>>> >> > >>

App voor het Scannen van Bonnetjes

Oog in oog met een schoendoos vol betalingsbewijsjes voel je het noodlot toeslaan. De bonnetjes blijven zich maar opstapelen, en de zondagnamiddag waarop je tot vervelens toe data moet ingeven in een Excel-document komt onvermijdelijk dichterbij. Gelukkig is er een snelle, makkelijke en elegante oplossing: een automatische scanner voor betalingsbewijzen.

Wat is een Scanner voor betalingsbewijzen?

Je hebt vast wel eens een documentenscanner gebruikt: je legt een papier op het oppervlak van de scanner, je drukt op de knop, en de scanner bewaart het document als een afbeelding op je harde schijf.

Een scanner voor betalingsbewijzen verschilt op één manier van een conventionele documentenscanner: het bewaart het bewijs niet zomaar als afbeelding. Het gebruikt namelijk OCR-software (optical character recognition, ofwel "optische tekenherkenning") om de afbeelding te verwerken. Het leest als het ware de informatie op het bonnetje en het herkent de letters en de nummers.

Een Inleiding tot de Software voor het Scannen van betalingsbewijzen van Rydoo

Bij Rydoo weten we hoe vervelend het is om je bonnetjes te sorteren en een uitgavenrapport op te stellen. Daarom hebben wij er onze job van gemaakt om het proces van uitgavenrapportering zo eenvoudig en zo pijnloos mogelijk te maken.

Paperless Expense Reporting & Management

Zoals hierboven vermeld, is het programma van Rydoo een automatische scanner voor bonnetjes. Het verwerkt de afbeelding van het betalingsbewijs (met OCR-algoritmen) om er een digitale versie van te maken die alle nodige financiële informatie bevat, plus een heleboel nuttige metadata.

Eenmaal je bonnetjes opgeslagen zijn in een digitale (maar nog altijd juridisch geldige) vorm, dan biedt het programma van Rydoo een hele reeks van extreem nuttige functies.

In enkele klikken creëer je een uitgavenrapport, je kan je uitgaven exporteren naar de boekhoudsoftware van jouw keuze en je uitgaven leg je gelijk met je rekeningoverzichten en afschriften van je credit card.

De Voordelen van het Automatische Scannen van Betalingsbewijzen

Het automatisch scannen van betalingsbewijzen komt met een heel aantal voordelen die je leven aanzienlijk makkelijker maken.

Bespaar Veel Tijd

Het eerste en meest voor de hand liggende voordeel van een scanner van betalingsbewijzen is dat je tijd bespaart. Heel veel tijd.
Denk maar aan hoe lang het duurt eer je al de informatie van een bonnetje hebt ingegeven in een Excel-bestand.

Vergelijk dat met hoe lang het duurt om een foto te nemen van dat bonnetje.

Ooit nam het uren en uren in beslag om een doos vol bonnetjes te verwerken. Nu duurt het enkele minuten. Het enige wat je moet doen is een foto nemen van het bonnetje met je smartphone, en de OCR-software van Rydoo doet de rest.

Bespaar Ruimte en Verminder Ophoping

Een groot voordeel van je financiële informatie digitaal bewaren is dat je minder papier hoeft te bewaren. Je werkruimte zal properder zijn en er zal zich minder ophopen. Je werkomgeving wordt aangenamer en je hebt niet langer al die kasten en opslagruimten nodig.

Financiële Gegevens worden Onmiddellijk Verwerkt

Normaal gezien verzamel je je betalingsbewijsjes op één plaats en je plant een dag in om ze te verwerken. Met het automatisch scannen van bonnetjes neem je een foto van het bonnetje op het moment waarop je het krijgt. Dat betekent dat de bonnetjes zich niet langer opstapelen tussen de facturen.

Op die manier hoef je niet langer die onmogelijk grote berg van bonnetjes aan te pakken.

Veiliger

Over het algemeen is het veel veiliger om belangrijke documenten te bewaren op een digitaal cloud-platform dan als een echte kopie.

De meeste cloudservers zijn uitgerust met complexe encryptiemethoden en protocollen en zijn daarom extreem veilig. Bovendien zijn ze betrouwbaar als back-upsysteem, zodat je je data niet langer kan verliezen.

Digitale opslag biedt trouwens meer privacy. Iedereen die dat wil kan een document uit de kast nemen om het te lezen.

Documenten in een digitale opslagruimte zijn enkel beschikbaar voor mensen die uitdrukkelijk toegang hebben tot die ruimte.

Lange Termijnopslag

Bij Rydoo bewaren we onze bonnetjes voor 10 jaar; de auditwetgeving verplicht ons ze bij te houden gedurende 7 jaar, dus dat is meer dan voldoende.

Wanneer je bonnetje digitaal opgeslagen is zal het nog perfect intact zijn wanneer het 10 jaar oud is. Echte bonnetjes daarentegen verouderen en vervagen, wat de duidelijkheid en de leesbaarheid doet afnemen. En dat kan later voor problemen zorgen.

Verlies je Bonnetjes Niet

Tenzij je erg nauwkeurig te werk gaat is de kans groot dat je zo nu en dan een bonnetje verliest. Wanneer de informatie digitaal opgeslagen is, is het veel minder waarschijnlijk dat je ze verliest (vooral wanneer je cloudopslag gebruikt).

De Rechtbank Erkent Digitale Betalingsbewijsjes als Legale Documenten

Digitale betalingsbewijsjes zijn perfect geldig als legale documenten. De staat en de belastingen erkennen gedigitaliseerde bonnetjes, wat betekent dat het aanvragen voor terugvordering van de belastingen en het afschrijven van zakelijke uitgaven veel eenvoudiger wordt.

Nauwkeurigheid

Urenlang data ingeven zal al snel zijn tol eisen in de nauwkeurigheid. We hoeven niet te benadrukken dat dit probleem zich niet voordoet wanneer je de scanner voor betalingsbewijsjes van Rydoo gebruikt; elk bonnetje wordt 100% nauwkeurig verwerkt.

Automatisch Omzetten van de Wisselkoers

Iedereen gaat shoppen tijdens het reizen. Vaak betekent dat dat je achterblijft met een hele stapel bonnetjes in verschillende munteenheden.

De software van Rydoo converteert automatisch 's werelds grootste munteenheden volgens een up-to-date wisselkoers.

Exporteer Uitgaven naar Boekhoudsoftware

Eenmaal je bonnetjes en je uitgaven digitaal opgeslagen zijn kan je ze exporteren naar je favoriete boekhoudsoftware. Rydoo ondersteunt integratie met de meeste grote programma's voor boekhouding en uitgavebeheer.

Koppel Bonnetjes aan Banktransacties

Zeg vaarwel tegen het minutieuze gelijkleggen van bonnetjes met een transactie van je bankafschrift. Je kan je Rydoo-account direct verbinden met je bankrekening om transacties te koppelen aan betalingsbewijzen (ofwel neem je simpelweg een foto van je afschrift en de software zal de rest doen).

Heb Altijd en Overal Toegang tot je Data

Het maakt niet uit waar je bent of hoe laat het is: al je financiële gegevens liggen binnen handbereik, op eender welk apparaat, zolang je maar een internetverbinding hebt.

Dit betekent dat wanneer je veel reist je niet al je bonnetjes hoeft te bewaren en er plaats voor hoeft te maken in je koffers; scan ze gewoon in op het moment dat je ze ontvangt.

Gemakkelijk (en Veilig) Data Delen

Zeg vaarwel tegen het verzenden van bonnetjes per post. Eenmaal de informatie van je bonnetjes gedigitaliseerd, wordt het erg eenvoudig om de data veilig te delen met klanten, werknemers en zakenpartners.

Geautomatiseerde Rapporten van Uitgaven

Eenmaal de informatie van je bonnetjes digitaal opgeslagen stel je in enkele klikken een accuraat en volledig uitgaverapport op.

Vind Bonnetjes Terug met Zoeken

Beeld je in dat je zit te zoeken in oude dozen vol bonnetjes naar dat ene bonnetje van enkele jaren geleden - dat zou eeuwen duren, en de kans dat je niet vindt wat je zoekt is groot!

Digitale opslag betekent een makkelijke toegang. Zoekmiddelen helpen je bij het zoeken naar bonnetjes op basis van categorie, jaar, prijs, een bepaalde nummer of metadata die je toegevoegd hebt aan het bonnetje.

Voeg Metadata toe aan Bonnetjes

Metadata toevoegen aan bonnetjes (categorieën, informatie over de locatie, of het een zakelijke uitgave is of een persoonlijke, enz.) is een uitstekende manier om je bonnetjes te organiseren. Bovendien zal je ze later makkelijker terugvinden wanneer je ze nodig hebt.

Als je dat ene bonnetje moet terugvinden van die uitgave die je deed op je trip van twee weken naar Ibiza, dan hoef je maar te zoeken naar de relevante categorie. Al de informatie is daar waar je ze nodig hebt.

Hoe de Rydoo Software Zichzelf Betaalt (en zelfs Oplevert!)

Wij hebben vastgesteld dat de software van Rydoo, door bonnetjes te scannen en automatisch de informatie van de uitgaven te digitaliseren, het potentieel heeft heel veel vervelende financiële taken te stroomlijnen.

Welnu, Rydoo kan nog veel meer dan enkel de rompslomp verlichten en je extra tijd doen winnen - je kan er ook een aanzienlijke som geld mee uitsparen!

Lees hier hoe:

Controleer Zakelijke Kosten en Reiskosten

Digitale opslag van bonnetjes betekent dat je uitgavenverslagen veel beter georganiseerd zijn. Het is duidelijker, efficiënter en makkelijk om te besturen.

Met een zeer georganiseerd systeem van je uitgaverapporten kan je beduidend meer terugbetalingen en terugvorderingen krijgen, zeker wat betreft uitgaven op reis.

Rydoo weet precies wat er nodig is om een uitgaverapport conform te maken aan de belastingwetten (wil je bijvoorbeeld BTW terugvorderen op reisuitgaven, dan zal Rydoo de kans op het succesvol terugvorderen maximaliseren door voldoende details toe te voegen aan het uitgaverapport).

Niet Langer Nood aan een Boekhouder

In het traditionele verhaal huren bedrijven een boekhouder in die al de bonnetjes controleert en de informatie verwerkt tot een volledig uitgaverapport. De boekhouder geeft daarna al die informatie door aan de rest van het bedrijf, zodat iedereen op de hoogte blijft van de huidige staat van uitgaven.

Rydoo automatiseert dit alles, waardoor je dus niet langer een werknemer moet inhuren om enkel en alleen de uitgaven na te gaan. Zo bespaar je grote sommen geld, en je werknemer kan zijn tijd kan besteden aan andere belangrijke taken binnen het bedrijf.

Budget Makkelijker Controleren Betekent Minder Fouten

Wanneer elke werknemer vanaf eender welk apparaat snel en makkelijk toegang heeft tot de financiële informatie van het bedrijf, dan heeft hij een veel beter zicht op het bedrijfsbudget. Wanneer iedereen op de hoogte is van de huidige staat van het budget, dan is minder waarschijnlijk dat iemand een onnodige uitgave zal doen.

Bovendien kan je veel makkelijker financiële doelstellingen nagaan. En zoals we allemaal weten is een goed inzicht in de doelstelling de sleutel tot succes.

Hoe Gebruik Je de Software van Rydoo voor het Scannen van Betalingsbewijzen?

Onze software voor het scannen van betalingsbewijzen is ontworpen om extreem gebruiksvriendelijk te zijn. Om een bonnetje te digitaliseren doe je simpelweg het volgende:

  1. Neem een foto van het bonnetje
  2. Upload de foto in Rydoo, waar de OCR-software de afbeelding zal scannen en de nummers en de letters zal herkennen.
  3. Voeg de details toe of de metadata die je nodig hebt. Andere categorieën over het type van de uitgave en extra zakelijke informatie (voor welk project werd de uitgave gedaan?) kunnen erg handig zijn bij het creëren van de uitgaverapporten. Ook voor de financiële planning van het bedrijf is dit handig, omdat het je een precies beeld geeft van waar het geld heengaat.
  4. Verstuur het digitale bonnetje naar je boekhoudsoftware, of gebruik het om een uitgaverapport op te stellen.

Onze Boodschap: Gebruik een Scanner om je Bonnetjes te Digitaliseren, Win Tijd en Geld, en Oogst de Voordelen

Gemak komt doorgaans met een prijs. Meestal geldt dat hoe makkelijker iets je leven maakt, hoe duurder het wordt. Rydoo daarentegen - ook al maakt het je leven (een heel stuk!) makkelijker - heeft het potentieel om je veel tijd en geld te doen uitsparen, terwijl het tegelijkertijd een hele reeks voordelen creëert:

  • Beperk ophoping en de nood aan fysieke opslagplaats
  • Bespaar veel tijd door onmiddellijk en automatisch je bonnetjes te verwerken
  • Maximaliseer je kansen op het succesvol terugvorderen van belastingen door automatisch uitgaverapporten te creëren
  • Verhoog de veiligheid van je financiële gegevens
  • Heb toegang tot je financiële informatie waar dan ook in de wereld
  • Deel snel en makkelijk financiële informatie met eender wie

Uiteindelijk is het digitaliseren van papieren bonnetjes en facturen de toekomst. En Rydoo is de manier om daar te geraken.

Gerelateerde artikelen

Rydoo

Een digitale transformatie begint van binnenuit

Koen Dierckx werkt sinds 2015 als financieel directeur bij Van Breda Risk and Benefits. Om de digitaliseringsstrategie van het bedrijf te ontwikkelen, onderzocht hij de bestaande processen van het bedrijf en bekeek hij hoe hij taken met geringe toegevoegde waarde kon optimaliseren en digitaliseren.

Rydoo

13 belangrijke functies die elke T&E tool moet hebben

Reis- en onkostenbeheer (TEM) is de afgelopen jaren veel veranderd. Met name Software as a Service (SaaS) tools hebben de manier waarop onkosten worden beheerd, verstoord. Wat ooit zeer innovatieve tools voor moderne bedrijven waren, is nu in veel bedrijven de standaard geworden. Met meer dan 100 bedrijven die oplossingen voor onkostenbeheer aanbieden, kan het echter lastig zijn om de juiste optie voor je bedrijf te kiezen. Deze gids helpt je met het verzekeren van een goede match tussen de noden van je bedrijf en de door jou gekozen TEM-tool.

 

Rydoo

Hoe kun je floreren in de veranderende consultancybranche

Net als iedere andere industrie, verandert de consultancy sneller dan ooit tevoren. Technologische transformatie en digitale ontwrichting zorgen voor grote veranderingen, maar herdefiniëren ook wat het betekent om een consultant te zijn.

Rydoo

Btw-teruggavehandleiding voor bedrijven

€ 20 miljard. Dat is de hoeveelheid geld die elk jaar op de tafel blijft liggen in niet-opgeëiste buitenlandse btw.

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.