>>> >> > >>

De Volgende Fase: Boekhoudsoftware Voorbij

In de afgelopen jaren zijn we getuige geweest van de transformatie van de financiële functie zoals wij die kennen.

Deze veranderingen hebben iedereen getroffen, of u nu in huis werkt als een financiële professional, als een partner in een groot accountantskantoor, zelfs als u uw eigen praktijk heeft.

De belangrijkste onder deze veranderingen is de opkomst van SaaS (Software as a Service) of cloudgebaseerde boekhoudsoftware, bijv. Xero, Quickbooks Online, Freshbooks en FreeAgent, waar steeds geavanceerdere goedkope cloudgebaseerde applicaties het landschap hebben getransformeerd. Deze applicaties zijn de dynamiek van de boekhouding voor altijd aan het veranderen. Veel van deze applicaties zijn ontworpen om de efficiëntie te verbeteren en om tijd van de accountant vrij te maken, zodat deze meer waarde kunnen toevoegen dan dat ze tijd moeten besteden aan het werken aan in de eerste plaats administratieve taken.

Evenzo is vanuit gebruikersperspectief de waarde van SaaS-toepassingen maar al te duidelijk; goedkope oplossingen, die helpen om de productiviteit te verhogen en realtime toegang tot gegevens bieden, waar u ook bent. Het service-element van SaaS is van vitaal belang, en deze applicaties werken voornamelijk op basis van een abonnement. Wanneer een gratis proefversie beschikbaar is, wordt de aankoopbeslissing genomen op basis van eerdere tests van het platform, waardoor een eenvoudige manier om te evalueren wordt mogelijk gemaakt. Als er geen lock-in is, is annulering slechts een klik verwijderd en is dus de prikkel om voortdurend meerwaarde te blijven bieden extreem hoog.

Een andere belangrijke ontwikkeling was de opkomst van een groeiend ecosysteem rondom deze belangrijkste boekhoudtoepassingen. Dit ecosysteem kan vele verschillende vormen aannemen; variërend van links naar financiële service-instellingen, via API's (Application Programming Interfaces) tot derde partijen, zoals Expense Management-applicaties, bijv. Rydoo Expense.

Tenslotte hebben veel van deze SaaS-applicaties ook een voet in de mobiele wereld, gebruikmakend van de kracht en de alomtegenwoordigheid van mobiele apparaten om gegevens vast te leggen en deze te rapporteren. Gegevens bevinden zich niet langer uitsluitend op iemands computer, maar zijn overal eenvoudig te raadplegen. Voorwoord _ "Onze klanten zijn erg enthousiast over Rydoo Expense en de tool werkt heel goed voor zowel de accountant als de klant".

Terwijl sommigen in financiële kringen misschien traag waren om deze nieuwe toepassingen te omarmen, zijn startups dat niet geweest.

Tegenwoordig kunnen de meeste technische ondernemers werken met alleen een smartphone, een laptop en een internetverbinding. Ze hebben de opkomst van SaaS-applicaties enthousiast omarmd, wat niet verwonderlijk is, omdat veel van deze oplossingen echt een meerwaarde bieden tegen aantrekkelijke prijzen.

Samengevat, deze korte tekst onderzoekt de bovenstaande thema's meer gedetailleerd zodat financiële professionals die nog steeds volharden in handmatige processen (voor niet-kernactiviteiten voor boekhouding) kunnen begrijpen hoe complementaire applicaties van het bredere op SaaS gebaseerde ecosysteem hun doelen kunnen ondersteunen. We hopen dat u het interessant vindt.

 

ONZE WERELD VANDAAG

 

Voor mensen die in de financiële wereld werken, werden de afgelopen jaren gekenmerkt door ingrijpende veranderingen. Verandering is natuurlijk nooit gemakkelijk, vooral voor een financieel beroep dat in de voorgaande decennia grotendeels hetzelfde is gebleven.

"Er is niets moeilijker om in handen te nemen, gevaarlijker om te doen, of onzekerder in het succes ervan, dan het voortouw bij de introductie van een nieuwe orde der dingen. Omdat de vernieuwer vijanden heeft bij al diegenen die het goed hebben gedaan onder de oude omstandigheden, en lauwe verdedigers bij diegenen die het goed zullen doen onder het nieuwe.” Niccolò Machiavelli, The Prince (1513)

Desalniettemin zijn SaaS-gebaseerde boekhoudsoftwaretoepassingen alomtegenwoordig geworden, en veel accountants en financiële professionals omarmen hen van harte. Een beslissing om deze cloudgebaseerde oplossingen over te nemen is echter niet eenvoudig. Sommigen hadden misschien aanvankelijk twijfels over waargenomen leercurves (en de vereiste tijdsbesteding). Voor anderen kan de bezorgdheid geworteld zijn in de angst dat deze applicaties kernelementen van de financiële functie zouden vervangen. Gelukkig zijn deze verdenkingen ongegrond gebleken. 

Degenen die wel overstapten naar dit nieuwe cloudgebaseerde aanbod, beseften al snel dat de leercurven niet bijzonder steil waren en dat veel van deze applicaties opvallend intuïtief zijn in vergelijking met verouderde systemen uit het verleden die ze eerder zijn tegengekomen. Opnieuw weerspiegelen deze verbeteringen een nieuwe wereldorde als het gaat om software. Waar eens ondersteuningscontracten de norm waren, is “zero touch”-ondersteuning de juiste keuze. Waar slecht ontwerp ooit slechts een (betaald) telefoontje verwijderd was, heeft een goed ontwerp nu de plaats ingenomen aan het hoofd van de tafel.

Met prijzen op instapniveau van slechts 5 £ per maand moeten deze applicaties goed ontworpen zijn, omdat 1:1-ondersteuningsinteracties van welke aard dan ook snel commercieel onhoudbaar worden. In tegenstelling tot oudere oplossingen zijn moderne SaaS-modellen inherent flexibel, met verwaarloosbare overstapkosten. Vandaar dat de oplossing beter werkt en echt meerwaarde oplevert, gezien concurrerende aanbiedingen slechts een klik verwijderd zijn. In eenvoudige bewoordingen moet de software doen wat beweerd wordt, en moet hij eenvoudig intuïtief zijn. De moderne gebruiker van tegenwoordig heeft weinig tijd voor inferieure applicaties.

En wat met deze applicaties die kernfuncties vervangen en financiële professionals hun werk ontnemen? Wat er al is vervangen, zijn de meer alledaagse elementen van financiën die financiële professionals tijd besparen, die elders beter kan worden besteed.

"We erkenden de noodzaak om onze boekhoudpraktijk te transformeren door SaaS al vroeg te omarmen. De initiële tijdsinvestering was veel minder dan we aanvankelijk hadden verwacht, en onze klanten houden van de verbeterde service die hieruit resulteert. Ons bedrijf floreert" Niall O'Driscoll, FCMA, CGMA, Hoofdaccountant OD Accountants, Bethnal Green, Londen.

Kortom, de opkomst van een veel sterkere ontwerpfocus, evenals de toegenomen kracht die consumenten bezitten, hebben ervoor gezorgd dat bruikbaarheid een belangrijke drijfveer is voor alle moderne softwareontwikkelteams. Gezien het “gebruiksgemak” een basisvoorwaarde is, en het feit dat de evaluatiekosten zijn ingestort met de alomtegenwoordigheid van gratis proefversies die deze oplossingen meestal opleveren. Intense concurrentie, scherp geprijsde bedrijfsmodellen en verwaarloosbare overstapkosten hebben ook bijgedragen tot de snelle acceptatie van deze oplossingen. De volgende stap voor financiële professionals is om applicaties uit het bredere ecosysteem te omarmen, zodat ze blijven voldoen aan de voortdurende veranderingen in de externe omgeving.

 

De Bring Your Own Device (BYOD) Generatie

 

Hoewel veel van de belangrijkste boekhoudsoftwaretoepassingen steeds meer add-ons en integraties pushen, is de echte druk om deze oplossingen te overwegen afkomstig van klanten en medewerkers. De vraag wordt hoofdzakelijk omhoog gedreven door de Bring Your Own Device (BYOD) -generatie, d.w.z. degenen die hun eigen smartphones en tablets meebrengen naar kantoor. Deze gebruikers zijn early adopters, die zelf ook in grotere aantallen nieuwe apps en SaaS-oplossingen omarmen, die het bredere financiële en boekhoudkundige beroep meetrekken. Ze zullen bepalen wat ze nodig hebben om hun bedrijven efficiënt te runnen, en als financiële professionals is het de taak van iedereen om bij te blijven.

Evenzo is de moderne werkplek voor velen die in de dienstverleningssector werken de afgelopen jaren getransformeerd. Werkinstrumenten bestaan nu uitsluitend uit een laptop, een smartphone en een internet/wifi-verbinding. Zelfs onze computers zijn veranderd. Waar we ooit toegang verkregen tot applicaties vanaf de harde schijf, is het merendeel nu toegankelijk via een browser. Waar eens onze desktops een zee van pictogrammen en snelkoppelingen naar mappen waren, is nu een schone desktop gedomineerd door een paar bekende logo's, bijv. Skype, Firefox, Spotify en Dropbox de norm geworden. 

Deze BYOD-generatie wordt niet gedefinieerd door een beperkte leeftijdsdemografie zoals de Millenniumgeneratie, maar bedekt eerder het volledige personeelsbestand. Met andere woorden het is uw klant, uw werknemer en uw toekomstperspectieven.

Zo zijn eveneens de grenzen vervaagd wat betreft de manier waarop software wordt gekenmerkt. Veel applicaties omvatten persoonlijke en zakelijke levens. Voor de meesten zijn de dagen van een IT-afdeling die hardware- en softwareconfiguraties dicteert verleden tijd. De ontdekking van nieuwe oplossingen wordt steeds vaker via aanbevelingen geleid, in plaats van uitsluitend gecontroleerd te worden door professionele serviceadviseurs, zoals voorheen het geval was. Natuurlijk zullen degenen die in meer gereguleerde industrieën werken nog geruime tijd onderhevig zijn aan enige beperkingen.

De opkomst van een hele reeks geweldige software-applicaties die het leven van mensen eenvoudiger maken, staat hierbij centraal. De explosie van smartphone-apps in de afgelopen jaren heeft de perspectieven van mensen verschoven. Het downloaden van apps en het abonneren op “software”-diensten die via een browser worden geleverd, is nu de norm, of dat nu een Netflix-, of een Spotify-abonnement of zelfs het bestellen van een Uber is.

Het is dus de taak van gevestigde financiële professionals om deze bredere reeks nieuwe oplossingen, die verder gaan dan alleen boekhoudsoftwaretoepassingen, te omarmen. Bewustwording van de voordelen die resulteren uit andere op productiviteit gebaseerde applicaties zal steeds belangrijker worden naarmate de rol van financiën meer strategisch wordt. 

"Het integreren van cloudgebaseerde applicaties in uw huidige service mix blijkt de meest effectieve manier te zijn voor zowel firma als klant die de voordelen hiervan plukken. Accountantskantoren die de volgende generatie software willen uitbouwen, moeten dat doen door te kijken naar wat het beste past bij hun klantenmarkt en wat bijdraagt aan hun bestaande servicekennis." Richard Sergeant, Algemeen Directeur, Principle Point _

"Ons onderzoek toont aan dat 64 procent van de KMO's gemiddeld drie cloudapplicaties gebruikten, met 78 procent die aangeven dat ze overwegen om binnenkort nieuwe oplossingen aan te schaffen. Dit betekent dat het gemiddelde aantal gebruikte services de komende drie jaar zal groeien van drie naar zeven. Met nieuwe applicaties die voortdurend op de markt komen, zullen zij het zijn die helpen bij dagelijkse taken en activiteiten zoals het winnen van klanten, het verbeteren van de productiviteit en het beheren van financiën die het populairst zullen zijn." John Davis, Algemeen Directeur , BCSG

 

EBITDA Voorbij

 

Evenzo willen ondernemers en managers in een steeds meer door gegevens gestuurde wereld bruikbare inzichten hebben die verder gaan dan de traditionele historische rapportage van harde cijfers waarvan accountants van oudsher verslag hebben uitgebracht.

Terwijl verschillende applicaties voor eenmalig gebruik verschillende gegevensbestanden genereren, kunnen ze vanuit een breder perspectief gezien echt helpen bij het ondersteunen van zakelijke beslissingen en dit ligt aan de basis van de veranderingen die we meemaken. Rapportage als onderdeel van wettelijke verplichtingen zal niet langer een precedent vormen omdat managers zullen streven naar realtime gegevens en prestatiekernindicatoren (KPI's) die hen helpen betere beslissingen te nemen. Financiële professionals die kunnen helpen inzichten te bieden, zullen in aanvulling op hun diensten veel gevraagd zijn. Met de explosie van gegevens die worden gegenereerd, lopen ook de dagen van de opslag van deze gegevens in silo's ten einde. Het cureren van deze gegevens en het benutten van de voordelen van de gegevens uit het bredere ecosysteem zullen van het grootste belang zijn. De verandering is volop aan de gang. Het is het leven Jim, maar niet zoals we het kennen.

Dus wat zijn enkele van de applicaties waarop u moet letten?

 

Complementaire Oplossingen

 

De eerste vraag die misschien in uw gedachten opkomt is of één provider alles aanbiedt? Historisch gezien probeerden providers zoveel mogelijk verticaal te integreren door aanvullende modules te bouwen als middel om ze aan bestaande klanten te verkopen. Dit was natuurlijk ook goed voor de gebruikers, omdat dit meestal betekende dat ze een vertrouwde interface hadden om te gebruiken, ongeacht de kosten.

Met SaaS of cloudgebaseerde software is het landschap echter heel anders. Specialisme is de norm en in plaats daarvan wordt de omgeving gekenmerkt door bedrijven die zich grotendeels aan nauwer gedefinieerde sectoren vasthouden. Terwijl sommige providers hun eigen oplossingen voor verschillende categorieën zullen aanbieden, zullen ze steevast slechte alternatieven zijn voor oplossingen die exclusief op een categorie zijn gericht. 

In plaats daarvan zijn we getuige geweest van de opkomst van een ecosysteem op basis van API's. Voorbeelden van samengestelde categorieën zijn onder meer:

  • CRM bijv. Zoho
  • Kostenbeheer, bijv. Rydoo Expense
  • Betalingsverwerking bijv. Stripe
  • Tijdregistratie bijv. Toggl
  • Reisbeheer, bijv. Rydoo Travel 

"Door het aannemen van de correcte software kunnen accountantskantoren niet alleen significante verbeteringen in hun eigen werkproces zien, maar kunnen ze ook effectiever met hun klanten werken - wat leidt tot meer klanttevredenheid en -behoud." Kevin McCallum, Directeur Bedrijfsontwikkeling, Freeagent

 

Een Voorbeeld: Het Ecosysteem Kostenbeheer

 

Neem onkostenbeheer als voorbeeld. Deze categorie is de laatste jaren sterk gegroeid, onder meer vanwege de toegenomen kracht van smartphones, die nu zo alomtegenwoordig zijn geworden, en vanwege het groeiende besef van de “tijdrovende bezigheid”' die onkostenbeheer is.

De oudere handmatige (of zelfs Excel) gebaseerde benaderingen zijn voor deze doeleinden gewoon niet langer geschikt. Voor diegenen die de verborgen kosten in verband met onkostenbeheer willen evalueren, is het in kaart brengen van het proces van ontvangst via terugbetaling een pijnlijk traject. Het kost veel moeite en is volledig inefficiënt in vergelijking met moderne digitale oplossingen.

Het gebruik van smartphones om een foto van het ontvangstbewijs te maken, die vervolgens automatisch wordt gelezen, transformeert het kostenbeheersingsproces zoals we het historisch kennen. Door gebruik te maken van de kracht van het ruimere ecosysteem dat hierboven is beschreven, zijn de voordelen echter nog overtuigender.

 

Integraties Kostenbeheer

 

De volgende voorbeelden geven een voorproefje van enkele integraties die het groeiende ecosysteem ondersteunen dat in de bredere bedrijfsproductiviteit/ financiële ruimte wordt gebruikt.

Financiële instellingen

Integraties met bankaccounts zorgen ervoor dat de dagen waarop verklaringen moeten worden afgedrukt, 1 maand nadat de kosten zijn gemaakt en het handmatig afstemmen van het ontvangstbewijs, tot het verleden behoren.

• Payroll

Integraties met de payroll zorgen ervoor dat de terugbetaling naadloos verloopt en dat medewerkers niet langer accounts hoeven te checken en zich afvragen wanneer ze hun geld zullen krijgen.

• BTW-terugvordering

Integraties met BTW-terugvorderingsbedrijven helpen bedrijven om internationale BTW te vorderen waarvoor momenteel vaak de motivatie ontbreekt.

• Cloudgebaseerde Documentopslag

Integraties met oplossingen voor documentopslag, zoals Dropbox, zorgen ervoor dat u ontvangstbewijzen veilig in de cloud kunt opslaan en direct kunt uploaden naar uw kostenbeheersingstool.

• Cloudgebaseerde Boekhoudsoftware

Het zijn echter de integraties van de boekhoudsoftware die de meeste meerwaarde bieden. Uitgaven vastleggen en de gegevens rechtstreeks in uw boekhoudsoftwaretoepassing laten opnemen waardoor een handmatige invoer niet langer nodig is.

Naast deze bovengenoemde integraties, is er de opkomst van e-ontvangstbewijzen die de komende jaren meer alomtegenwoordig zullen worden. En naarmate de transactievolumes toenemen, kan de nettowinst van deze integraties aanzienlijk zijn, omdat dubbel werk wordt vermeden en de tijd besteed aan meer alledaagse gegevensinvoer wordt vrijgemaakt.  

Kortom, de wereld buiten de kern-boekhoudsoftware wordt snel volwassen. Het aantal complementaire oplossingen dat naadloos integreert met dezelfde boekhoudsoftwaretoepassingen staat op ontploffen. En het is alleen door inzicht in sommige van deze kernapplicaties dat financiële professionals echt kunnen garanderen dat hun serviceaanbod geschikt is voor 2016 en later. 

 _ "BTW-terugvorderingsmogelijkheden ingebed in Kostenbeheersingsgegevens lopen op tot enorme sommen. BTW-terugvorderingsbedrijven (zoals VAT IT) kunnen dit potentieel ontsluiten in een naadloos, geautomatiseerd proces met behulp van de nieuwste API's. De technologie biedt inzicht in potentiële terugvorderingen die eerder zijn gemist, en heeft het aanzien van de BTW-terugvorderingsindustrie volledig veranderd ten aanzien van T&E-uitgaven." Brendon Silver, Algemeen Directeur, VAT IT

 

Samenvatting

 

Omdat dit korte document heeft willen illustreren dat de implementatie van SaaS / cloudgebaseerde boekhoudoplossingen slechts een startpunt is voor moderne financiële professionals. De voordelen van deze boekhoudoplossingen zijn goed begrepen en als categorie is deze snel gegroeid. Het is ook duidelijk dat deze applicaties de rol van de applicaties in de financiële wereld niet hebben vervangen, maar ze hebben duidelijk de focus verlegd.

Wat ook duidelijk is, is dat gebruikers steeds meer geneigd zijn om het bredere ecosysteem te omarmen, vooral wanneer het hen tijd kan besparen. Dupliceren van inspanning wordt niet langer getolereerd zoals ooit wel het geval was.

Waarom zou ik gegevens opnieuw moeten invoeren wanneer de twee systemen niet met elkaar communiceren?

Softwareproducenten hebben de kracht van deze ecosystemen onderkend en hebben daarom voor het overgrote deel geprobeerd om uitgebreid met anderen te integreren via API's. Hoewel verkopers van boekhoudsoftware al geruime tijd op de hoogte zijn van het belang van deze aanvullende oplossingen, zijn deze markten pas onlangs volwassen genoeg geworden om verdere promotie te rechtvaardigen. Accounting SaaS / cloudgebaseerde providers weten maar al te goed dat de relatie een symbiotische relatie is. Gebruikers van andere applicaties kunnen hun selectie van boekhoudsoftware beperken tot diegenen die integreren met hun eigen applicatie. Het is zeer in hun belang om ervoor te zorgen dat het ecosysteem levendig is, en dit verklaart dus de groeiende aandacht.

Terwijl ondernemers snel een bredere reeks productiviteitsapplicaties hebben omarmd, zijn veel financiële professionals niet verder gegaan dan de invoering van boekhoudsoftware. Zoals dit document heeft geprobeerd te argumenteren, is de tijd rijp om aanvullende complementaire oplossingen te ontdekken, waardoor financiële professionals zich buiten hun onmiddellijke comfortzones verplaatsen. Het heeft ook geprobeerd een licht te werpen op enkele van de hoofdcategorieën die verder onderzoek rechtvaardigen.

 

De volgende stap is aan u!

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.