>>> >> > >>

Hoe beheer je best je tijd en energie als je bedrijf groeit

Voor kmo’s en zelfstandigen zijn de eerste fases cruciaal voor je bedrijf. Hoe je je bedrijf in de eerste twee beginjaren beheert zal een grote impact hebben op hoe snel je bedrijf groeit.

Bedrijven hebben de neiging om te groeien in verschillende periodes – er zijn slechts weinig bedrijven die een constante, lineaire groei zien.

Dit zijn perioden van groei, gevolgd door een stabiele periode, en het is in deze groeiperioden dat het bedrijf getest wordt.

Hoe je ermee omgaat als je bedrijf een drukke periode tegemoet komt is cruciaal.

Energie is even belangrijk als tijd

Zelfs alle tijd in de wereld zal niet helpen als je de energie niet hebt om iets gedaan te krijgen.

Als je bedrijf groeit, zal je zien dat je tijd meer en meer verspreid wordt – verspreid over een oneindig durende takenlijst.

Hoe dan ook, het is niet genoeg om te voorspellen hoeveel tijd je aan deze taken zult spenderen; je zal dit moeten ondervinden.

Je energie goed beheren is heel erg belangrijk – je moet het grootste deel van je mentale energie toewijden aan taken die creativiteit, diep denken en expertise nodig hebben.

Om dit efficiënt te doen, maak je best eerst een analyse van je dagelijkse takenlijst, en deze sorteer je dan op basis van prioriteit.

1. Je taken analyseren en prioriteiten stellen

Wanneer je je takenlijstje voor de dag (of week) bekijkt, kan je taken verdelen in 2 brede categorieën of belangrijke taken (‘Belangrijke taken’ zijn taken die noodzakelijk zijn voor het bedrijf)

  1. Taken die expertise vragen, creativiteit en een hoge hoeveelheid mentale energie om te vervolledigen
  2. Taken die veel tijd vragen, hoewel ze niet zo veel focus en energie vragen

Laten we enkele voorbeelden bekijken van elke takencategorie.

Stel dat je een software ontwikkelaar bent, na vele jaren hard werken in de industrie, heb je besloten om je eigen pad te volgen als zelfstandige ondernemer.

Je hebt succesvol afscheid genomen, je hebt een degelijke klantenbestand en je bedrijf is snel aan het groeien.

Als een zelfstandige ondernemer, heb je de leiding over elk aspect van het bedrijf. Je hebt besloten om je takenlijst in twee categorieën te verdelen gebaseerd op bovenstaande criteria:

Categorie 1 – deze taken liggen aan de basis van je bedrijf. In jou geval, betekent dit het schrijven van de code en het ontwikkelen van de software. Andere taken die binnen categorie 1 passen, zijn een marketing strategie en content schrijven voor je bedrijf.

Categorie 2 – deze taken, hoewel van immens belang voor je bedrijf, zijn wat vervelend en tijdsrovend. Deze bevatten het reageren op e-mails van klanten, administratieve en boekhoudkundige verplichtingen, en andere kleine taken die noodzakelijk zijn om je bedrijf goed te doen draaien.

2. Start je dag met het belangrijkste taakje

Nu dat je takenlijst is gesplitst in twee categorieën, kan je al raden welke je het grootste deel van je mentale energie moeten geven.

Je zou je dag altijd moeten starten met categorie 1 taken – de technische, creatieve taken.

Je hersenen functioneren het beste in de morgen, zo het is zinvol om de belangrijkste taken ’s ochtends meteen aan te pakken wanneer je nog vol energie zit en je focus het hoogste is.

3. Het belang van ononderbroken focus

Tijdens het werken aan belangrijke zaken in de ochtend, is het belangrijk om niet gestoord te worden zodat je efficiënt kan verder werken.

Wanneer het tot creativiteit en veeleisende taken komt, presteren we het best wanneer we in ‘de zone’ komen – een staat van intense focus dat we bereiken door een momentum te bouwen op een bepaalde taak.

Spijtig genoeg, is er niets effectiever om ons uit deze zone te halen dan een trillende smartphone of een veel te veel pratende collega.

Je productiviteit – als ook de kwaliteit van je werk – zal verhogen als je jezelf 3 of 4 uur per dag ongestoord werken gunt.

Gebruik deze tijd om je categorie 1 taken af te werken, en je bent weg voor de rest van de dag.

4. Manieren om je energie en focus te optimaliseren

Dus we hebben vastgesteld dat energie en focus even belangrijk zijn (misschien zelfs belangrijker) dan time management.

Als je energie hoog is en je focus sterk, kan je ongelooflijk veel werk doen in een korte periode.

Hier zijn enkele goede manieren om je energie en focus te optimaliseren, en het meeste uit je dag te halen:

Stop met je mail te checken!

Je focus beheren komt met enkele schijnbare contra-intuïtieve implicaties, waarvan één is om je mail zo vaak te checken.

Het feit is, we zijn verslaafd aan e-mails.

Technologie is diep in onze gemeenschap ingewoven, waardoor het moeilijker wordt om ons te disconnecteren, zelfs voor een korte periode.

Spijtig genoeg, kan continu je mail checken heel onproductief zijn.

Om op je best te presteren, moet je een momentum zetten op een taak, en deze kan je enkel bereiken door onafgebroken focus.

Lees een pagina van Tim Ferriss’ boek

In het fantastische boek ‘The 4-Hour Workweek’ geeft Tim Ferriss de suggestie om je mailbox slechts op specifieke tijden van de dag te checken, en deze de rest van de dag te negeren.

Ferriss vertelt dat hierdoor niet enkel je productiviteit en de focus doorheen de hele dag zal verbeteren, maar ook de stress erg verminderen.

Indien het een noodgeval is, ben je nog steeds bereikbaar via telefoon; de kans dat het compleet de mist in zou lopen (en enkel oplosbaar zou zijn via mail) is heel erg klein!

Werk in intervallen van 90 minuten

Wanneer je aan erg belangrijke creatieve taken werkt, zal je ondervinden dat je prestatie op zijn best is wanneer je in intervallen van 90 minuten werkt, met een pauze van 15-20 minuten tussen elke werksessie.

Dit komt door een biologische cyclus die ons zenuwstelsel regelt. Terwijl je waarschijnlijk al over het Circadiaan ritme (de 24-uur dag-dacht cyclus) hebt gehoord, kan het zijn dat je nog niet van het Ultradiane ritme hebt gehoord.

Essentieel, het Ultradiane ritme zegt dat het natuurlijk patroon van onze hersenen 90 minuten focus is, gevolgd door 20 minuten rust.

Er zijn al vele studies over dit fenomeen gedaan, en de best presterenden in verschillende domeinen hebben allemaal een instinctieve voorkeur voor deze cyclus; als voorbeeld, meerdere elite violisten hebben een gelijkaardig oefen regime, deze is:

  • Oefenen in de ochtend
  • Oefenen met een interval van 90 minuten
  • Pauzes nemen tussen oefensessies

Merk op dat dit niet enkel in lijn is met het concept van het Ultradian ritme, maar het stemt ook gelijk met het vorige punt over het doen van creatief werk in de ochtend.

Merk op dat het lijkt in te gaan tegen de manier van denken van ondernemers – kleine bedrijven hebben een reputatie om lange uren te werken (zoals bijvoorbeeld Silicon Valley startups, waar werkweken van 100 uren geen uitzondering zijn!). Hoe dan ook, jezelf af en toe een adempauze geven kan je productiviteit aanzienlijk verhogen.

Hoe kan je werk uitbesteden om vrije tijd te creeëren

Terwijl de 90-minuten werk cyclus heel effectief is voor grote, technische taken, heb je nog steeds veel minder leuke, vervelende taken; spijtig genoeg, zijn deze taken kritiek om er een succesvol bedrijf van te maken.

Als je bedrijf uitbreidt en je omzet stijgt, zal je zien dat deze kleinere (categorie 2) taken opstapelen; uiteindelijk zullen deze overweldigend worden.

Deze categorie 2 taken kunnen voor het grootste deel uitbesteed worden. Laten we een kijkje nemen naar enkele cruciale delen van het bedrijf dat je kan uitbesteden.

1. Klantendienst

De klantendienst kan zeker uitbesteed worden; hoewel, wanneer de meeste mensen denken aan het uitbesteden van de klantendienst, wordt er aan een gigantisch bedrijf gedacht dat uitbestedingen doen aan een call center ter grootte van een warenhuis.

Het uitbesteden van de klantendienst is niet iets dat enkel gereserveerd is voor grote bedrijven.

‘Virtuele assistenten’ groeien in populariteit, en dit zijn zeer effectieve oplossingen voor kleine bedrijven. Eigenlijk huur je iemand in als assistent – je leidt hen op, leert hen de specifieke handelingen die ze moeten doen in bepaalde gevallen, en delegeert bepaalde verantwoordelijkheden aan hen.

Als voorbeeld, je kan makkelijk de virtuele assistent inhuren om klantenzaken af te handelen.

Je voorziet deze virtuele assistent met een diepe kennis van het bedrijf, bekijkt enkele mogelijke scenario’s en zet hem online om e-mails en telefoons van klanten te behandelen.

Virtuele assistenten zijn getraind om exact te doen wat je hebt gezegd, dus je hoeft je geen zorgen te maken over het niet begrijpen van de job.

Zo lang als je hem de juiste informatie geeft, neemt deze alle normale vragen van de klanten op zich.

Wanneer een ingewikkeldere vraag verschijnt, zal de assistent deze doorsturen.

Natuurlijk, eens je bedrijf tot een bepaald punt groeit, zal je misschien iemand aannemen om deze zaken te behandelen.

Hoe dan ook, in de begin fases (of als je een zelfstandige ondernemer bent), is een virtuele assistent een ideale manier om wat vrije tijd te maken en om energie te steken in het groeien van je bedrijf en de belangrijke taken.

2. Marketing en promotie

Marketing en promotie kunnen heel erg tijdsrovend zijn. Gelukkig is dit iets dat ook heel makkelijk kan uitbesteed worden.

Moderne marketing komt in verschillende maten en vormen, van PPC campagnes tot content marketing tot virale sociale media campagnes.

Welk type marketing er ook het beste past bij je bedrijf, er is altijd wel een agenstchap die aanbiedt wat jij zoekt.

Spijtig genoeg is het uitbesteden van marketing heel wat duurder dan een virtuele assistent in te huren; hoe dan ook; goede marketing levert een enorme ROI op, en de juiste marketing strategie vinden kan je bedrijf snel de ruimte in doen groeien!

3. Website content

Je website regelmatig updaten met content is eigenlijk een deel van de contentmarketing, en het haalt het traditionele adverteren snel in tov digitaal gebaseerde bedrijven.

Welk type content je regelmatig wilt updaten op je website (blogs, videos, podcasts, nieuwsartikels, ..), je vind altijd wel een dienst die dit behandelt.

Natuurlijk, je mag verder doen met het zelf produceren van content – het is altijd goed om je stem te laten horen en met je lezers te verbinden. Hoe dan ook, een dienst hebben met hoge kwaliteit content kan een grote druk van je schouders halen (en veel tijd besparen!).

4. Boekhouding en administratie

De boekhouding en administratie kan voor een groot deel met applicaties worden behandeld – Misschien moet je zelf geen echte persoon inhuren!

Applicaties zoals Freshbooks maken het traditionele boekhoudproces erg gemakkelijk, met het vereenvoudigen van vele taken.

Denk aan taakjes die normaalgezien een Excel spreadsheet nodig hebben, meerdere uren van data invoeren en heel veel rekenwerk inhoudt; er is een grote kans dat er een app is die het hele proces kan automatiseren en versnellen!

Focus op je sterktes, besteed je zwaktes uit

Tenslotte is de bedoeling van uitbesteden om wat vrije tijd te maken voor jezelf zodat je kan werken aan de zaken die je interessant vindt en waar je echt goed in bent.

Dit zal niet enkel je werkdag aangenamer maken, de kwaliteit van je werk zal enorm verhogen; na dat alles, de mensen aan wie je werk uitbesteed zijn experten in wat ze doen.

Schaalbaarheid – een plan voor plotse groei

Stel dat je een fabrikant ben van elektronische componenten, en je bedrijf is zo’n 6 maanden oud. Je deed een beetje marketing, nam contact op met klanten, en traag maar zeker groeit je bedrijf.

Eén van je klanten is heel blij met je product, dus ze verwijzen vrienden door naar je bedrijf.

Plots ontvang je een bestelling van 10.000 stukken, en je hebt slechts enkele weken om dit order tot een goed einde te brengen.

Deze gebeurtenis kan opduiken bij elk bedrijf, maakt niet uit in welke industrie.

Het is erg belangrijk dat je een game-plan hebt voor situaties zoals deze, omdat deze kans missen een ongelooflijk verlies in omzet kan betekenen, en het zou je bedrijf de das om kunnen doen op lange termijn.

Welke industrie ook, je moet je voorbereiden op elke mogelijkheid van een plotse en hoge stijging in vraag.

Anders zal je het moeilijk hebben eens die bestelling binnen komt – je zal niet weten wat te doen, en je zal hierdoor waarschijnlijk fouten maken.

Contacteer op voorhand bedrijven die je kunnen helpen met grote hoeveelheden moest het opeens zo ver zijn.

Als je een fabrikant bent, ga dan praten met andere fabrikanten; vraag naar hun prijzen, hun geschiktheid, en de tijd die ze nodig hebben.

Als je een back-up plan hebt, zal je deze grote hoeveelheden aankunnen en dit zal een enorm voordeel zijn voor je bedrijf.

Hoe zorg jij ervoor dat je bedrijf groeit?

Gerelateerde artikelen

Rydoo

Een digitale transformatie begint van binnenuit

Koen Dierckx werkt sinds 2015 als financieel directeur bij Van Breda Risk and Benefits. Om de digitaliseringsstrategie van het bedrijf te ontwikkelen, onderzocht hij de bestaande processen van het bedrijf en bekeek hij hoe hij taken met geringe toegevoegde waarde kon optimaliseren en digitaliseren.

Rydoo

13 belangrijke functies die elke T&E tool moet hebben

Reis- en onkostenbeheer (TEM) is de afgelopen jaren veel veranderd. Met name Software as a Service (SaaS) tools hebben de manier waarop onkosten worden beheerd, verstoord. Wat ooit zeer innovatieve tools voor moderne bedrijven waren, is nu in veel bedrijven de standaard geworden. Met meer dan 100 bedrijven die oplossingen voor onkostenbeheer aanbieden, kan het echter lastig zijn om de juiste optie voor je bedrijf te kiezen. Deze gids helpt je met het verzekeren van een goede match tussen de noden van je bedrijf en de door jou gekozen TEM-tool.

 

Rydoo

Hoe kun je floreren in de veranderende consultancybranche

Net als iedere andere industrie, verandert de consultancy sneller dan ooit tevoren. Technologische transformatie en digitale ontwrichting zorgen voor grote veranderingen, maar herdefiniëren ook wat het betekent om een consultant te zijn.

Rydoo

Btw-teruggavehandleiding voor bedrijven

€ 20 miljard. Dat is de hoeveelheid geld die elk jaar op de tafel blijft liggen in niet-opgeëiste buitenlandse btw.

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.