>>> >> > >>

13 belangrijke functies die elke T&E tool moet hebben

Reis- en onkostenbeheer (TEM) is de afgelopen jaren veel veranderd. Met name Software as a Service (SaaS) tools hebben de manier waarop onkosten worden beheerd, verstoord. Wat ooit zeer innovatieve tools voor moderne bedrijven waren, is nu in veel bedrijven de standaard geworden. Met meer dan 100 bedrijven die oplossingen voor onkostenbeheer aanbieden, kan het echter lastig zijn om de juiste optie voor je bedrijf te kiezen. Deze gids helpt je met het verzekeren van een goede match tussen de noden van je bedrijf en de door jou gekozen TEM-tool.

 

Reis- en onkostenbeheer (TEM) is de afgelopen jaren veel veranderd. Met name Software as a Service (SaaS) tools hebben de manier waarop onkosten worden beheerd verstoord. Wat ooit zeer innovatieve tools voor moderne bedrijven waren, is nu in veel bedrijven de standaard geworden. Toch zijn niet alle TEM-tools uit hetzelfde hout gesneden.

Denk je erover om de sprong te wagen met je bedrijf? Dit rapport bevat 13 belangrijke factoren om mee in rekening te nemen bij het kiezen van een oplossing voor onkostenbeheer.

Met een totaal van meer dan 1,3 biljoen Amerikaanse dollar gespendeerd aan zakenreizen wereldwijd vorig jaar, (GBTA, 2018), wordt reis- en onkostenbeheer steeds belangrijker voor de meeste bedrijven.

 Bedrijven proberen actief de controle te krijgen over hun reis- en onkostenbudget (T&E), en tools voor reis- en onkostenbeheer zijn in opkomst. Dit zou geen verrassing moeten zijn, omdat het indienen, controleren en analyseren van gegevens van onkosten een tijdsrovende en vervelende taak is voor zowel werknemers als financiële afdelingen, die eenvoudig helemaal kunnen worden geautomatiseerd door TEM-tools, zoals Rydoo Expense.

Volgens Gartner (2017) heeft 54% van de bedrijven hun processen voor onkostenbeheer al (gedeeltelijk) geautomatiseerd, terwijl PayStream Advisors (2017) dit aantal al op 63% schat. Dit aantal zal alleen maar blijven toenemen, waardoor de markt voor TEM-applicaties een groeiende business is met een waarde van ongeveer een miljard Amerikaanse dollar.

Gartner (2015) schat dat er meer dan 100 softwareleveranciers zijn met een TEM-oplossing, dus hoe kiest je degene die perfect bij je bedrijf past? Als je tijd en moeite besteedt aan het kiezen van de juiste TEM-applicatie voor je bedrijf, bespaart je op den duur veel kopzorgen, frustraties, tijd en geld.

De juiste tool voor reis- en onkostenbeheer zorgt ervoor dat het hele proces:

Een slechte match tussen een TEM-tool en de noden van je bedrijf kan echter resulteren in een lage adoptie door je werknemers, frustraties, gegevens van lage kwaliteit, nutteloze onkostenrapporten en tijdsrovende handmatige ingrepen om alles draaiende te houden.

Om het eenvoudiger te maken om de juiste tool te kiezen, hebben we een lijst samengesteld met zaken om in gedachten te houden wanneer je kijkt naar de opties voor een platform voor onkostenbeheer. De volgende 13 criteria zijn van cruciaal belang bij het evalueren van verschillende beschikbare platformen.

1. Gebruiksvriendelijkheid

Een TEM-tool is alleen handig wanneer je medewerkers deze daadwerkelijk gebruiken. Gebruiksvriendelijkheid is een belangrijke factor bij het kiezen van een platfrom voor zakenreizen, je wil immers niet je werknemers frustreren met een slecht functionerende of moeilijk te gebruiken applicatie. Een platform voor zakenreizen met een hoog gebruiksgemak en hoge adoptiesnelheid zullen bijdragen tot een aangenamere werkomgeving voor je reizende werknemers, resulteren in betere onkostenrapporten en een betere kwaliteit van reis- en onkostengegevens.

 

2. OCR:

De meeste aanbieders van TEM-tools geven gebruikers de mogelijkheid om een foto van een bonnetje te maken en deze in het systeem te uploaden. Dit is een grote verbetering ten opzichte van het verzamelen van alle fysieke bonnetjes en het handmatig invullen van onkostendeclaraties. Toch bieden niet alle aanbieders dezelfde functionaliteit bij het scannen van de foto's. Sommige aanbieders vereisen nog steeds dat gebruikers handmatig de uitgaven invullen, terwijl meer geavanceerde tools de foto van het bonnetje "uitlezen" en automatisch het onkostenrapport invullen. Deze meer geavanceerde tools gebruiken in het algemeen Optical Character Recognition scanning (OCR) om de foto in gegevens om te zetten ("lezen").

 

3. Rapportering die voldoet aan de vereisten:

Gereguleerde industrieën hebben extra tools nodig om naleving van de lokale wetgeving te waarborgen. Hoewel sommige TEM-tools nichespelers zijn en zijn ontwikkeld om met de specifieke kenmerken van bepaalde industrieën om te gaan, zijn de meeste sectoronafhankelijk. Om deze industrieën beter te kunnen bedienen, hebben enkele van de sectoronafhankelijke onkostenbeheersystemen specifieke functionaliteiten en rapportering toegevoegd voor bepaalde sectoren zoals financiële dienstverlening, gezondheidszorg, onderwijs en overheden. Controleer of dit het geval is voor jouw sector.

 

4. Lokalisatie:

Er is een grote mate van differentiatie tussen de verschillende TEM-oplossingen als het gaat om "lokalisatie". Elk land heeft verschillende regels en wetten als het gaat om belastingaangifte, vereisten voor digitale bonnetjes, kilometervergoedingen, dagvergoedingen, enz. Begrijpen hoe goed de TEM-tool die je overweegt zich aanpast aan je lokale markt, bespaart je in de toekomst veel kopzorgen.

Dit is vooral belangrijk als je in meerdere landen actief bent als bedrijf en een TEM-tool in het hele bedrijf wil implementeren. Hoewel sommige TEM-tools hun app alleen in de lokale taal aanbieden, doen anderen net dat beetje extra en houden rekening met lokale wetgeving. Wil je papierloos gaan? Dan is het vooral belangrijk om te controleren of je aanbieder de benodigde certificaten of rulings heeft verkregen om dit te doen in elk land waarin je actief bent.

 

5. ERP-integratie:

Je perfecte TEM-oplossing moet naadloos en moeiteloos integreren met je backoffice. Veel, zo niet alle, SaaS TEM-tools bieden integraties aan met boekhoudkundige en administratieve softwarepakketten en systemen. Toch is een integratie opzetten niet voor iedere TEM-oplossing even makkelijk. Het kiezen van een TEM die gemakkelijk kan worden geïntegreerd met je huidige systemen en zorgt voor automatisering van workflows en is daarom een must.

 

6. Altijd en overal:

Hoewel de meeste – zo niet alle – SaaS-tools beschikbaar zijn op verschillende devices, waaronder smartphones, is dit vaak niet het geval voor on-site onkostenbeheersystemen. De reiziger van vandaag is echter gewend aan mobiele applicaties en accepteert niet langer onpraktische en logge systemen. Voor zakenreizen is er geen andere keuze dan deze trend te volgen en aan te sluiten bij de levensstijl van de werknemers. Het hebben van een mobiele TEM-applicatie is daarom cruciaal voor de tevredenheid en adoptie door je werknemers, en het bespaart hen tijd terwijl ze onderweg zijn.

7. Prijzen en ROI:

Prijstrategieën variëren sterk tussen TEM-tools. On-site softwarepakketten zijn meestal duurder, omdat je vooraf betaalt voor alle toeters en bellen van het product, zelfs als je ze niet gebruikt. SaaS-oplossingen domineren ongetwijfeld de markt van vandaag, omdat ze budgetvriendelijker zijn en beter kunnen groeien samen met je organisatie. Bij de meeste SaaS-oplossingen betaal je voor wat je gebruikt. Hun prijsmodel is meestal gebaseerd op het aantal transacties of het aantal gebruikers. Gebruikerstarieven hebben de voorkeur, omdat betalen per onkostendeclaratie het verkeerde gedrag kan stimuleren, waarbij medewerkers hun uitgaven aan het eind van de maand in een batch in plaats van real-time indienen. Zorg ervoor dat je controleert of je voor alle gebruikers of alleen voor actieve gebruikers moet betalen en of er add-ons zijn voor extra functies, intensief gebruik, implementatiekosten, etc. Het opzeggen van je abonnement kan ook sterk verschillen, hier zijn SaaS-oplossingen in het algemeen flexibeler dan on-premise pakketten.

Gerelateerd aan prijsbepaling is het rendement op de investering van verschillende tools. Omdat de verschillende TEM-applicaties een verschillende mate van automatisering hebben, zal het aantal uitgespaarde manuren verschillen. Een goedkopere TEM-tool zal daarom niet noodzakelijkerwijs zorgen voor een hogere ROI.

8. Functionaliteit:

De functies die worden aangeboden door elke TEM-tool verschillen sterk. Sommige applicaties bieden valutaconversies, een offline modus, kilometerregistratie met Google Maps of zelfs het automatisch importeren van je rit met Uber of Lyft in je onkostendeclaratie. Anderen bieden alleen basisfuncties aan. Hoe meer functies je TEM-tool heeft die je werknemers daadwerkelijk zullen gebruiken, hoe meer tijd ze zullen besparen.

Een andere onderscheidende factor is de flexibiliteit van de instellingen van de tool. Niet alle systemen voor reis- en onkostenbeheer stellen je in staat om hun app aan te passen aan je bedrijf. Bovendien zorgen sommige oplossingen ervoor dat je eenvoudig alles zelf kunt configureren, terwijl anderen een langdurig en moeilijk configuratieproces vereisen waardoor je zelfs consultants moet inschakelen. Aangepaste configuraties zijn echter belangrijk, omdat je tool voor reis- en onkostenbeheer gebruiksvriendelijker wordt, wat weer resulteert in een hogere adoptiesnelheid, betere onkostendeclaraties, gegevens van hogere kwaliteit en meer kostenbesparingen.

 

9. Rapportering:

TEM-tools kunnen zeer nuttig zijn om je te helpen bij het verkrijgen van veel inzichten over uitgaven in je bedrijf. Omdat apps voor onkosten het volledige declaratieproces digitaliseren, is het een kleine stap om die gegevens in inzichten om te zetten. Goede TEM-oplossingen bieden je een gebruiksvriendelijk dashboard en helpen je relevante rapporten en datasets te genereren. Deze kunnen je mogelijk helpen geld te besparen of de tevredenheid van medewerkers te verhogen. Bijvoorbeeld, inzichten over hoe vaak je werknemers bepaalde hotel- of restaurantketens gebruiken, kunnen je helpen om met deze ketens een kortingspercentage te bedingen. Of gegevens over de bestedingspatronen van werknemers kunnen je helpen om de budgetten beter te controleren en voorspellen.

 

10. Ervaring:

Terwijl sommige TEM-pakketten zich richten op een nichemarkt, zijn andere meer algemeen en passen ze hun producten aan aan veel verschillende markten en bedrijven. Door een anbieder van een TEM-tool te kiezen die gelijkardige klanten heeft qua bedrijfsgrootte en branche, kan je ervoor zorgen dat zij ervaring hebben met je noden en je een geschikt product kunnen aanbieden.

11. Service:

Een goede TEM-tool moet eenvoudig te gebruiken zijn voor je werknemers, zodat ze niet veel ondersteuning nodig hebben. Toch kan het kiezen van een aanbieder van een TEM  die je een goede service biedt na de aankoop je veel moeite en tijd besparen als er zich een probleem voordoet. Zoek naar anbieders met een responsieve hotline of chatbot in je eigen taal en met een beschikbaarheid die aansluit bij jouw verwahctingen. 

 

12. Updates en onderhoud:

Het belangrijkste voordeel van het gebruik van een SaaS-tool zit hem in de voortdurende updates en het onderhoud van het product. Je hebt altijd innovatieve en up-to-date software om mee te werken, aangepast aan veranderende omgevingen en markttrends, zonder dat je het systeem zelf hoeft bij te werken. On-premise software vereist over het algemeen vervelende en tijdsrovende handmatige updates en onderhoud. De meeste IT-afdelingen willen graag hun tijd aan iets anders besteden. Sommige SaaS TEM-tools werken hun systemen bij en leveren sneller innovaties dan andere. Vraag dus om een roadmap met toekomstige innovaties en updatefrequentie. Kleinere aanbieders met een kleiner bereik kunnen soms moeilijker investeren in het verrijken van hun platform.

 

13. Veiligheid en privacy:  

Zorg ervoor dat de organisatie die voor je gegevens zorgt, gegevensbescherming serieus neemt. De EU heeft de norm vastgelegd met de nieuwe Europese privacywetgeving (GDPR). Respect voor deze regels voor gegevensbescherming is een absoluut minimum. Bovendien maakt de standaard voor gegevensopslag in de cloud vandaag de dag gebruik van ISO 27001-gecertificeerde hostingproviders. Terwijl het coderen van gegevens, zowel tijdens overdracht als in rusttoestand, en bescherming tegen DDOS-aanvallen en virussen een must is om ervoor te zorgen dat je gegevens beveiligd zijn, en dat je er altijd toegang tot zal hebben. Veel SaaS bedrijven bieden ook oplossingen voor bedrijven die aan bepaalde beveiligingsvoorwaarden moeten voldoen.

Conclusie

Het kiezen van de juiste tool voor reis- en onkostenbeheer voor je bedrijf is belangrijk, omdat het de tevredenheid van reizende medewerkers zal verhogen, je kosten bespaart door de tijd die je besteedt aan het invullen en beheren van onkostendeclaraties te beperken en je meer inzicht te geven in het budget dat je besteedt aan reizen in je bedrijf. 

Het kiezen van de juiste TEM-tool kan een ontmoedigende taak lijken, omdat er veel verschillende opties beschikbaar zijn. Door echter de opties op basis van onze lijst te verfijnen, heb je je perfecte TEM-tool binnen de kortste keren online opgestart. De belangrijkste differentiator van de beschikbare oplossingen ligt in de mate van aanpassing aan specifieke landen en sectoren, de mate van automatisering van het proces voor de volledige indiening van de uitgaven, de integraties die worden aangeboden met je backoffice, de rapportering en de gegevensanalyse.

Voel je niet gedwongen om een TEM-oplossing te kopen die wordt aangeboden door je huidige leverancier van kantoorsoftware. Hoewel deze oplossingen het voordeel hebben dat ze goed passen in je backoffice, bieden ze mogelijk niet de functionaliteit waarnaar je op zoek bent of worden ze geleverd met een veel hoger prijskaartje. Veel SaaS TEM-oplossingen integreren naadloos met je

backoffice, terwijl ze tegelijkertijd een goede en gebruiksvriendelijke interface aanbieden, inclusief een mobiele applicatie waar je werknemers dol op zullen zijn en een betere automatisering van workflows. Rydoo, bijvoorbeeld, is erg geliefd bij meer dan 500.000 professionals in meer dan 60 landen. Medewerkers zijn fan van Rydoo omdat het extreem gebruikersvriendelijk is, ze veel tijd besparen en het plezier terugbrengt in zakenreizen. Financiële afdelingen en boekhoudafdelingen zijn dol op de naadloze integratie met hun ERP-systemen zoals SAP en Microsoft Dynamics, terwijl IT-afdelingen gewoon achterover kunnen leunen en Rydoo al het werk laten doen.

Beoordelingssites kunnen je helpen om te beoordelen wat andere gebruikers van applicaties vinden. Houd er echter rekening mee dat TEM-oplossingen met gratis of freemium-versies de neiging hebben om een onevenredig aantal recensies te genereren in vergelijking met betaalde versies vanwege het grote aantal gratis gebruikers. Aan de andere kant zullen ze het doorgaans moeilijk hebben als het gaat om het aanbieden van ondersteuning, dus veel negatieve beoordelingen zullen zich waarschijnlijk op dit probleem richten. Beoordelingssites die gebruik maken van sociale profielen zoals LinkedIn en Twitter bieden meer vertrouwen dan die van anonieme beoordelingen. Door case study's te lezen en bestaande referentieklanten te analyseren, kunt je ook de effectiviteit van de oplossing valideren.

Gerelateerde artikelen

Rydoo

Een digitale transformatie begint van binnenuit

Koen Dierckx werkt sinds 2015 als financieel directeur bij Van Breda Risk and Benefits. Om de digitaliseringsstrategie van het bedrijf te ontwikkelen, onderzocht hij de bestaande processen van het bedrijf en bekeek hij hoe hij taken met geringe toegevoegde waarde kon optimaliseren en digitaliseren.

Rydoo

Hoe kun je floreren in de veranderende consultancybranche

Net als iedere andere industrie, verandert de consultancy sneller dan ooit tevoren. Technologische transformatie en digitale ontwrichting zorgen voor grote veranderingen, maar herdefiniëren ook wat het betekent om een consultant te zijn.

Rydoo

Btw-teruggavehandleiding voor bedrijven

€ 20 miljard. Dat is de hoeveelheid geld die elk jaar op de tafel blijft liggen in niet-opgeëiste buitenlandse btw.

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.