Case study
Deloitte

Interview met Bjorn Poelman: Hoe Deloitte ons hielp om onze Per diems-module te Optimaliseren

Waarom is het gebruik van per diems een meerwaarde voor uw bedrijf? Hoe helpt het platform van Rydoo deze te beheren? En hoe betrouwbaar is het platform?

In dit tweede per-diems blogbericht deelt Bjorn Poelman, Senior Manager verantwoordelijk voor Beloningen & Voordelen, Belastingen en HR-services bij  Deloitte België, zijn kennis over de structuren en regels van per diems in verschillende landen en de voordelen van het gebruik ervan binnen bedrijven. 
Bjorn heeft Rydoo geholpen haar Per diem-module te optimaliseren en zorgt voor de nauwkeurigheid van de berekening en de constante update van de verschillende tarieven.

Bjorn, je hebt het proces geleid waarin Deloitte gespecialiseerd belastingadvies gaf met betrekking tot de per diem-module van Rydoo. Wat is de grootste uitdaging die je moest overwinnen?

Ik geloof dat het moeilijkste onderdeel van het beoordelen van alle per diems voor alle landen is dat het regime in elk land anders is. Elk land heeft zijn eigen lokale wetgeving inzake de behandeling van belastingen en sociale zekerheid van per diem vergoedingen. In sommige landen moeten bedrijven strikte wettelijke richtlijnen volgen. In andere landen kunnen bedrijven afwijken, met mogelijke gevolgen voor belastingen en sociale zekerheid. Voor het project coördineerde Deloitte België het advies met alle lokale Deloitte-specialisten om de verschillende regelgevingen te controleren. Het bepalen van de verschillende regels en uitzonderingen was waarschijnlijk de grootste uitdaging, gezien het feit dat deze, door het ontwikkelteam van Rydoo, in één kader moesten worden geplaatst dat gereed was voor implementatie. Maar nu zijn ze beschikbaar in één enkele software, en dat is best handig.

We hebben samengewerkt aan de per diems voor Noorwegen, Denemarken, Zweden, Finland, Groot-Brittannië en Duitsland, die deze week worden uitgerold. Welke landen zijn de volgende op de lijst?
De volgende landen zijn Tsjechië, Polen, Australië en Rusland. Andere landen zullen later dit jaar ook volgen.

Bij per diems draait alles om dagtarieven en deze worden elk jaar bijgewerkt. Hoe zorgen we ervoor dat de tarieven up-to-date blijven?
Verschillende landen hebben mogelijk een andere update-tijd voor hun per diems. Samen met Rydoo creëren we een tijdlijn om up-to-date te blijven inzake de verschillende landen, nu en in de toekomst. We werken samen met de lokale Deloitte-specialisten in de andere landen om ervoor te zorgen dat de dagelijkse tarieven regelmatig worden bijgewerkt.

Waarom is het gebruik van per diems zo‘n meerwaarde voor bedrijven? En specifiek voor Deloitte?
Onder per diem wordt verstaan de extra uitgaven die worden gemaakt om ver van huis te verblijven tijdens de lopende zakelijke verantwoordelijkheden. De per diem is een forfaitair bedrag en kan belastingvrij worden verstrekt (afhankelijk van het type opdracht) in sommige landen (bijvoorbeeld België en de VS) waar de overheid per dag tarieven publiceert voor steden/landen. In de praktijk verwijzen Belgische en Amerikaanse organisaties naar de drempels en stemmen het per diem-beleid af op deze percentages. We zien ook dat bedrijven hun eigen drempels voor per diems bepalen in hun wereldwijde reisbeleid, wanneer er veel zakenreizen zijn in een bepaalde regio, op basis van de gangbare praktijk.
Bedrijven werken daarom om verschillende redenen met per diems. Ten eerste betekent het gebruik van per diems minder administratie en verwerking, omdat u als bedrijf niet alle verschillende uitgaven afzonderlijk hoeft te vergoeden. En ten tweede zijn per diems gestandaardiseerde uitgaven, die het bedrijf en de werknemer duidelijk maken wat een normale dagelijkse onkostenratio is. Er bestaat geen enkele verwarring over wat de werknemer kan uitgeven.

En tenslotte, waarom is de per diem-module van Rydoo een aanwinst voor jou persoonlijk?
Ik vind het prettig dat het platform het voor de gebruiker gemakkelijk maakt om te weten op welke dagvergoeding hij/zij recht heeft. In sommige landen zijn bijvoorbeeld pro rata bedragen van toepassing indien het bedrijf bepaalde uitgaven rechtstreeks betaalt. Voor een werknemer is het nogal complex om deze regimes zelf te moeten controleren wanneer hij/zij om een vergoeding vraagt door middel van onkostennota's. Als u kunt aangeven waar u bent geweest en of u lunch/ontbijt/enz hebt gehad en het systeem het toepasselijke bedrag automatisch laat berekenen, is dat voor een eindgebruiker zoveel gemakkelijker. Vooral voor mensen die op de baan zijn, is het erg handig om het platform op hun mobiele telefoon te kunnen gebruiken en hun per diem-vergoedingen op regelmatige basis bij te houden. 

 

 

Gerelateerde artikelen

Rydoo

Een digitale transformatie begint van binnenuit

Koen Dierckx werkt sinds 2015 als financieel directeur bij Van Breda Risk and Benefits. Om de digitaliseringsstrategie van het bedrijf te ontwikkelen, onderzocht hij de bestaande processen van het bedrijf en bekeek hij hoe hij taken met geringe toegevoegde waarde kon optimaliseren en digitaliseren.

Rydoo

Hoe innogy Consulting zijn onkostenbeheer 100% papierloos heeft gemaakt met Rydoo

innogy Consulting, dat innogy en RWE en vele andere bedrijven in de energiesector strategisch en economisch adviseert, heeft het ontbrekende puzzelstukje gevonden om de rest een stap voor te blijven. Door Rydoo te gebruiken, is het gehele kostenproces nu gedigitaliseerd.

Rydoo

Casestudy over de implementatie van Rydoo’s oplossingen voor onkostenbeheer bij Miele

Bij Rydoo hebben we klanten in meer dan 160 landen verspreid over de hele wereld. De samenstelling van ons klantenbestand is divers en vertegenwoordigt mensen uit alle lagen van de bevolking met een mix van achtergronden; van freelancers tot CFO's bij grote multinationals tot financiële managers van midden- en kleinbedrijven.

Rydoo

App maakt onkostennota’s overbodig

Deloitte in België is één van de eerste grote gebruikers van software om de onkosten van medewerkers automatisch en snel te verwerken. Dat schept heel wat ruimte op de financiële afdeling om tot een kwalitatief beheer van die kosten te komen en elders toegevoegde waarde te creëren.

500K+ professionals in 60 landen werken met Rydoo.