>>> >> > >>

Btw-teruggavehandleiding voor bedrijven

€ 20 miljard. Dat is de hoeveelheid geld die elk jaar op de tafel blijft liggen in niet-opgeëiste buitenlandse btw.

Het is onnodig om te zeggen dat 20 miljard euro een waanzinnig bedrag is dat bedrijven laten liggen (in wezen een donatie aan de schatkist van de EU). Waarom vragen de bedrijven dan niet de btw terug waar ze recht op hebben? 

Nou, het is niet zo simpel. Hoewel uw bedrijf ongetwijfeld veel extra inkomsten zou kunnen behalen door met succes aanspraak te maken op de buitenlandse btw waarop het recht heeft, is het terugvorderproces zelf zeer veeleisend: het vereist tijd, expertise en heel wat bureaucratie.

Maar laten we eerst de btw bekijken. Wat is het en hoe werkt het?

 

Wat is btw en waarom krijg ik een restitutie?

 

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde en is de standaard belasting die wordt toegevoegd aan goederen en diensten in de hele Europese Unie.
De precieze waarde varieert van land tot land, maar varieert meestal van 15 tot 25 procent.

Als u geen ingezetene van de EU ben, komt u in aanmerking om een btw-teruggave te eisen voor bepaalde uitgaven die in de EU worden gedaan. Of u al dan niet aanspraak kunt maken op een terugbetaling van de kosten hangt ervan af of de kosten voor zakelijke doeleinden zijn.

Als u een bedrijfseigenaar bent, komt bijna elke uitgave (die zich in de EU voordoet) in aanmerking voor een btw-terugvordering, op voorwaarde dat elke ontvangst en factuur voldoet aan de lokale belastingwetgeving. 

Voor persoonlijke uitgaven wordt de lijst met voor terugbetaling in aanmerking komende uitgaven echter korter. Accommodatie, eten en transport zijn niet gedekt; de enige persoonlijke belasting die u kunt terugkrijgen, is van het geld dat is uitgegeven aan goederen (kleding, elektronica, enz.)

Gids voor het claimen van btw

 

Als uw bedrijf actief is in landen waar het niet zelf is gevestigd of btw-geregistreerd, zal dit onvermijdelijk vrij veel btw-belasting met zich meebrengen. Natuurlijk wilt u zoveel mogelijk van die belasting terugvorderen.

Enkele van de meer gebruikelijke kosten die uw bedrijf zou kunnen maken, zijn:

  •  Reis en verblijf
  • Lokale servicekosten
  • Import-btw voor goederen die over grenzen worden vervoerd
  • Lokale aankopen van goederen

Voor een internationaal opererend bedrijf is de btw op deze uitgaven over het hele jaar behoorlijk hoog.

Om de btw op deze uitgaven met succes terug te vorderen, is het absoluut noodzakelijk dat het juiste proces wordt gevolgd. Eventuele ongepaste procedures kunnen leiden tot ‘niet-naleving’, wat in feite betekent dat de btw op die specifieke kosten wordt verbeurd.

Laten we eerst eens kijken naar welke uitgaven niet in aanmerking komen voor een terugvordering.

De volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor een btw-terugvordering:

  •  Alles dat exclusief voor persoonlijk gebruik is
  • Kosten voor zakelijk entertainment
  • Kosten die uw bedrijf maakt voor het produceren van btw-vrijgestelde benodigdheden
  • Bedrijfsmiddelen die aan u zijn overgedragen als lopende zaak.  

Zodra u hebt vastgesteld welke van uw zakelijke uitgaven in aanmerking komen voor een terugvordering, moet u enkele details kennen die inherent zijn aan het terugvorderproces.

Claimdetails: valuta’s, tijdslimieten en minimumbedragen

 

Er zijn een paar dingen waar u rekening mee moet houden bij het voorbereiden van een btw-terugvordering.

Ten eerste heeft elk land in de EU zijn eigen waarden voor het minimumbedrag van de restitutie; er is een jaarlijks minimum en een tussentijds minimum. De jaarlijkse waarde verwijst naar claims die voor het hele jaar zijn ingediend, terwijl de tussentijdse waarde verwijst naar claims van meer dan 3 maanden maar minder dan een jaar. De meeste landen hebben € 50 als jaarlijks minimum en € 400 als tussentijds minimum. 

Bovendien moet u bij het indienen van een claim de nationale valuta gebruiken van het land waarin de kosten zijn gemaakt.
Als uw facturen de bedragen in euro’s weergeven (wat waarschijnlijk is), moet u de wisselkoers gebruiken zoals deze was op de factuurdatum.

Ten slotte is er een tijdslimiet voor het indienen van claims; u moet vóór 30 september van het kalenderjaar volgend op dat waarin u voor btw bent aangeslagen, aanspraak maken. Uw claims kunnen niet langer zijn dan een kalenderjaar en kunnen ook niet korter zijn dan 3 maanden (tenzij dat het enige is dat nog over is van het kalenderjaar).

 

Aanvraagprocedure

 

Zodra u op de hoogte bent van de details en er zeker van bent dat de facturen in aanmerking komen voor btw-terugvordering, kunt u beginnen met de claimprocedure (ervan uitgaande dat u alle benodigde facturen en kwitanties heeft en dat ze voldoen).

De aanvraag moet elektronisch (uiterlijk op 30 september) worden ingediend bij de relevante belastingautoriteiten van het land waar de oorspronkelijke uitgave werd gedaan.

Zodra de claim is ontvangen en verwerkt door de btw-autoriteiten, kan een van de drie mogelijke uitkomsten optreden:

  • De claim wordt geaccepteerd en het teruggevorderde bedrag wordt elektronisch betaald
  • De claim zal geheel of gedeeltelijk worden afgewezen. De noodzakelijke beoordeling zal worden afgegeven aan de aanvrager
  • Er wordt aanvullende documentatie of informatie gevraagd om de claim te verwerken.

Er zal een deadline worden gegeven voor het indienen van deze extra documentatie

 

Inherente uitdagingen met btw-teruggave

 

Het is zeker geen triviaal proces om een succesvolle btw-terugvordering uit te voeren. Een paar redenen zijn:

 

Afwijking van de wetgeving van land tot land 

 

Belastingwetgeving verschilt van land tot land in de EU. De belastingdienst van elk land benadert de btw op een andere manier, wat betekent dat de relevante praktijken en herstelregels variëren.

Voor u betekent dit dat in hoe meer landen uw bedrijf werkzaam is, hoe gecompliceerder het proces van btw-terugvordering zal zijn.

 

Naleving van facturen en financiële gegevens

 

Elk land handhaaft zijn belastingregels zeer strikt. Dit betekent dat bij elke poging om een btw-terugvordering in te dienen, elke factuur uit de betreffende periode wordt gecontroleerd.

Om deze reden is het belangrijk dat elke factuur alle benodigde informatie bevat; anders zou de claim verloren kunnen gaan.

 

Hoog aantal claimafwijkingen

 

Het ongelooflijk grondige auditingproces door belastingdiensten betekent dat het percentage niet-geslaagde terugvordering van btw zeer hoog is.

In feite zal het gemiddelde bedrijf een niet-nalevingspercentage van 60-70% hebben, wat betekent dat een aanzienlijk deel van de claim verloren gaat; dit is te wijten aan ontvangsten en facturen die niet de benodigde informatie bevatten om te voldoen aan de lokale belastingwetten (bijvoorbeeld het ontvangstbewijs op naam van de werknemer, in plaats van de naam van het bedrijf).

 

Teruggave van btw vraagt resources

 

Zelfs als u elke kwitantie nauwgezet bijhoudt om naleving te garanderen, kan het hele proces van het terugvorderen van uw buitenlandse btw een aanzienlijke hoeveelheid tijd en moeite vergen, om nog te zwijgen van het feit dat uw personeel veel gespecialiseerde expertise nodig zal hebben om ervoor te zorgen dat het proces zonder problemen verloopt.

 

Hoe Rydoo kan helpen met het automatiseren van het proces

 

Onder de streep wilt u niet dat u of uw personeel verzandt in bureaucratische rompslomp. Gelukkig kunt u Rydoo gebruiken om niet alleen al uw zakelijke uitgaven op te volgen op een manier die volledig in overeenstemming is met de btw-wetgeving, maar ook om namens u de buitenlandse btw-retourprocedure uit te voeren.

 

Digitale facturen - automatische naleving

 

Onze app, Rydoo, registreert en digitaliseert het hele jaar door al uw kassabonnen en facturen.

Gedurende het jaar heeft u een mooi dashboard waarop u kunt controleren hoeveel BTW kan worden teruggevorderd.

Aan het einde van het boekjaar worden alle gegevens samengesteld en verwerkt door onze partners, die vervolgens overgaan tot het succesvol claimen van alle buitenlandse btw waarop u recht hebt.

Dit is op verschillende manieren nuttig voor u. U bespaart niet alleen een aanzienlijke hoeveelheid tijd en moeite, maar u zorgt ervoor dat niet één van uw zakelijke facturen uiteindelijk niet-conform zal zijn.

Door facturen op te slaan die anders verloren zouden gaan en geen geld op tafel zouden leggen, zal Rydoo u effectief geld opleveren - in veel gevallen veel meer geld dan de daadwerkelijke abonnementskosten voor de app!

 

 

Gerelateerde artikelen

Rydoo

Een digitale transformatie begint van binnenuit

Koen Dierckx werkt sinds 2015 als financieel directeur bij Van Breda Risk and Benefits. Om de digitaliseringsstrategie van het bedrijf te ontwikkelen, onderzocht hij de bestaande processen van het bedrijf en bekeek hij hoe hij taken met geringe toegevoegde waarde kon optimaliseren en digitaliseren.

Rydoo

13 belangrijke functies die elke T&E tool moet hebben

Reis- en onkostenbeheer (TEM) is de afgelopen jaren veel veranderd. Met name Software as a Service (SaaS) tools hebben de manier waarop onkosten worden beheerd, verstoord. Wat ooit zeer innovatieve tools voor moderne bedrijven waren, is nu in veel bedrijven de standaard geworden. Met meer dan 100 bedrijven die oplossingen voor onkostenbeheer aanbieden, kan het echter lastig zijn om de juiste optie voor je bedrijf te kiezen. Deze gids helpt je met het verzekeren van een goede match tussen de noden van je bedrijf en de door jou gekozen TEM-tool.

 

Rydoo

Hoe kun je floreren in de veranderende consultancybranche

Net als iedere andere industrie, verandert de consultancy sneller dan ooit tevoren. Technologische transformatie en digitale ontwrichting zorgen voor grote veranderingen, maar herdefiniëren ook wat het betekent om een consultant te zijn.

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.