>>> >> > >>

6 redenen om vandaag nog te starten met digitale bonnetjes

Er zijn nog vele mensen die op regelmatige basis onkosten moeten declareren, maar nog steeds geen gebruik maken van de moderne technologie om hun bonnetjes te digitaliseren.

Ben jij één van hen? Wat houdt je tegen?

Bij Rydoo zijn we ervan overtuigd dat digitale bonnetjes je leven heel wat makkelijker maken.

Het bespaart je tijd, het bespaart je geld en je productiviteit verhoogt! Zowel voor werknemers, zelfstandige ondernemers als voor grote bedrijven.

1) Speel nooit meer een bonnetje kwijt

Iedereen die bonnetjes moet verwerken verliest er al wel eens ééntje.

Dit betekend dat je de onkosten niet kan declareren en je dus geld verliest.

Door bonnetjes te scannen kom je meteen bij het eerste voordeel van digitale bonnetjes.

Je maakt een foto met je mobiel van je bonnetje telkens je er één ontvangt en je hoeft je geen zorgen meer te maken of je het fysieke bonnetje verliest.

En dit brengt nog een voordeel met zich mee! Als je een app als Rydoo gebruikt om je bonnetjes te digitaliseren maak je niet alleen een foto.

Alle relevante gegevens van de bonnetjes worden uitgelezen, en je kan zelfs extra gegevens toevoegen zoals een project of een categorie.

Dit kan later handig van pas komen wanneer je je onkosten analyseert en rapporten wil trekken.

2) Bespaar tijd op onkostendeclaraties en verhoog je productiviteit

Een gemiddeld onkostenrapport opstellen kost je zo’n  2 uur. Eerst en vooral moet je alle bonnetjes bij elkaar zoeken, om ze vervolgens over te typen in een Excel bestand.

Als je daarmee klaar bent moet het feitelijke rapport nog gemaakt worden.

Categorieën & projecten toevoegen, betaalmethode toevoegen, en dan maar hopen dat de onkosten worden goedgekeurd.

Wil je echt je tijd hieraan besteden? Ik dacht het niet!

We tonen je graag hoe digitale bonnetjes je productiviteit verhogen: de foto van je bonnetje wordt gescand om alle relevante informatie eruit te halen.

Deze data is beschikbaar om eender welk type rapport op te stellen.

Terugvordering, accounting, of rapporten per project, type, werknemer, … in slechts enkele klikken heb je een rapport dat je meer inzichten in je onkosten geeft.

3) Dubbele bonnetjes zijn nu echt verleden tijd

Wanneer je gewend bent om je onkostenrapporten op te stellen in Excel kan het een tijdrovende job zijn om dubbele bonnetjes eruit te halen.

Wanneer je slechts enkele bonnetjes hebt zal dit nog wel meevallen, maar wat als je elke keer tientallen bonnetjes moet controleren?

Wanneer je gebruik maakt van digitale bonnetjes zal een app als Rydoo automatisch detecteren of een bonnetje al bestaat of niet.

Als je een dubbel bonnetje oplaadt krijg je de melding dat het bonnetje al bestaat en kan het niet ingevoerd worden.

4) Stroomlijn het terugvorderingsproces

Er is niets meer frustrerend dan onkosten declareren en weken moeten wachten vooraleer ze worden goedgekeurd.

Je begint reminders te sturen naar de verantwoordelijke voor goedkeuring, maar het is ook niet zijn schuld…

Hij moet elke maand door elk bonnetje van elk onkostenrapport dat hij ontvangt!

Het zou eenvoudiger zijn dat onkosten worden goedgekeurd VOORDAT ze opgenomen kunnen worden op een onkostenrapport.

Daarom ontwikkelden we een goedkeuringsmodule waarmee je onkosten naar de verantwoordelijke voor goedkeuring kan sturen vanaf de moment dat je je bonnetje hebt gedigitaliseerd.

5) Exporteer onkosten naar je boekhoudpakket

Niemand houdt van dubbel werk, en omdat onkosten een onderdeel zijn van je boekhoudproces is het belangrijk dat je de twee kan integreren met elkaar.

Wanneer je een onkostenbeheersysteem gebruikt met gedigitaliseerde bonnetjes is het eenvoudiger dan ooit om het te verbinden met je boekhoudsoftware, of om je onkosten te exporteren naar een CSV bestand, wat je dan kan importeren in je boekhoudpakket.

6) Weg met schoendozen vol bonnetjes

In vele gevallen zijn gedigitaliseerde bonnetjes aanvaard door de belasting diensten, mits ze lang genoeg worden bijgehouden.

Wanneer je je bonnetjes scant hoef je de originele niet altijd meer bij te houden.

En omdat de digitale bonnetjes veilig in de cloud worden bewaard hoef je je ook geen zorgen te maken over de back ups.

 

Gerelateerde artikelen

Rydoo

Een digitale transformatie begint van binnenuit

Koen Dierckx werkt sinds 2015 als financieel directeur bij Van Breda Risk and Benefits. Om de digitaliseringsstrategie van het bedrijf te ontwikkelen, onderzocht hij de bestaande processen van het bedrijf en bekeek hij hoe hij taken met geringe toegevoegde waarde kon optimaliseren en digitaliseren.

Rydoo

13 belangrijke functies die elke T&E tool moet hebben

Reis- en onkostenbeheer (TEM) is de afgelopen jaren veel veranderd. Met name Software as a Service (SaaS) tools hebben de manier waarop onkosten worden beheerd, verstoord. Wat ooit zeer innovatieve tools voor moderne bedrijven waren, is nu in veel bedrijven de standaard geworden. Met meer dan 100 bedrijven die oplossingen voor onkostenbeheer aanbieden, kan het echter lastig zijn om de juiste optie voor je bedrijf te kiezen. Deze gids helpt je met het verzekeren van een goede match tussen de noden van je bedrijf en de door jou gekozen TEM-tool.

 

Rydoo

Hoe kun je floreren in de veranderende consultancybranche

Net als iedere andere industrie, verandert de consultancy sneller dan ooit tevoren. Technologische transformatie en digitale ontwrichting zorgen voor grote veranderingen, maar herdefiniëren ook wat het betekent om een consultant te zijn.

Rydoo

Btw-teruggavehandleiding voor bedrijven

€ 20 miljard. Dat is de hoeveelheid geld die elk jaar op de tafel blijft liggen in niet-opgeëiste buitenlandse btw.

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.