>>> >> > >>

Interview met Bjorn Poelman: Hoe Deloitte ons hielp om onze Per diems-module te Optimaliseren

Waarom is het gebruik van per diems een meerwaarde voor uw bedrijf? Hoe helpt het platform van Rydoo deze te beheren? En hoe betrouwbaar is het platform?

In dit tweede per-diems blogbericht deelt Bjorn Poelman, Senior Manager verantwoordelijk voor Beloningen & Voordelen, Belastingen en HR-services bij  Deloitte België, zijn kennis over de structuren en regels van per diems in verschillende landen en de voordelen van het gebruik ervan binnen bedrijven. 
Bjorn heeft Rydoo geholpen haar Per diem-module te optimaliseren en zorgt voor de nauwkeurigheid van de berekening en de constante update van de verschillende tarieven.

Bjorn, je hebt het proces geleid waarin Deloitte gespecialiseerd belastingadvies gaf met betrekking tot de per diem-module van Rydoo. Wat is de grootste uitdaging die je moest overwinnen?

Ik geloof dat het moeilijkste onderdeel van het beoordelen van alle per diems voor alle landen is dat het regime in elk land anders is. Elk land heeft zijn eigen lokale wetgeving inzake de behandeling van belastingen en sociale zekerheid van per diem vergoedingen. In sommige landen moeten bedrijven strikte wettelijke richtlijnen volgen. In andere landen kunnen bedrijven afwijken, met mogelijke gevolgen voor belastingen en sociale zekerheid. Voor het project coördineerde Deloitte België het advies met alle lokale Deloitte-specialisten om de verschillende regelgevingen te controleren. Het bepalen van de verschillende regels en uitzonderingen was waarschijnlijk de grootste uitdaging, gezien het feit dat deze, door het ontwikkelteam van Rydoo, in één kader moesten worden geplaatst dat gereed was voor implementatie. Maar nu zijn ze beschikbaar in één enkele software, en dat is best handig.

We hebben samengewerkt aan de per diems voor Noorwegen, Denemarken, Zweden, Finland, Groot-Brittannië en Duitsland, die deze week worden uitgerold. Welke landen zijn de volgende op de lijst?
De volgende landen zijn Tsjechië, Polen, Australië en Rusland. Andere landen zullen later dit jaar ook volgen.

Bij per diems draait alles om dagtarieven en deze worden elk jaar bijgewerkt. Hoe zorgen we ervoor dat de tarieven up-to-date blijven?
Verschillende landen hebben mogelijk een andere update-tijd voor hun per diems. Samen met Rydoo creëren we een tijdlijn om up-to-date te blijven inzake de verschillende landen, nu en in de toekomst. We werken samen met de lokale Deloitte-specialisten in de andere landen om ervoor te zorgen dat de dagelijkse tarieven regelmatig worden bijgewerkt.

Waarom is het gebruik van per diems zo‘n meerwaarde voor bedrijven? En specifiek voor Deloitte?
Onder per diem wordt verstaan de extra uitgaven die worden gemaakt om ver van huis te verblijven tijdens de lopende zakelijke verantwoordelijkheden. De per diem is een forfaitair bedrag en kan belastingvrij worden verstrekt (afhankelijk van het type opdracht) in sommige landen (bijvoorbeeld België en de VS) waar de overheid per dag tarieven publiceert voor steden/landen. In de praktijk verwijzen Belgische en Amerikaanse organisaties naar de drempels en stemmen het per diem-beleid af op deze percentages. We zien ook dat bedrijven hun eigen drempels voor per diems bepalen in hun wereldwijde reisbeleid, wanneer er veel zakenreizen zijn in een bepaalde regio, op basis van de gangbare praktijk.
Bedrijven werken daarom om verschillende redenen met per diems. Ten eerste betekent het gebruik van per diems minder administratie en verwerking, omdat u als bedrijf niet alle verschillende uitgaven afzonderlijk hoeft te vergoeden. En ten tweede zijn per diems gestandaardiseerde uitgaven, die het bedrijf en de werknemer duidelijk maken wat een normale dagelijkse onkostenratio is. Er bestaat geen enkele verwarring over wat de werknemer kan uitgeven.

En tenslotte, waarom is de per diem-module van Rydoo een aanwinst voor jou persoonlijk?
Ik vind het prettig dat het platform het voor de gebruiker gemakkelijk maakt om te weten op welke dagvergoeding hij/zij recht heeft. In sommige landen zijn bijvoorbeeld pro rata bedragen van toepassing indien het bedrijf bepaalde uitgaven rechtstreeks betaalt. Voor een werknemer is het nogal complex om deze regimes zelf te moeten controleren wanneer hij/zij om een vergoeding vraagt door middel van onkostennota's. Als u kunt aangeven waar u bent geweest en of u lunch/ontbijt/enz hebt gehad en het systeem het toepasselijke bedrag automatisch laat berekenen, is dat voor een eindgebruiker zoveel gemakkelijker. Vooral voor mensen die op de baan zijn, is het erg handig om het platform op hun mobiele telefoon te kunnen gebruiken en hun per diem-vergoedingen op regelmatige basis bij te houden. 

 

 

Gerelateerde artikelen

Rydoo

Een digitale transformatie begint van binnenuit

Koen Dierckx werkt sinds 2015 als financieel directeur bij Van Breda Risk and Benefits. Om de digitaliseringsstrategie van het bedrijf te ontwikkelen, onderzocht hij de bestaande processen van het bedrijf en bekeek hij hoe hij taken met geringe toegevoegde waarde kon optimaliseren en digitaliseren.

Rydoo

13 belangrijke functies die elke T&E tool moet hebben

Reis- en onkostenbeheer (TEM) is de afgelopen jaren veel veranderd. Met name Software as a Service (SaaS) tools hebben de manier waarop onkosten worden beheerd, verstoord. Wat ooit zeer innovatieve tools voor moderne bedrijven waren, is nu in veel bedrijven de standaard geworden. Met meer dan 100 bedrijven die oplossingen voor onkostenbeheer aanbieden, kan het echter lastig zijn om de juiste optie voor je bedrijf te kiezen. Deze gids helpt je met het verzekeren van een goede match tussen de noden van je bedrijf en de door jou gekozen TEM-tool.

 

Rydoo

Hoe kun je floreren in de veranderende consultancybranche

Net als iedere andere industrie, verandert de consultancy sneller dan ooit tevoren. Technologische transformatie en digitale ontwrichting zorgen voor grote veranderingen, maar herdefiniëren ook wat het betekent om een consultant te zijn.

Rydoo

Btw-teruggavehandleiding voor bedrijven

€ 20 miljard. Dat is de hoeveelheid geld die elk jaar op de tafel blijft liggen in niet-opgeëiste buitenlandse btw.

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.