>>> >> > >>

Je boekhouding in de cloud? 6 tips om je keuze te vereenvoudigen

Veranderen van je desktop boekhoudpakket naar een boekhoudpakket in de cloud is niet iets wat je van vandaag op morgen beslist.

De voornaamste reden waarom zelfstandigen meer en meer kiezen voor cloud-based boekhoudsoftware is vooral de flexibiliteit en de efficiëntie, maar de juiste pakketkeuze is niet zo eenvoudig als je denkt.

Er zijn vele oplossingen beschikbaar, maar hoe ben je er zeker van dat je de juiste keuze maakt? Er zijn vele zaken die je moet overwegen, zaken die je meestal niet kunt checken tijdens de gratis trialperiode die de leveranciers aanbieden.

Voordelen van online boekhoudsoftware

Eerst en vooral kijken we even naar enkele grote voordelen van online boekhoudsoftware:

  • Je bent niet locatie-gebonden. Je hebt enkel toegang nodig tot internet en je kan aan je boekhouding
  • Verschillende gebruikers kunnen in real-time samenwerken. Je boekhouder kan meteen aan de data die je hebt ingevoerd
  • Geen zorgen meer over je back up, je gegevens worden veilig bewaard in de cloud
  • Rapporteringstools geven je inzichten in real-time
  • Software in de cloud is schaalbaar, de ideale oplossing dus voor zelfstandigen of kleine ondernemingen
  • Je werkt steeds met de nieuwste versie. SaaS bedrijven werken constant aan verbeteringen en brengen op regelmatige basis nieuwe features uit.

Veranderen naar online boekhoudsoftware

Om je bij te staan in je zoektocht naar het juiste online boekhoudpakket hebben we enkele tips opgesteld. Gebruik deze checklist zodat je zeker goed voorbereid bent en de juiste keuze maakt!

1. Setup en support bij opzetten van je account

Wanneer je je boekhouding verhuist van je desktop naar de cloud moet je heel wat data mee verhuizen. Dit is niet altijd een lachertje, dus informeer je in welk formaat dit moet gebeuren. Lees de FAQ van de leverancier en lees reviews van andere gebruikers.

Probeer in contact te komen met de leverancier en vraag of ze support bieden bij het importeren van deze data. De manier waarop ze support bieden is ook belangrijk. De vaakst voorkomende manier is support via mail, maar support via een live chat of telefoon is in dit geval zeker een meerwaarde.

2. Vraag je boekhouder om advies

Vergeet zeker geen raad te vragen aan je boekhouder. Zijn advies is goud waard, en hij zal je zeker op de goede weg helpen. Je boekhouder heeft ongetwijfeld al ervaring met online boekhoudsoftware via andere klanten en kent dan ook de voor- en nadelen van verschillende pakketten.

3. Rapporteringstools

Rapporteringstools laten je toe om in real-time inzichten te krijgen en beslissingen te baseren op relevante data.

De rapporteringstools zijn misschien wel de belangrijkste tools binnen je online boekhoudpakket! Maak tijdens je proefperiode dus zeker een aantal rapporten aan en vergelijk tussen de verschillende aanbieders met welk gemak je deze rapporten kunt opstellen.

4. Schaalbaarheid en add-ons

Vergelijk de verschillende prijsmodellen en kijk goed wat je er allemaal voor terugkrijgt. Als je weet dat je de komende jaren gaat groeien, zie dan dat je boekhoudsoftware met je mee kan groeien.

Een ander onderdeel dat je moet bekijken is het ecosysteem van je boekhoudsoftware. Vergelijk dit met een smartphone: ze kunnen allemaal bellen en smsjes versturen, maar de apps maken een smartphone pas echt interessant, en de beschikbare apps verschillen per platform.

Kijk dus niet enkel naar wat de software “out of the box” te bieden heeft. Kijk ook naar de add-ons die beschikbaar zijn om je productiviteit te verhogen. Populaire add-ons voor online boekhoudsoftware zijn expense management tools, koppelingen met CRM & Project Management software of integraties met e-commerce pakketten.

5. Financiële data

Je financiële transacties integreren kan je heel wat tijd besparen. Als je bedrijf bijvoorbeeld PayPal gebruikt is het aan te raden een pakket te zoeken die de PayPal transacties kan inladen.

 6. Data backups

Maak je geen zorgen meer over back ups! Indien je toch nog niet helemaal overtuigd bent, zorg er dan voor dat je in enkele eenvoudige stappen een back up kan downloaden.

Een andere vraag die je je zeker moet stellen is de termijn dat je gegevens worden bewaard. Dit hangt meestal af van het land waarin je woont. Bij Rydoo bewaren we de gescande bonnetjes van onze klanten voor minstens 7 jaar, en kan men ze nog steeds downloaden, zelfs al wordt de account opgezegd.

Nog tips bij het kiezen van het juiste online boekhoudpakket? Laat ze gerust achter in de comments hieronder!

Gerelateerde artikelen

Rydoo

Een digitale transformatie begint van binnenuit

Koen Dierckx werkt sinds 2015 als financieel directeur bij Van Breda Risk and Benefits. Om de digitaliseringsstrategie van het bedrijf te ontwikkelen, onderzocht hij de bestaande processen van het bedrijf en bekeek hij hoe hij taken met geringe toegevoegde waarde kon optimaliseren en digitaliseren.

Rydoo

13 belangrijke functies die elke T&E tool moet hebben

Reis- en onkostenbeheer (TEM) is de afgelopen jaren veel veranderd. Met name Software as a Service (SaaS) tools hebben de manier waarop onkosten worden beheerd, verstoord. Wat ooit zeer innovatieve tools voor moderne bedrijven waren, is nu in veel bedrijven de standaard geworden. Met meer dan 100 bedrijven die oplossingen voor onkostenbeheer aanbieden, kan het echter lastig zijn om de juiste optie voor je bedrijf te kiezen. Deze gids helpt je met het verzekeren van een goede match tussen de noden van je bedrijf en de door jou gekozen TEM-tool.

 

Rydoo

Hoe kun je floreren in de veranderende consultancybranche

Net als iedere andere industrie, verandert de consultancy sneller dan ooit tevoren. Technologische transformatie en digitale ontwrichting zorgen voor grote veranderingen, maar herdefiniëren ook wat het betekent om een consultant te zijn.

Rydoo

Btw-teruggavehandleiding voor bedrijven

€ 20 miljard. Dat is de hoeveelheid geld die elk jaar op de tafel blijft liggen in niet-opgeëiste buitenlandse btw.

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.