>>> >> > >>

Verspil Niet Langer Geld en Ga Digitaal

Kleine en middelgrote ondernemingen ruilen het papier steeds vaker in voor digitale alternatieven - en daar hebben ze hun redenen toe. Niet alleen biedt het runnen van een gedigitaliseerd bedrijf veel grote voordelen, het is ook makkelijk uit te voeren!

Eens digitaal wil je niet meer terug! Hier zijn de redenen waarom:

  • Overschakelen van papier naar digitaal vergroot de ROI
  • Grote financiële besparingen (arbeid, drukwerk, opslag)
  • Zo goed als waterdichte dataveiligheid
  • Betere en makkelijkere customer service
  • Milieuvriendelijk

Voor nieuwe bedrijven is het natuurlijk makkelijk om vanaf het begin papierloos te werken. Maar u vraagt zich misschien af hoe een ouder en gevestigd bedrijf overstapt naar een volledig digitaal model. Gelukkig is dat helemaal niet zo moeilijk! Zelfs grote bedrijven kunnen het overgangsproces afhandelen in een week of twee.

Scan Oude Documenten Automatisch In

In de eerste plaats moet u al de oude documenten die u bewaart in de opslagruimte digitaliseren. Het zou ontzettend tijdrovend zijn mocht u alles zelf inscannen, maar er zijn talloze diensten die dat graag voor u doen.

Bedrijven die documenten inscannen bieden een zeer uitgebreide service aan - het enige wat u moet doen is hen enkele dozen papierwerk toesturen.

Deze bedrijven scannen elke pagina in met behulp van OCR-software (optical character recognition, ofwel "optische tekenherkenning"). Die software maakt documenten volledig doorzoekbaar en makkelijk te organiseren. Bovendien bieden vele bedrijven ook opslagruimte in de cloud aan voor uw documenten, wat de toegankelijkheid nog groter maakt, op elk moment van de dag.

Maak er een Gewoonte van Nieuwe Documenten te Digitaliseren

Voor deze stap hebben uw medewerkers en u misschien wat training nodig, maar in wezen is het erg eenvoudig - het is een gewoonte, simpelweg!

Formulieren

Digitaliseer al de formulieren die u gebruikt in uw bedrijf. Wanneer een consument, een medewerker of een klant een formulier moeten invullen, biedt het hen dan digitaal aan.

Werken ze op het terrein, biedt hen dan een tablet of een computer aan waarmee ze de gegevens kunnen invullen. Wilt u formulieren verzenden, gebruik dan een eenvoudige Pdf of een online formulier in plaats van papier en post.

Op het eerste gezicht lijkt dit misschien een vreemde overgang, maar u zag snel beseffen dat dit veel efficiënter is, en een stuk makkelijker!

Bonnetjes en Financiële Documenten

Bij het idee aan het digitaal opslaan van zakelijke uitgaven zien de meeste mensen zichzelf uren voor een computerscherm zitten terwijl ze bonnetje na bonnetje overtypen in een Excel-bestand.

Gelukkig behoort het handmatig kopiëren van financiële informatie tot het verleden!

Dankzij OCR-technologie (optical character recognition; "optische tekenherkenning") digitaliseer je een ontvangstbewijs simpelweg door er een foto van te nemen met je smartphone.

Het enige wat je nodig hebt is de juiste app.

Deze methode biedt grote organisatorische voordelen. Gedigitaliseerde bonnetjes zijn erg makkelijk om te bewaren en te organiseren - je kan er digitaal in zoeken, ze gaan niet vervagen op de duur en je verliest ze niet langer.

Je bespaart een aanzienlijke som geld, want je krijgt een beter zicht op de uitgaven van je bedrijf, die je beter kan beheren.

Bovendien vergemakkelijkt het het opstellen van het terugvorderingsformulier van de BTW, waarmee je geld terugkrijgt dat je anders zou verliezen.

Facturen

Tegenwoordig verzenden de meeste bedrijven hun facturen digitaal, hoewel vele nog steeds de gewoonte hebben ze af te drukken en op te slaan. Wanneer je facturen verzendt en ontvangt in Pdf-formaat, sla de Pdf dan op en zet hem in de cloud.

Wanneer een bedrijf papieren facturen verzendt, vraag dan of het kan overschakelen naar digitale facturen voor u.

Vele bedrijven kunnen dat namelijk al en hebben dat zelfs liever - misschien zaten ze gewoon te wachten op jouw vraag!

Gebruik Digitale Contracten

Het lijkt alsof juridische contracten voor eeuwig verbonden zullen blijven met pen en papier. Maar digitale contracten en elektronische handtekeningen zijn niet enkel bijzonder handig, ze zijn ook nog eens 100% legaal en bruikbaar in elke rechtbank.

Software als DocuSign maakt het opstellen en ondertekenen van een elektronisch contract erg gemakkelijk én het hele proces is op zich veel veiliger dan een traditioneel papieren contract.

Een aantal beveiligingsmaatregelen (zoals een complete encryptie van het document, een beveiligde toegang, en de volledige privacy van de gebruiker) zorgen ervoor dat elektronische contracten altijd de betrokken partijen bereiken zonder het risico te lopen op onderschepping of diefstal.

Voor kleine bedrijven is dat doorgaans minder belangrijk, maar voor grote bedrijven zijn de veiligheid en de privacy van contracten van het allergrootste belang.

Gebruik de Cloud

Hoewel het in strikte zin niets met papier te maken heeft, geldt de cloud als de volgende stap in het digitale zakendoen.

In de meeste gevallen levert het gebruiken van de cloud voor uw zaken grote voordelen op wat betreft kostprijs, veiligheid en beschikbaarheid.

De meeste bedrijven bewaren hun data op een in-house server. In grote bedrijven is dat vaak een volledige serverruimte op zich.

Deze in-house servers betekenen niet enkel een risico voor de veiligheid (vooral in kleinere bedrijven, waar ze meestal niet achter slot en grendel zitten), maar er is ook het voortdurende risico op het verlies van de data.

Met dataopslag in de cloud versterkt u de veiligheid van uw data en bovendien wint u er veel tijd en zelfs geld mee (u hoeft zich namelijk niet langer zorgen te maken om het onderhoud van de server).

Door technologie als dienst te gebruiken (of het nu infrastructuur is of software) zal u vele aspecten van uw bedrijf verbeteren. Zet dus de stap, en verhuis uw hele zaak naar de digitale wereld!

Heeft u nog tips voor andere KMO's om digitaal te gaan? Laat ze achter in de comments!

Gerelateerde artikelen

Rydoo

Een digitale transformatie begint van binnenuit

Koen Dierckx werkt sinds 2015 als financieel directeur bij Van Breda Risk and Benefits. Om de digitaliseringsstrategie van het bedrijf te ontwikkelen, onderzocht hij de bestaande processen van het bedrijf en bekeek hij hoe hij taken met geringe toegevoegde waarde kon optimaliseren en digitaliseren.

Rydoo

13 belangrijke functies die elke T&E tool moet hebben

Reis- en onkostenbeheer (TEM) is de afgelopen jaren veel veranderd. Met name Software as a Service (SaaS) tools hebben de manier waarop onkosten worden beheerd, verstoord. Wat ooit zeer innovatieve tools voor moderne bedrijven waren, is nu in veel bedrijven de standaard geworden. Met meer dan 100 bedrijven die oplossingen voor onkostenbeheer aanbieden, kan het echter lastig zijn om de juiste optie voor je bedrijf te kiezen. Deze gids helpt je met het verzekeren van een goede match tussen de noden van je bedrijf en de door jou gekozen TEM-tool.

 

Rydoo

Hoe kun je floreren in de veranderende consultancybranche

Net als iedere andere industrie, verandert de consultancy sneller dan ooit tevoren. Technologische transformatie en digitale ontwrichting zorgen voor grote veranderingen, maar herdefiniëren ook wat het betekent om een consultant te zijn.

Rydoo

Btw-teruggavehandleiding voor bedrijven

€ 20 miljard. Dat is de hoeveelheid geld die elk jaar op de tafel blijft liggen in niet-opgeëiste buitenlandse btw.

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.