvare, utilizzare o trattare in altro modo i dati personali al di fuori del SEE. Adottiamo apposite misure per garantire che qualsiasi trasferimento internazionale di informazioni sia gestito con cura per proteggere i vostri diritti e interessi.

I dati personali non saranno trasferiti in paesi al di fuori del SEE tranne qualora:

1. il paese nel quale saranno trasferiti i dati sia ritenuto dalla Commissione Europea un paese con un adeguato livello di protezione dei dati

2. i dati personali vengano inoltrati ad un’azienda statunitense che abbia aderito al programma “Safe Harbor”

3. i fornitori di servizi e altri terzi a cui saranno trasferiti i dati si impegnino per contratto a elaborare i dati conformemente alla nostre istruzioni e a mantenere un livello di sicurezza adeguato per proteggere i dati personali o siamo obbligati a fornire i dati personali ad autorità governative o pubbliche.

Social media

Rydoo utilizza i social media e le piattaforme di messaggistica istantanea in vari modi. Promuoviamo i nostri servizi e prodotti o i servizi e prodotti dei nostri partner. Condividiamo informazioni sul nostro lavoro e raccogliamo feedback e dati di marketing. Utilizziamo inoltre i social media e le piattaforme di messaggistica istantanea per supportare l'utilizzo online dei nostri servizi.

Offriamo servizi tramite social media e piattaforme di messaggistica istantanea. Potete collegare il vostro account all’interno del sistema Rydoo a un account esistente su una delle piattaforme di social media supportate e approfittare di questo canale per comunicare con noi. Il nostro sistema sarà in grado di inviarvi alcune notifiche e potrete eseguire azioni, così come fareste nel nostro sistema. Potete scollegare in qualsiasi momento l’account utilizzando le funzionalità della nostra piattaforma, della piattaforma di social media o di messaggistica istantanea.

Potete anche permetterci di utilizzare alcuni dei dati della piattaforma di social media, disponibili sul vostro profilo quali foto, indirizzo email o nome.

Sulle nostre pagine e nella nostra applicazione possiamo posizionare i plug-in dei social media (cioè i pulsanti “mi piace”o “condividi”). Se utilizzate tali funzioni, alcuni dati verranno condivisi con la piattaforma di social media mentre altri potranno essere condivisi con un pubblico più ampio in base alle vostre impostazioni sulla privacy dei social media. Vi consigliamo di leggere anche le informative sulla privacy della vostra piattaforma di social media.

Cookie e altri strumenti di tracciamento

Cosa sono i cookie e come funzionano?

I cookie sono piccole parti di testo che vengono scaricate sul vostro computer o su un altro dispositivo quando visitate un sito web. Il vostro browser invia questi cookie al sito web ogni volta che visitate nuovamente il sito, in modo che possa riconoscervi e quindi personalizzare ciò che vedete sullo schermo.

A che scopo usiamo i cookie?

I cookie sono usati per vari scopi. Vi permettono di essere riconosciuti come lo stesso utente attraverso le pagine di un sito web, tra siti internet diversi o quando usate un'app.

Il nostro sito web e le nostre app utilizzano i cookie per diversi scopi:

Cookie tecnici

Cerchiamo di offrire ai nostri visitatori un sito web avanzato e intuitivo e applicazioni che si adattino automaticamente alle loro esigenze e desideri. Per raggiungere questo obiettivo, utilizziamo i cookie tecnici per mostrarvi il nostro sito web, per farlo funzionare correttamente, per creare il vostro account utente, per consentirvi l’accesso e gestire le vostre prenotazioni. Questi cookie tecnici sono assolutamente necessari per il corretto funzionamento del nostro sito web.

Cookie funzionali

Utilizziamo inoltre cookie funzionali per ricordare le vostre preferenze e per aiutarvi a utilizzare il nostro sito web e le app in modo efficiente ed efficace. Ad esempio, questi cookie ricordano la valuta e la lingua da voi preferite e le vostre ricerche. Possiamo anche utilizzare i cookie per ricordare le vostre informazioni di registrazione in modo che non sia necessario ridigitare le credenziali di accesso ogni volta che visitate il nostro sito. La vostra password, tuttavia, sarà sempre crittografata. Questi cookie funzionali non sono strettamente necessari per il funzionamento del nostro sito web, ma aggiungono funzionalità.

Cookie analitici

Utilizziamo questi cookie per ottenere informazioni su come i nostri visitatori utilizzano il nostro sito web e le nostre app. Ciò significa che possiamo scoprire cosa funziona e cosa no, ottimizzare e migliorare i nostri siti web o app, capire l'efficacia degli annunci pubblicitari e delle comunicazioni e garantire che continuiamo a essere interessanti e pertinenti. I dati che raccogliamo possono includere le pagine web che avete visualizzato, le pagine di accesso / uscita da cui provenite o che avete digitato, quale tipo di piattaforma avete utilizzato, quali messaggi di posta elettronica avete aperto ed elaborato e le informazioni sulla data e l'ora.

Significa anche che possiamo usare i dettagli su come avete interagito con il sito, come il numero di clic effettuati su una determinata pagina, i movimenti del mouse e l'attività di scorrimento, le parole di ricerca che usate e il testo che inserite in vari campi. Utilizziamo i cookie analitici nell’ambito delle nostre campagne pubblicitarie online per scoprire come gli utenti interagiscono con il nostro sito web o le nostre app dopo che è stato mostrato loro un annuncio online. Ciò può includere pubblicità su siti web di terzi.

Cookie commerciali

Possiamo utilizzare i cookie di terze parti o i nostri cookie per mostrare annunci pubblicitari personalizzati sui nostri siti web e su altri siti web. Questa è la tecnica del "retargeting" che si basa sulle attività di navigazione.

Come controllare i cookie.

Per saperne di più sui cookie e su come gestirli o cancellarli, visitate il sito web allaboutcookies.org e la sezione di aiuto del vostro browser. Nelle impostazioni dei browser quali Internet Explorer, Safari, Firefox o Chrome, è possibile impostare quali cookie accettare e quali rifiutare. La posizione di queste impostazioni dipende dal browser che state usando. Usate la funzione "Guida" del vostro browser per individuare le impostazioni necessarie.

Se scegliete di non accettare determinati cookie tecnici e/o funzionali, potrebbe non essere possibile utilizzare alcune funzioni sul nostro sito web. Al momento non supportiamo le impostazioni "Do Not Track” (non tenere traccia) dei browser.

Per quanto tempo conserviamo i dati

Programma di conservazione dei dati per gli utenti delle nostre applicazioni

Categoria di dati


Durata di conservazione

Dati di identificazione


Nome, login, titolo, indirizzo email, ID assegnati dal controller. 

Disattivazione dell'account + 10 anni

Informazioni di contatto

Indirizzo (lavoro e casa), altri indirizzi, numero di telefono (lavoro e casa).

Dati cancellati, account disattivati o richiesta di interruzione dell'elaborazione / cancellazione dei dati

Dati di identificazione attribuiti da istituzioni governative

Numero della carta d'identità, numero di passaporto, numero di patente, numero di targa, ecc.

Dati cancellati, account disattivati o richiesta di interruzione dell'elaborazione / cancellazione dei dati

Dati di identificazione elettronica

Indirizzi IP, cookie, orari di connessione, ecc.

Disattivazione dell'account + 10 anni

Dati di localizzazione elettronica

Dati dei ripetitori di telefonia mobile, dati GPS, ecc.

Disattivazione dell'account o consenso revocato

Dati finanziari speciali

Transazioni finanziarie

Importi pagati e pagabili dall'interessato, linee di credito concesse, fideiussioni, metodo di pagamento, panoramica dei pagamenti, depositi e altre garanzie.

la data di pagamento della fattura relativa alla transazione riconosciuta + 10 anni

Caratteristiche personali

Dati personali

Età, sesso, data di nascita, luogo di nascita, nazionalità.

Dati cancellati, account disattivati o richiesta di interruzione dell'elaborazione / cancellazione dei dati


Dettagli di viaggio

Informazioni riguardanti le abitudini e le preferenze relativamente ai viaggi d'affari

Dati cancellati, account disattivati o richiesta di interruzione dell'elaborazione / cancellazione dei dati

Svaghi e interessi

Attività ricreative e interessi

Hobby, sport, altri interessi.

Dati cancellati, account disattivati o richiesta di interruzione dell'elaborazione / cancellazione dei dati


Affiliazioni (diverse da quelle professionali, politiche o sindacali) - solo se richieste per gestire viaggi d'affari o spese

Adesioni a programmi di fidelizzazione, organizzazioni, club, partnership, sindacati, gruppi, ecc. - se utilizzate per la gestione dei viaggi d'affari o la gestione delle spese.

Disattivazione dell'account + 10 anni

Abitudini di consumo

Dati di viaggio

Dettagli riguardanti i beni e i servizi forniti all'interessato.

la data di pagamento della fattura relativa alla transazione riconosciuta + 10 anni

Dati sulle spese aziendali

Dettagli relativi ai beni e servizi segnalati come spese dall'interessato.

Fine contratto

Utilizzo dell'applicazione

Dettagli sull'utilizzo dell'applicazione da parte dell'interessato.

Disattivazione dell'account

Richieste, reclami, inconvenienti o incidenti

Informazioni riguardanti una richiesta, un inconveniente, un incidente o un reclamo in cui è coinvolto l'interessato, la natura della richiesta, il danno, le persone coinvolte, i testimoni.

Chiusura del caso + 10 anni

Professione e occupazione

Impiego attuale

Datore di lavoro, titolo e descrizione del ruolo, anzianità, luogo di lavoro, specializzazione o tipo di azienda, modalità di lavoro e condizioni.

Disattivazione dell'account + 10 anni

Registrazioni di fotografie


Registrazioni della videocamera, registrazioni fotografiche, foto digitali o scansioni di ricevute caricate, ecc.

Dati cancellati, fine contratto, richiesta di cancellazione dati / di interruzione dell'elaborazione

Registrazioni sonore

Registrazioni sonore

Registrazioni telefoniche riguardanti richieste o problemi, ecc.

Dati cancellati, fine contratto, richiesta di cancellazione dati / di interruzione dell'elaborazione

Registri delle attività elettroniche

Registri delle applicazioni e dell'infrastruttura

Registri delle azioni dell'utente e delle richieste tecniche registrate

Disattivazione dell'account

Registri di accesso degli utenti

Tentativi di accesso utente registrati

Disattivazione dell'account + 10 anni

Registri di comunicazione

Registri delle comunicazioni con i nostri diversi fornitori di servizi relativamente al viaggio prenotato in modalità sicura.

Disattivazione dell'account + 10 anni

I vostri diritti

Diritto di accesso

Potete richiedere l'accesso ai vostri dati personali. È inoltre possibile richiedere la rettifica dei dati personali inesatti o il completamento di dati personali incompleti.

Potete richiedere qualsiasi informazione disponibile sulla fonte dei dati personali e richiedere anche una copia dei vostri dati personali da noi elaborati.

Diritto ad essere dimenticati

Il diritto all'oblio vi autorizza a richiedere la cancellazione dei vostri dati personali nei casi in cui:

1. i dati non sono più necessari;

2. avete scelto di ritirare il vostro consenso;

3. vi opponete al trattamento dei vostri dati personali con mezzi automatizzati utilizzando specificazioni tecniche;

4. i vostri dati personali sono stati trattati illecitamente;

5. sussiste un obbligo legale per la cancellazione dei vostri dati personali;

6. è richiesta la cancellazione per garantire la conformità con le leggi applicabili.

Diritto alla restrizione dell'elaborazione

Potete richiedere che il trattamento dei vostri dati personali sia limitato nei casi in cui:

1. contestate l’accuratezza dei dati personali;

2. non abbiamo più bisogno dei dati personali ai fini del trattamento;

3. vi siete opposti al trattamento per motivi legittimi.

Diritto alla portabilità dei dati

Potete richiedere, laddove applicabile, la portabilità dei vostri dati personali da voi forniti, in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile da una macchina. Avete il diritto di trasmettere questi dati a un altro controller senza impedimenti nel caso in cui:

1. il trattamento dei dati personali è basato sul consenso o su un contratto e

2. il trattamento è effettuato con mezzi automatizzati.

Potete anche richiedere che i vostri dati personali vengano trasmessi a terzi di vostra scelta (laddove tecnicamente fattibile).

Diritto di opporsi al trattamento ai fini del marketing diretto

È possibile opporsi (ad esempio, esercitando il diritto di "opt-out" o rinuncia) al trattamento dei vostri dati personali, in particolare in relazione alla profilazione o alle comunicazioni di marketing. Quando elaboriamo i vostri dati personali con il vostro consenso, potete ritirare tale consenso in qualsiasi momento.

Diritto a non essere soggetti a decisioni automatizzate

Avete il diritto di non essere soggetti a una decisione basata esclusivamente sull'elaborazione automatica, inclusa la profilazione, che ha un effetto giuridico su di voi o che vi influenza in modo significativo.

Diritto di presentare un reclamo all'autorità di vigilanza competente

Se intendete presentare un reclamo relativo alla privacy contro di noi, dovete compilare e inviare il modulo di richiesta reclami/soggetti dei dati o presentare un reclamo via e-mail o tramite lettera in conformità con la nostra politica di gestione dei reclami/richieste globale. Se non siete soddisfatti della nostra risposta, è possibile presentare ulteriori ricorsi rivolgendosi alla autorità di vigilanza compente locale o al tribunale competente locale. È inoltre possibile contattare la nostra autorità di vigilanza principale, ovvero l'autorità di vigilanza francese ("CNIL", www.cnil.fr).

L’impegno di Rydoo verso il RGPD