>>> >> > >>

5 tips om fraude met uitgaven te vermijden

Volgens de Association of Certified Fraud Examiners vertegenwoordigt fraude met uitgaven tot 14,5% van alle fraude die door werknemers gepleegd wordt.

Volgens de Association of Certified Fraud Examiners vertegenwoordigt fraude met uitgaven tot 14,5% van alle fraude die door werknemers gepleegd wordt.

Terwijl sommige gevallen opvallen en meteen inzichtelijk zijn, bestaan er ook andere gevallen waarvoor bedrijven naar andere oplossingen moeten grijpen.

Er zijn twee veelvoorkomende manieren die werknemers gebruiken om vals te spelen; de eerste bestaat erin om fictieve onkosten aan te geven, de tweede om hogere kosten aan te geven dan ze daadwerkelijk gemaakt hebben.

Enkele voorbeelden:

  • Vergoeding aanvragen voor uitgaven die nooit zijn gemaakt
  • Vergoeding aanvragen voor persoonlijke uitgaven
  • "Fouten" die worden gemaakt tijdens het rapporteren van uitgaven

5 eenvoudige maatregelen om fraude met uitgaven te voorkomen

In plaats van te focussen op de zaken die er allemaal mis kunnen lopen tonen we liever tips die er voor zorgen dat onkostenfraude vermeden wordt.

1: Regels en richtlijnen

Stel regels & richtlijnen op: als je fraude wil voorkomen moet je eerst en vooral beginnen met duidelijke richtlijnen en regels en deze communiceren met al je werknemers. De regels moeten alle vormen van ongeoorloofde onkosten bevatten, zodat er nadien geen discussie mogelijk is.

2: Matching

Matching van originele documenten: verplicht je werknemers om het bonnetje bij te voegen bij hun onkostenrapport. Dit kan digitaal gebeuren zodat het verliezen van bonnetjes vermeden wordt. Bovendien besparen je werknemers heel wat tijd omdat ze de bonnetjes niet moeten overtypen en automatische onkostenrapporten kunnen genereren.

3: Kredietkaarten

Corporate credit cards: wanneer werknemers onkosten betalen met een corporate credit card kunnen de onkosten eenvoudig gematched worden met de bonnetjes die ze declareren. Ook dit kan digitaal gebeuren, zodat uw administratief verantwoordelijke of accountant dit niet meer manueel hoeft te doen.

4: Audits op regelmatige basis

Audits van onkostenrapporten op regelmatige basis zorgen ervoor dat werknemers zich bewust zijn dat er controle kan gebeuren. Ze moeten er dus steeds voor zorgen dat hun onkostenrapporten worden onderbouwd met fysieke of digitale betaalbewijzen.

5: Vereenvoudig het proces

Maak het eenvoudiger voor uw werknemers om hun onkosten te declareren en betaal ze op tijd terug. Onkostenbeheer is een tijdrovende klus als dit handmatig moet gebeuren, dus overweeg oplossingen die het eenvoudiger maken voor zowel de werknemers als de financieel verantwoordelijke.

Software om uitgaven te beheren

In vele gevallen kan een eenvoudige software-oplossing bovenstaande gevallen voorkomen.

Bij Rydoo werken we elke dag aan oplossingen die onkostenbeheer vereenvoudigen, maar ook verbeteren. Hier zijn een aantal voorbeelden van onkostenfraude die met Rydoo niet mogelijk is:

  • Dubbele onkostenbonnetjes van hotel, restaurant of benzinestation declareren
  • Een 1 in een 7, of een 3 in een 8 wijzigen op onkostenbonnetjes
  • Onkosten terugvorderen van niet-bestaande bonnetjes
  • Onkostenrapporten die goedgekeurd worden van personen buiten het departement

Overweeg je om uitgavebeheer te automatiseren?

Als je overweegt om software te gebruiken om het beheer van je uitgaven te automatiseren, zorg er dan voor dat voldoende werknemers de software getest hebben alvorens de software aan te schaffen. De software moet eenvoudig zijn in gebruik, voor zowel de werknemer als de accountant. Betrek ze dus bij de pakketkeuze.

Onkostenbeheer automatiseren biedt verschillende voordelen. Werknemers besteden gemiddeld 2u per maand aan het declareren van onkosten, tijd die ze liever anders besteden. Deze tijd kan terugverdiend worden door het proces te vereenvoudigen.

Daarnaast bespaart je bedrijf ook op onkosten die voordien onterecht werden terugbetaald. Als ondernemer krijg je meer inzicht in de kosten van je bedrijf, en dit per project, categorie, werknemer,...

Je ziet dus waar het geld naartoe stroomt, en dit in real-time.

Gerelateerde artikelen

Rydoo

Een digitale transformatie begint van binnenuit

Koen Dierckx werkt sinds 2015 als financieel directeur bij Van Breda Risk and Benefits. Om de digitaliseringsstrategie van het bedrijf te ontwikkelen, onderzocht hij de bestaande processen van het bedrijf en bekeek hij hoe hij taken met geringe toegevoegde waarde kon optimaliseren en digitaliseren.

Rydoo

13 belangrijke functies die elke T&E tool moet hebben

Reis- en onkostenbeheer (TEM) is de afgelopen jaren veel veranderd. Met name Software as a Service (SaaS) tools hebben de manier waarop onkosten worden beheerd, verstoord. Wat ooit zeer innovatieve tools voor moderne bedrijven waren, is nu in veel bedrijven de standaard geworden. Met meer dan 100 bedrijven die oplossingen voor onkostenbeheer aanbieden, kan het echter lastig zijn om de juiste optie voor je bedrijf te kiezen. Deze gids helpt je met het verzekeren van een goede match tussen de noden van je bedrijf en de door jou gekozen TEM-tool.

 

Rydoo

Hoe kun je floreren in de veranderende consultancybranche

Net als iedere andere industrie, verandert de consultancy sneller dan ooit tevoren. Technologische transformatie en digitale ontwrichting zorgen voor grote veranderingen, maar herdefiniëren ook wat het betekent om een consultant te zijn.

Rydoo

Btw-teruggavehandleiding voor bedrijven

€ 20 miljard. Dat is de hoeveelheid geld die elk jaar op de tafel blijft liggen in niet-opgeëiste buitenlandse btw.

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.